Business Rules

Met business rules kun je extra voorwaarden instellen die medewerkers begeleiden of het indienen van declaraties beperken. Zo help je je organisatie om het interne beleid te handhaven en fouten in de administratie te verminderen.

Soorten business rules

Er zijn drie soorten business rules:

• Blokkerend (rood): Een rapport met deze declaraties kan niet worden ingediend.

• Waarschuwend (geel): Het rapport kan worden ingediend, maar de medewerker krijgt een waarschuwing.

• Informatief (blauw): Het rapport kan worden ingediend, maar de medewerker ziet extra informatie of een reminder.

Wanneer gebruik je welk type regel?

• Gebruik een blokkerende regel bij harde grenzen, zoals een maximumbedrag per declaratie, per categorie of per rapport.

• Gebruik een waarschuwing wanneer medewerkers wel mogen indienen, maar je ze wilt attenderen op iets.

• Gebruik een informatieve regel voor herinneringen of aanvullende richtlijnen.

Instellen van business rules

Een business rule wordt gedefinieerd met een script dat eigenschappen van een declaratie of rapport controleert.

Bij het instellen van een business rule vul je het volgende in:

• Uitleg: de melding die aan de gebruiker wordt getoond. Zorg dat dit duidelijk is, zodat medewerkers begrijpen wat er mis is en of zij het zelf kunnen oplossen.

• Type: kies of de regel blokkerend, waarschuwend of informatief is.

• Groep: bepaal of een regel geldt voor alle medewerkers of alleen voor specifieke groepen.

Voorbeelden van business rules

Regels op categorie

bill.value > 25 && bill.category.code == '4021'  

Deze regel wordt geactiveerd als een declaratie hoger is dan €25 en de gekozen categorie de code 4021 heeft.

bill.value < 25 && bill.category.code == '4021'  

Deze variant wordt geactiveerd als een declaratie lager is dan €25 in categorie 4021.

Meerdere categorieën

bill.value > 100 && bill.category.code in ['100', '200', '700']  

Deze regel wordt geactiveerd wanneer een declaratie hoger is dan €100 en valt binnen categorie 100, 200 of 700.

Maximumbedrag per periode

bill.category.code == '135' && DAYAMOUNT(bill.getCategory()) > 62.50 

Deze regel controleert of het dagtotaal (DAYAMOUNT) van categorie 135 hoger is dan €62,50.

Beschikbare totalen:

• DAYAMOUNT = dagtotaal

• MONTHAMOUNT = maandtotaal

• YEARAMOUNT = jaartotaal

Regels op custom fields

DATEDIFF(bill.expenseDate, 'now', '%r%a') > 180  

Deze regel blokkeert declaraties die ouder zijn dan 180 dagen. Handig bij organisaties waar declaraties binnen een bepaalde periode moeten worden ingediend.

Velden gebruiken om categorieën of projecten te controleren

Bij het instellen van een business rule kun je verschillende velden gebruiken om een categorie of project te controleren:

1. Codeveld

In de voorbeelden hierboven is het Codeveld gebruikt. Dit is in de meeste gevallen de meest betrouwbare optie. Als dezelfde code ook voor andere categorieën wordt gebruikt, kun je terugvallen op Code2, Code3 of Code4.

2. Code2–4 velden

Deze velden worden doorgaans niet gebruikt voor grootboek- of looncodes in de export. Daardoor zijn ze zeer geschikt voor interne referenties, bijvoorbeeld voor eigen mappings.

3. Naam (niet aanbevolen)

Je kunt ook controleren op de Naam van een categorie of project. Dit raden we echter af, omdat namen vaak veranderen of verkeerd ingevoerd worden. Hierdoor kunnen je business rules onbruikbaar worden.

Hulp nodig?

Business rules zijn flexibel en kunnen volledig worden afgestemd op het beleid van je organisatie. Heb je hulp nodig bij het instellen of testen van business rules? Neem dan contact op met ons Supportteam.