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Schnellstart-Anleitung für Mitarbeitende

Diese Anleitung hilft Ihnen, schnell mit Declaree loszulegen, damit Sie Ihre Ausgaben ganz einfach verwalten können – egal ob Sie die App oder die Desktop-Version verwenden. Wir führen Sie durch die Anmeldung, das Hinzufügen von Ausgaben, das Einreichen von Berichten und das Finden zusätzlicher Unterstützung.


1. Loslegen: Einladung annehmen und anmelden

Sobald Sie Ihre Einladung per E-Mail von Declaree erhalten haben, klicken Sie auf den Link, um Ihr Konto zu aktivieren. Sie werden aufgefordert, ein Passwort festzulegen.

Anschließend können Sie auf Declaree über die Smartphone-App oder die Web-Version am Desktop zugreifen – je nachdem, was besser zu Ihrem Arbeitsstil passt.

App verwenden (iPhone oder Android)

  • Öffnen Sie den App Store oder Google Play Store und suchen Sie nach „Declaree“.

  • Installieren Sie die App und tippen Sie auf Anmelden.

  • Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und das gerade festgelegte Passwort ein.

  • Achten Sie darauf, dass der Server (oben auf dem Bildschirm) auf Ihr Land eingestellt ist.

Web-Version verwenden

  • Gehen Sie zu https://app.declaree.de/

  • Wählen Sie „Single Sign-On (SSO)“, wenn Ihre Organisation dies nutzt, oder melden Sie sich manuell mit E-Mail und Passwort an.

⚠️ Hinweis: Die Web-Version funktioniert am besten auf einem Desktop-Computer. Zur Verwaltung von Ausgaben auf dem Smartphone verwenden Sie bitte die App. 


2. Eine neue Ausgabe hinzufügen

Jetzt, da Sie angemeldet sind, können Sie Ihre erste Ausgabe erstellen.

In der App

  • Tippen Sie auf das +.

  • Wählen Sie eine Ausgabenart

  • Füllen Sie die erforderlichen Felder aus (z. B. Betrag, Datum, Währung)

  • Tippen Sie auf Speichern

In der Web-Version

  • Gehen Sie zum Bereich Ausgaben

  • Klicken Sie auf Kosten hinzufügen

  • Laden Sie Ihren Beleg hoch (PDF oder Bilddatei)

  • Drag & Drop wird ebenfalls unterstützt

  • Geben Sie die erforderlichen Details ein und klicken Sie auf Sichern.

🧠 Tipp: Wenn OCR (Texterkennung) aktiviert ist, überprüfen Sie automatisch ausgefüllte Felder wie Betrag, MwSt. oder Datum.


3. Hinzufügen Sie Ihre Ausgaben in einem Bericht

Um Ihre Ausgaben einzureichen, müssen Sie sie zuerst in einem Bericht zusammenfassen.

Bericht erstellen

In der App

  • Gehen Sie zum Bereich Berichte

  • Tippen Sie auf das +, um einen neuen Bericht zu erstellen

  • Öffnen Sie den Bericht und fügen Sie Ausgaben hinzu, indem Sie erneut auf + tippen

In der Web-Version

  • Gehen Sie zum Bereich Berichte

  • Klicken Sie auf Neuer Bericht, benennen Sie ihn und klicken Sie auf Speichern

  • Fügen Sie Ausgaben hinzu, indem Sie diese auswählen und auf Kosten hinzufügen klicken

💡 Sie können auch zuerst einen Bericht erstellen und anschließend Ausgaben nach und nach hinzufügen.


4. Einen Spesenbericht einreichen

Sobald Ihre Ausgaben hinzugefügt wurden:

In der App

  • Öffnen Sie den Bericht

  • Überprüfen Sie alle Ausgaben

  • Reichen Sie den Bericht ein

  • Optional: Fügen Sie eine Notiz für Ihre Führungskraft hinzu

In der Web-Version

  • Öffnen Sie den Bericht

  • Überprüfen Sie die Ausgaben

  • Klicken Sie auf den Pfeil-Button zum Einreichen

  • Fügen Sie bei Bedarf eine Nachricht hinzu und klicken Sie erneut auf Bericht einreichen

✅ Der Status des Berichts ändert sich zu „Eingereicht“.


5. Status Ihres Berichts verfolgen

Möchten Sie wissen, wie es um Ihren Bericht steht?

Während der Genehmigung und Bearbeitung wird der Status aktualisiert – so wissen Sie, wann er genehmigt oder in der Buchhaltung verarbeitet wurde.

Für weitere Informationen siehe:

👉 Status Ihres Spesenberichts verfolgen


6. Benötigen Sie weitere Hilfe?

Suchen Sie nach Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Problemlösungen oder erweiterten Tipps?

Besuchen Sie unsere vollständige Hilfeseite.

Immer noch Fragen? Bitte wenden Sie sich an die zuständige Person oder das zuständige Team für Declaree in Ihrer Organisation. Diese können Sie bei Zugriff, Einstellungen und unternehmensspezifischen Konfigurationen unterstützen.

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