Creditcard module

Het is ook mogelijk om met Declaree de bewijslast op zakelijke creditcards vast te leggen. En om automatisch transacties met reeds toegevoegde bonnetjes matchen.

Instellen betaalmiddelen

Voordat je een afschrift kunt uploaden is het belangrijk dat de creditcards bekend zijn in Declaree. Ga naar Beheer > Betaalmiddelen en voeg daar de creditcards toe. Voor het automatisch matchen is het van belang dat de laatste vier cijfers van de kaart in de naam van het betaalmiddel staan. (bijvoorbeeld 'Creditcard 1234). En dat de kaart gekoppeld is aan de juiste gebruiker. Dit doe je door het mailadres toe te voegen in het veld 'medewerker'.

Bij code vul je het crediteurnummer van de creditcard in. Op dit crediteurnummer worden de kosten dan geboekt.

Verschil tussen een corporate creditcard en een business creditcard.

Corporate creditcard: het statement komt bij het bedrijf binnen en betreft een verzamel statement. De user kan dit statement nooit openen omdat medewerker dan de gegevens van collega's kan zien. Het statement kan alleen geüpload worden door de administrator in Declaree.

Business creditcard: dit statement komt bij de medewerker binnen en betreft enkel gegevens van de medewerker zelf. Medewerker kan het statement zelf uploaden en ook regels verwijderen of toevoegen aan het statement.

Businessrule instellen

Het laatste wat er moet gebeuren om de instellingen compleet te maken is het aanvinken van de Business rule voor creditcards. Dit doe je bij Beheer > Geavanceerd > Business rules > 'Creditcard uitgaven niet in rapport plaatsen aub. Deze worden later automatisch gekoppeld aan het afschrift.' Deze Business rule zet je op actief.

Afschriften uploaden

Let op

Er kan alleen gematcht worden op declaraties die nog niet in een rapport zitten.

Staan de betaalmiddelen goed ingesteld? Dan kun je de afschriften uploaden. Ga hiervoor naar het rapportenoverzicht. Hier zie je bovenaan de pagina de optie 'nieuw afschrift'.

Concepten

Voor alle transacties waar nog geen bewijslast voor toegevoegd was wordt een conceptdeclaratie aangemaakt. Foutmeldingen Wij kunnen het kaartnummer of de kaarthouder niet in uw administratie vinden, controleer uw instellingen of neem contact op met uw administrator. Controleer of het creditcardnummer juist is ingevoerd, de juiste medewerker is gekoppeld en de naam van de medewerker exact overeen komt in Declaree dan op het statement vermeld. (vaak staat op het creditcard statement de voorletter(s) van de medewerker vermeld.)

Info

Zie je de optie 'nieuw afschrift' niet staan? Neem dan even contact op via support@declaree.com