WPM rapportage module
Vanaf 1 juli 2024 zijn organisaties in Nederland met 100 of meer medewerkers verplicht om te rapporteren over de zakelijke reizen en het woon-werkverkeer van hun medewerkers. Deze rapportageverplichting staat bekend als werkgerelateerde mobiliteit van personen (WPM). Bedrijven moeten gegevens vastleggen en rapporteren met betrekking tot verschillende aspecten van de mobiliteit van medewerkers, waaronder leaseauto's, mobiliteitsaanbieders en woon-werkverkeer. Declaree kan een aanzienlijk deel van deze verplichting ondersteunen, specifiek voor zakelijke kilometers in Nederland. Voor zakelijke kilometers in Nederland moeten bedrijven jaarlijks ofwel de totale afstand in kilometers (voor de meeste kilometers) of het totale bedrag in euro's (voor openbaar vervoer) dat door hun medewerkers is besteed, rapporteren. De gegevens worden uitgesplitst naar verschillende voertuigcategorieën. De WPM-verplichting richt zich op afgelegde kilometers en uitgegeven euro's, niet op grammen CO2. De conversie tussen kilometers en CO2-uitstoot wordt afgehandeld door officiële overheidsinstellingen die het WPM-rapport verzamelen. Belangrijk is dat de WPM-verplichting niet gerelateerd is aan kilometervergoedingen; het doel is het vastleggen en rapporteren van gegevens, niet het geven van richtlijnen voor betaling of kilometerberekening. Kortom, de WPM-rapportageverplichting is bedoeld om de transparantie en het inzicht in werk gerelateerde mobiliteit te vergroten, zonder direct invloed uit te oefenen op de bepaling van kilometervergoedingen.
Declaree vereenvoudigt WPM-rapportage (werk gerelateerde mobiliteit van personen) in Nederland. Beheerders kunnen eenvoudig de “WPM-template” inschakelen in de kilometerinstellingen, waarbij officiële voertuigcategorieën automatisch worden geladen. Deze templates heeft geen invloed op bestaande kilometer declaraties.
Beheerders kunnen ook de kosten voor openbaar vervoer opnemen. Gebruikers selecteren voertuigcategorieën bij het indienen van kilometerclaims, en het systeem berekent afstanden en bedragen.
WPM inschakelen
De eerste stap om deze functie te activeren is het inschakelen van de module “Mileage Template” binnen uw administratie. Aangezien dit alleen kan worden gedaan door een medewerker van Mobilexpense (Declaree), kunt u contact opnemen met het support team voor hulp. Zodra deze module is ingeschakeld, kan de beheerder de WPM-template toevoegen in de Kilometers instellingen pagina. WPM-voertuigcategorieën kunnen niet worden bewerkt en bestaande kilometer declaraties zullen niet worden gewijzigd.
WPM-rapportgegevens downloaden
Beheerders kunnen eenvoudig WPM-rapportgegevens downloaden. Om dit te doen, navigeert u naar “Voertuigcategorieën” binnen de kilometerinstellingen in uw administratie, klikt u op “Meer” en selecteert “Rapport”. Er wordt dan een Excel-bestand gedownload, dat de gegevens van het huidige kalenderjaar bevat met betrekking tot:
de totale afstand van zakelijke kilometers voor het jaar, uitgesplitst naar voertuigcategorieën en kilometervergoedingen, indien er binnen de organisatie meer dan één kilometervergoeding wordt gebruikt
het totale bedrag aan openbaar vervoer voor het jaar. Houd er rekening mee dat de kosten voor openbaar vervoer als een uitgave worden beschouwd. Daarom moet de admin de uitgavencategorie selecteren die zij willen koppelen aan openbaarvervoerkosten.
Categorie aan openbaar vervoer koppelen
De beheerder van een administratie moet de categorie koppelen die zij willen associëren met openbaarvervoerkosten. Dit kan worden gedaan in Kilometerinstellingen, nadat de WPM-template is geactiveerd.