Kilometervergoedingen instellen en indienen in Declaree

Kilometervergoedingen in Declaree maken het makkelijk om zakelijke ritten bij te houden en vergoed te krijgen. Of je nu met een privé- of bedrijfsvoertuig reist, Declaree berekent automatisch de afstand, past het juiste tarief toe en ondersteunt zelfs CO₂-rapportage.

In deze gids leggen we stap voor stap uit hoe je kilometervergoedingen instelt en indient – met handige tips onderweg.

1. Instellen van kilometervergoedingen (voor beheerders)

Kilometerregistratie is standaard beschikbaar in Declaree. Beheerders kunnen zelf kilometervergoedingen instellen en de vervoersmodus kiezen, zoals autorijden of fietsen.

Wil je meer opties? Dan kun je de Mileage Module inschakelen (een betaalde add-on). Hiermee kun je tarieven instellen op basis van:

• Type voertuigbezit (bijv. privé vs. bedrijfsauto)

• Soort voertuig (bijv. auto, motor)

• Motorinhoud en type brandstof

ℹ️ Kilometervergoedingen worden meestal elk kwartaal bijgewerkt. Houd wijzigingen goed in de gaten om aan de regels te blijven voldoen.

2. Kilometervergoeding indienen (voor gebruikers)

Zodra kilometervergoedingen zijn ingeschakeld, kunnen gebruikers hun ritten indienen via de webapp of mobiele app van Declaree.

In de webapp:

1. Ga naar Uitgave toevoegen → Kilometers toevoegen.

2. Vul in:

   • Een korte omschrijving (optioneel)

   • De datum (wordt automatisch ingevuld)

   • Vertrek- en eindpunt

   • (Optioneel) omwegen via Bestemming toevoegen

   • Vink Retour aan als je dezelfde route terug hebt gereden

   • Kies het juiste kilometertarief, als er meerdere zijn

3. Google Maps berekent automatisch de totale afstand.

In de mobiele app:

1. Tik op Kilometers bij een nieuwe uitgave.

2. Vul in:

   • Omschrijving van de rit

   • Vertrek- en eindpunt (afstand wordt automatisch berekend)

   • Extra tussenstops via Toevoegen

   • Selecteer Retour indien van toepassing

✅ Pro tip: Rijd je vaak dezelfde route? Selecteer meerdere datums tegelijk en dien ze in één keer in – dat bespaart tijd.

3. (Optioneel) CO₂-uitstoot laten berekenen

Volgt jouw organisatie milieudata? Declaree kan automatisch CO₂-uitstoot berekenen. Vul het kenteken van het voertuig in, en het systeem schat de uitstoot op basis van officiële gegevens en de afgelegde afstand.

👉 Lees meer over de CO₂-module

4. Indienen voor goedkeuring

Klaar met je kilometervergoeding? Voeg de rit toe aan een rapport en dien het in voor goedkeuring. Je manager of financiële team keurt de vergoeding daarna goed.

5. Rapportage voor beheerders

Beheerders kunnen uitgebreide rapporten genereren, inclusief CO₂-data. Dit ondersteunt compliance en interne controles.

✅ Handige tips

• Stel je kenteken in onder je profiel voor snellere indiening.

• Controleer regelmatig de geldende vergoedingen – Declaree volgt de officiële updates.

Door deze stappen te volgen, kun je ritten eenvoudig bijhouden, sneller je vergoeding krijgen en altijd aan de regels voldoen.