Creditcarduitgaven automatisch importeren met een datafeed

Met een datafeed-verbinding stuurt je bank of creditcardprovider de transactiegegevens rechtstreeks naar Declaree. Dit betekent dat uitgaven die met je zakelijke creditcard zijn betaald automatisch in je Declaree-omgeving worden aangemaakt – geen handmatige upload nodig. Het enige wat jij nog hoeft te doen, is het bijbehorende bonnetje toevoegen en de uitgave aan een rapport koppelen.

1. Zorg dat de juiste betaalmethode is ingesteld

Om een datafeed te gebruiken, moet je creditcard in Declaree gekoppeld zijn aan de juiste betaalmethode.

👉 Hier lees je hoe je betaalmethoden instelt

2. Beschikbaarheid en installatie

Niet alle banken of creditcardproviders bieden een datafeed aan. Als jouw bank dit wel doet, kunnen hier extra kosten aan verbonden zijn. Het is verstandig om contact op te nemen met je bank of provider om te vragen naar de mogelijkheden en eventuele tarieven. Heb je hulp nodig bij dit proces? We ondersteunen je graag bij de communicatie en het instellen van de verbinding. Bijvoorbeeld bij diensten zoals Mastercard Smart Data.

3. Wat gebeurt er zodra de datafeed actief is?

• Handmatig aanmaken van declaraties

  • Elke kaarthouder kan een declaratie aanmaken door de bon te uploaden of in te scannen.

  • Vul altijd het exacte bedrag in en selecteer de juiste betaalmethode.

  • Voeg de declaratie nog niet toe aan een rapport totdat de bijbehorende transactie automatisch in Declaree is geïmporteerd. Dit zorgt voor een correcte koppeling.
    

• Automatisch aangemaakte concepten

  • Als er geen declaratie is aangemaakt vóórdat de transactie is geïmporteerd, maakt Declaree automatisch een conceptdeclaratie aan.

  • Deze conceptdeclaratie verschijnt in het account van de gebruiker.

  • De gebruiker kan vervolgens de bon uploaden of inscannen om de declaratie compleet te maken.
    

• Toevoegen aan rapporten

  • Declaraties kunnen pas aan een rapport worden toegevoegd en ter goedkeuring worden ingediend nadat ze zijn gekoppeld aan de bijbehorende transactie.
    

• Tijdstip van transacties
  ℹ️ Let op: Het kan tot 48 uur duren voordat transacties zichtbaar zijn in Declaree. De gegevens worden niet in real time geïmporteerd.

Waarom een datafeed gebruiken?

• Uitgaven worden automatisch aangemaakt, zonder handmatig uploaden van PDF’s.

• Transacties van dezelfde factuurperiode kun je eenvoudig aan verschillende rapporten koppelen.

• Minder handmatig werk voor medewerkers en beheerders

💡 Handig om te weten

Declaree is een officiële partner van Mastercard en ondersteunt ook AMEX-kaarten.

Wil je meer weten? Stuur ons gerust een mailtje via support@declaree.com.