Projekte und Kostenstellen einrichten

Als Administrator können Sie in Declaree Projekte anlegen, um Ausgaben nach Abteilung, Kunde oder Geschäftsbereich zu kategorisieren. Das Modul „Projektkostenstellen“ ist flexibel – Sie können ihn jederzeit in Kostenstellen oder einen anderen für Ihr Unternehmen passenden Begriff umbenennen.

⚠️ Es ist nur eine Option möglich – entweder Projekte oder Kostenstellen.
Wenn Sie beides benötigen, verwenden Sie bitte Custom Felder.

1. Projekt oder Kostenstelle konfigurieren

1. Gehen Sie zu Konfiguration → Projektkostenstellen.

2. Klicken Sie oben links auf Hinzufügen, um einen neuen Eintrag zu erstellen.

3. Füllen Sie das Formular aus:

   • Projekt: Der Name des Projekts oder der Kostenstelle. Diesen Namen sehen Nutzer bei der Erstellung von Ausgaben.

   • Erklärung (optional): Hilfetext, der Nutzern bei der Auswahl angezeigt wird.

   • Code: Referenzcode für Exporte – häufig identisch mit einem Kontenplan oder einer Lohnarten-Nummer.

   • Manager: Wählen Sie einen bestimmten Genehmiger für Ausgaben, die diesem Projekt zugeordnet sind. Dieser überschreibt den Standard-Genehmiger des Nutzers.

💡 Die Manager-Genehmigungsfunktion muss zunächst von unserem Support-Team für Ihre Umgebung aktiviert werden.

Erweiterte Einstellungen (optional)

Am unteren linken Rand des Formulars finden Sie Fortgeschritten. Dort können Sie zusätzliche Optionen konfigurieren:

• Typenbezeichnungen: (Ausgabentyp) Beschränken Sie das Projekt auf Ausgaben, Kilometergelder oder Kompensationen.

• Gruppen: Machen Sie das Projekt nur für bestimmte Benutzergruppen sichtbar.

• Code (2) / Code (3): Fügen Sie zusätzliche Codes für Exporte oder Integrationen hinzu.

• Manager 2: Ergänzen Sie einen zweiten Genehmiger für mehrstufige Genehmigungsprozesse.

Wenn alles eingerichtet ist:

• Klicken Sie auf Zurück.

• Klicken Sie anschließend auf Speichern, um das Projekt oder die Kostenstelle zu erstellen.

Ab sofort steht es Nutzern bei der Erstellung von Ausgaben zur Auswahl.

2. Erstellung weiterer Projektebenen (optional)

Declaree unterstützt hierarchische Projektstrukturen. So können Sie z. B. einen Kunden als übergeordnetes Projekt mit mehreren Teilprojekten anlegen – oder ein Hauptprojekt mit dazugehörigen Unterprojekten.

👉 Hier erfahren Sie, wie Sie weitere Projektebenen einrichten.

3. Projekte in Excel gesammelt aktualisieren/hochladen

Wenn Sie viele Projekte oder Kostenstellen pflegen müssen, geht es mit Excel schneller:

1. Gehen Sie zu Konfiguration → Projektkostenstellen.

2. Klicken Sie auf Mehr → Herunterladen, um die aktuelle Liste zu exportieren.

3. Öffnen Sie die Datei in Excel, nehmen Sie Ihre Änderungen vor (hinzufügen, bearbeiten, löschen) und speichern Sie sie.

4. Gehen Sie zurück in Declaree und klicken Sie auf Mehr → Hochladen.

5. Wählen Sie die aktualisierte Datei und klicken Sie auf Speichern.

Die Änderungen werden sofort übernommen.

4. Feldbezeichnung anpassen

Standardmäßig heißt das Auswahlfeld im Ausgabenformular „Projekt“. Sie können es jedoch umbenennen – z. B. in „Kostenstelle“.

So gehen Sie vor:

1. Gehen Sie zu Konfiguration → Projektkostenstellen.

2. Klicken Sie auf Mehr → Ebenen bearbeiten.

3. Klicken Sie auf Bearbeiten.

4. Passen Sie den Namen an und legen Sie fest, ob das Feld erforderlich oder optional sein soll.

5. Klicken Sie auf Speichern.

Die neue Bezeichnung wird nun überall in Declaree angezeigt.

5. Projekt oder Kostenstelle für einen Nutzer festlegen

Sie können einem Nutzer eine feste Auswahl zuweisen. In diesem Fall kann er nur Ausgaben für dieses Projekt bzw. diese Kostenstelle einreichen.

1. Gehen Sie zu Konfiguration → Benutzer.

2. Klicken Sie auf den Namen des gewünschten Nutzers.

3. Öffnen Sie den Tab Voreinstellungen.

4. Wählen Sie im Feld Projekt das gewünschte Projekt oder die Kostenstelle aus.

5. Setzen Sie das Häkchen bei Festgelegt.

6. Klicken Sie auf Speichern.

✅ Wenn Sie das Häkchen nicht setzen, wird der Wert zwar vorausgewählt – der Nutzer kann ihn jedoch weiterhin ändern.

6. Berichte auf ein Projekt beschränken

Sie können einstellen, dass Berichte nur Ausgaben enthalten dürfen, die demselben Projekt oder derselben Kostenstelle zugeordnet sind.

1. Gehen Sie zu Konfiguration → Einstellungen.

2. Scrollen Sie zum Abschnitt Berichte.

3. Aktivieren Sie die Option Angabe von Projektkostenstellen innerhalb eines Berichts einschränken.

4. Klicken Sie auf Speichern.

Ab sofort müssen Nutzer beim Erstellen eines Berichts eine Kostenstelle auswählen. Es können dann nur Ausgaben mit dieser Auswahl hinzugefügt werden.

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