WPM-rapportage: zo werkt het in Declaree

Werkgevers in Nederland met 100 of meer medewerkers zijn vanaf 1 juli 2024 verplicht om jaarlijks te rapporteren over werkgebonden personenmobiliteit (WPM). In Declaree kun je deze rapportage eenvoudig voorbereiden via de WPM-module.

Deze handleiding laat je zien wat je moet weten én hoe je in Declaree aan de slag gaat.

Wat is de WPM-verplichting?

De Rijksoverheid wil via deze rapportage inzicht krijgen in de CO₂-uitstoot door werkgerelateerd verkeer. Organisaties moeten elk jaar gegevens aanleveren over:

• Aantal kilometers dat medewerkers hebben gereisd voor werk en woon-werkverkeer.

• Soort vervoermiddel (bijv. auto, fiets, ov) en het bijbehorende brandstoftype.

• Zakelijk openbaar vervoer moet worden gerapporteerd in totale eurobedragen, apart van woon-werkverkeer.

Meer informatie over de regeling vind je op de website van de RVO.

Wat doet de WPM-module in Declaree?

De WPM-module ondersteunt je organisatie bij het verzamelen en exporteren van de juiste gegevens. Hieronder zie je hoe de module werkt.

1. Gegevensregistratie volgens de vereisten

Declaree verzamelt automatisch de relevante gegevens op basis van het type rit of declaratie. De rapportage onderscheidt vier categorieën:

• Zakelijke mobiliteit – Lease/eigen wagenpark

  Reizen met bedrijfswagens.

• Zakelijke mobiliteit – Dienstverleners

  Gebruik van mobiliteitskaarten of andere externe vervoersdiensten.

• Zakelijke mobiliteit – Declaraties

  Reizen waarvoor medewerkers kosten declareren.

• Woon-werkverkeer

  Aantal kilometers tussen huis en werk.
  

Declaree verwerkt deze gegevens op de juiste manier voor de RVO-rapportage.

2. Rapportage van openbaar vervoer in euro’s

Voor zakelijk openbaar vervoer moet je als organisatie het totaalbedrag in euro’s rapporteren.

Declaree ondersteunt dit door OV-declaraties en transacties automatisch te labelen en mee te nemen in de juiste categorie.

Let op: woon-werkverkeer via OV hoeft niet als bedrag, maar juist als kilometers te worden opgegeven.

3. Eenvoudige inrichting via de WPM-template

Zodra wij de WPM-module voor je hebben geactiveerd:

• Kun je in de kilometerinstellingen de WPM-template selecteren.

• Worden de officiële voertuigcategorieën automatisch geladen.

• Blijven je bestaande kilometervergoedingen ongewijzigd.
  

Categorie voor openbaar vervoer instellen

Omdat openbaar vervoerkosten als uitgaven worden verwerkt, moet je als beheerder handmatig aangeven welke uitgavencategorie je aan deze kosten wilt koppelen. Dit doe je zo:

1. Ga naar Configuratie > Kilometers.

2. Selecteer onderaan de uitgavencategorie die je wilt gebruiken voor openbaar vervoer.

3. Sla je wijzigingen op.

Zo zorg je ervoor dat OV-kosten correct worden opgenomen in de rapportage.

4. Data exporteren voor de RVO

Na activatie kunnen beheerders jaarlijks eenvoudig de benodigde data exporteren. De export bevat:

• De totale zakelijke kilometers per kalenderjaar, uitgesplitst naar vervoermiddelcategorieën (zoals auto, fiets, OV) en brandstoftypes.

• Het totaalbedrag van zakelijke OV-kosten.
  

Beheerders kunnen deze gegevens gemakkelijk exporteren via:

Instellingen → Kilometers → Voertuig categorieën > Meer → Rapport.

5. Activatie van de module en ondersteuning

De WPM-module moet door ons worden geactiveerd. Wil je hiermee aan de slag of heb je vragen over de module? Neem dan contact op met ons.