Kilometergeld in Declaree Einrichten Und Erfassen

Kilometergeld in Declaree macht es einfach, Ihre geschäftlichen Fahrten zu erfassen und erstattet zu bekommen. Egal, ob Sie ein privates oder ein Firmenfahrzeug nutzen – Declaree berechnet die Distanzen automatisch und wendet den korrekten Satz an.

Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess – von der Einrichtung bis zur Einreichung – mit hilfreichen Tipps für unterwegs.

Schritt 1: Kilometergeld Funktion Einrichten (Für Administratoren)

Die Kilometergeld-Funktion ist in Declaree standardmäßig aktiviert. Administratoren können die Kilometersätze konfigurieren und den Transportmodus festlegen, z. B. Auto oder Fahrrad.

Brauchen Sie detailliertere Einstellungen? Dann aktivieren Sie das Kilometergeld-Vorlagen-Modul als Zusatzoption. Dieses kostenpflichtige Modul ermöglicht die Konfiguration von Kilometersätzen basierend auf:

• Fahrzeugbesitz (z. B. Privat- vs. Firmenwagen)

• Fahrzeugtyp (z. B. Auto, Motorrad)

• Motorgröße und Kraftstoffart

💡 Tipp: Kilometersätze werden in der Regel vierteljährlich aktualisiert. Achten Sie auf Änderungen, um stets konform zu bleiben.

Schritt 2: Kilometergeld Erfassen (Für Nutzer)

Sobald das Modul aktiviert ist, können Nutzer Kilometergeld-Ausgaben über die Declaree Webanwendung oder die Smartphone-App erfassen.

In der Webanwendung

1. Gehen Sie zu Kosten hinzufügen → Kilometergeld hinzufügen.

2. Geben Sie folgende Informationen ein:

   • Eine kurze Beschreibung (optional)

   • Das Datum (standardmäßig auf heute gesetzt)

   • Start- und Zieladresse

   • (Optional) Weitere Zwischenstopps über den Button Ziel hinzufügen

3. Wählen Sie Rundfahrt, wenn Sie die gleiche Strecke zurückgefahren sind.

4. Falls mehrere Kilometersätze verfügbar sind, wählen Sie den passenden Satz aus.

5. Declaree berechnet die Gesamtstrecke automatisch über Google Maps.

In der Smartphone-App

1. Tippen Sie bei Ausgabe hinzufügen auf Kilometergeld.

2. Füllen Sie aus:

   • Beschreibung der Fahrt

   • Distanz (wird automatisch berechnet, sobald Start- und Zieladresse eingegeben sind)

   • Zusätzliche Zwischenstopps können mit Hinzufügen ergänzt werden

3. Wählen Sie Rundfahrt aus, falls zutreffend.

✅ Pro Tipp: Sie fahren oft dieselbe Strecke? Wählen Sie einfach mehrere Daten aus, um die gleiche Kilometerabrechnung für mehrere Tage auf einmal einzureichen.

Schritt 3: Einreichen Zur Genehmigung

Nachdem Ihre Kilometerabrechnung vollständig ist, reichen Sie sie in einem Bericht zur Prüfung ein. Ihr Vorgesetzter oder die Finanzabteilung überprüfen die Angaben vor der Erstattung.

Schritt 4: Berichte Für Administratoren

Administratoren können detaillierte Kilometergeld-Berichte erstellen. Diese Berichte unterstützen bei Compliance-Prüfungen und internen Audits.

👍 Nützliche Tipps

• Legen Sie Ihr Standardkennzeichen im Profil fest, um schneller auszufüllen.

• Bleiben Sie über aktuelle Kilometersätze informiert – Declaree passt diese bei gesetzlichen Änderungen automatisch an (meist vierteljährlich).

Mit diesen Schritten gelingt Ihnen eine präzise Kilometererfassung, schnellere Erstattungen und volle Rechtssicherheit.