So verwenden Sie die Gepinnt-Option beim Import von Mitarbeiterdaten

In manchen Situationen benötigt eine Führungskraft Zugriff auf mehr als eine Declaree-Administration – zum Beispiel, um Spesenberichte von Teams zu genehmigen, die in verschiedenen Ländern oder rechtlichen Einheiten tätig sind.

Wenn Sie Mitarbeitendendaten automatisch importieren (z. B. aus Personio oder per sFTP), ist jede Person in der Regel genau einer rechtlichen Einheit zugeordnet. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit der Gepinnt-Option einer Person Zugriff auf mehrere Administrationen gewähren – ohne die ursprüngliche Zuordnung zu verlieren.

Wann ist diese Konfiguration erforderlich?

Diese Konfiguration wird typischerweise verwendet, wenn:

• Sie Mitarbeitendendaten automatisch importieren (z. B. über Personio oder sFTP).

• Jeder Mitarbeitende genau einer rechtlichen Einheit zugeordnet ist und damit nur in einer Declaree-Administration erscheint.

• Eine Führungskraft Genehmigungsrechte in einer weiteren Administration benötigt, auch wenn sie dort nicht formell zugeordnet ist.

Warum die Gepinnt-Option verwenden?

Wird ein Benutzerprofil automatisch importiert, kann es bei der nächsten Synchronisation aus Administrationen entfernt werden, denen es laut Datensatz nicht zugewiesen ist.

Um das zu verhindern, bietet Declaree die Gepinnt-Option. Diese sorgt dafür, dass ein Benutzerprofil in einer bestimmten Administration bestehen bleibt – auch nach zukünftigen Datensynchronisationen.

Beispiel

Ein Unternehmen ist in mehreren Ländern tätig. Jedes Land hat eine eigene Declaree-Administration:

• Office Deutschland (für Mitarbeitende mit Sitz in Deutschland)

• Office Niederlande (für Mitarbeitende mit Sitz in den Niederlanden)

Eine Mitarbeiterin arbeitet in Deutschland – ihr Profil wird also in Office Deutschland importiert. Gleichzeitig leitet sie ein Team in den Niederlanden und benötigt daher Zugriff, um Spesenberichte in Office Niederlande zu genehmigen.

So gewähren Sie bereichsübergreifenden Zugriff

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einer Person Zugriff auf eine weitere Administration zu geben:

1. Öffnen Sie in Office Deutschland das Nutzerprofil der betreffenden Person.

2. Navigieren Sie zu Fortgeschritten → Administrationen.

3. Geben Sie den Namen der anderen Administration ein (z. B. Office Niederlande).

4. Klicken Sie auf +, und dann auf Speichern.
   
   Danach:

5. Wechseln Sie zu Office Niederlande.

6. Öffnen Sie dort erneut das Profil derselben Person.

7. Aktivieren Sie die Gepinnt-Option.
   

✅ Die Führungskraft bleibt mit der zweiten Administration verknüpft – selbst wenn sie bei künftigen Datenimporten nicht enthalten ist. Sie kann jetzt in beiden Declaree-Administration arbeiten und gleichzeitig in ihrer ursprünglichen Rolle bleiben.

Wichtige Hinweise

• Diese Konfiguration ist wichtig bei Integrationen wie Personio, bei denen jede Person automatisch einer rechtlichen Einheit zugeordnet und in die entsprechende Administration importiert wird.

• Ohne die Gepinnt-Option könnte das Profil bei der nächsten Synchronisation aus der zweiten Administration entfernt werden.

• Bei sFTP-Importen funktioniert die Gepinnt-Option auf die gleiche Weise – sie „klebt“ das Nutzerprofil an die gewünschte Umgebung, selbst wenn es in einem späteren Datensatz nicht mehr enthalten ist.