Schnellstart-Anleitung für Mitarbeitende
Diese Anleitung hilft Ihnen, schnell mit Declaree loszulegen, damit Sie Ihre Ausgaben ganz einfach verwalten können – egal ob Sie die App oder die Desktop-Version verwenden. Wir führen Sie durch die Anmeldung, das Hinzufügen von Ausgaben, das Einreichen von Berichten und das Finden zusätzlicher Unterstützung.
1. Loslegen: Einladung annehmen und anmelden
Sobald Sie Ihre Einladung per E-Mail von Declaree erhalten haben, klicken Sie auf den Link, um Ihr Konto zu aktivieren. Sie werden aufgefordert, ein Passwort festzulegen.
Anschließend können Sie auf Declaree über die Smartphone-App oder die Web-Version am Desktop zugreifen – je nachdem, was besser zu Ihrem Arbeitsstil passt.
App verwenden (iPhone oder Android)
Öffnen Sie den App Store oder Google Play Store und suchen Sie nach „Declaree“.
Installieren Sie die App und tippen Sie auf Anmelden.
Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und das gerade festgelegte Passwort ein.
Achten Sie darauf, dass der Server (oben auf dem Bildschirm) auf Ihr Land eingestellt ist.
Web-Version verwenden
Gehen Sie zu https://app.declaree.de/
Wählen Sie „Single Sign-On (SSO)“, wenn Ihre Organisation dies nutzt, oder melden Sie sich manuell mit E-Mail und Passwort an.
⚠️ Hinweis: Die Web-Version funktioniert am besten auf einem Desktop-Computer. Zur Verwaltung von Ausgaben auf dem Smartphone verwenden Sie bitte die App.
2. Eine neue Ausgabe hinzufügen
Jetzt, da Sie angemeldet sind, können Sie Ihre erste Ausgabe erstellen.
In der App
Tippen Sie auf das +.
Wählen Sie eine Ausgabenart
Füllen Sie die erforderlichen Felder aus (z. B. Betrag, Datum, Währung)
Tippen Sie auf Speichern
In der Web-Version
Gehen Sie zum Bereich Ausgaben
Klicken Sie auf Kosten hinzufügen
Laden Sie Ihren Beleg hoch (PDF oder Bilddatei)
Drag & Drop wird ebenfalls unterstützt
Geben Sie die erforderlichen Details ein und klicken Sie auf Sichern.
🧠 Tipp: Wenn OCR (Texterkennung) aktiviert ist, überprüfen Sie automatisch ausgefüllte Felder wie Betrag, MwSt. oder Datum.
3. Hinzufügen Sie Ihre Ausgaben in einem Bericht
Um Ihre Ausgaben einzureichen, müssen Sie sie zuerst in einem Bericht zusammenfassen.
Bericht erstellen
In der App
Gehen Sie zum Bereich Berichte
Tippen Sie auf das +, um einen neuen Bericht zu erstellen
Öffnen Sie den Bericht und fügen Sie Ausgaben hinzu, indem Sie erneut auf + tippen
In der Web-Version
Gehen Sie zum Bereich Berichte
Klicken Sie auf Neuer Bericht, benennen Sie ihn und klicken Sie auf Speichern
Fügen Sie Ausgaben hinzu, indem Sie diese auswählen und auf Kosten hinzufügen klicken
💡 Sie können auch zuerst einen Bericht erstellen und anschließend Ausgaben nach und nach hinzufügen.
4. Einen Spesenbericht einreichen
Sobald Ihre Ausgaben hinzugefügt wurden:
In der App
Öffnen Sie den Bericht
Überprüfen Sie alle Ausgaben
Reichen Sie den Bericht ein
Optional: Fügen Sie eine Notiz für Ihre Führungskraft hinzu
In der Web-Version
Öffnen Sie den Bericht
Überprüfen Sie die Ausgaben
Klicken Sie auf den Pfeil-Button zum Einreichen
Fügen Sie bei Bedarf eine Nachricht hinzu und klicken Sie erneut auf Bericht einreichen
✅ Der Status des Berichts ändert sich zu „Eingereicht“.
5. Status Ihres Berichts verfolgen
Möchten Sie wissen, wie es um Ihren Bericht steht?
Während der Genehmigung und Bearbeitung wird der Status aktualisiert – so wissen Sie, wann er genehmigt oder in der Buchhaltung verarbeitet wurde.
Für weitere Informationen siehe:
👉 Status Ihres Spesenberichts verfolgen
6. Benötigen Sie weitere Hilfe?
Suchen Sie nach Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Problemlösungen oder erweiterten Tipps?
Besuchen Sie unsere vollständige Hilfeseite.
Immer noch Fragen? Bitte wenden Sie sich an die zuständige Person oder das zuständige Team für Declaree in Ihrer Organisation. Diese können Sie bei Zugriff, Einstellungen und unternehmensspezifischen Konfigurationen unterstützen.