Creditcard module

Met Declaree kun je eenvoudig de bewijslast van zakelijke creditcards vastleggen en automatisch transacties matchen met reeds toegevoegde bonnetjes. Dit maakt het declaratieproces sneller en overzichtelijker.

Betaalmiddelen Instellen

Voordat je een creditcardafschrift kunt uploaden, moet je eerst zorgen dat de creditcards bekend zijn in Declaree.

1. Ga naar Instellingen → Betaalmiddelen.

2. Voeg hier de zakelijke creditcards toe.

3. Zorg dat de laatste vier cijfers van de kaart in de naam van het betaalmiddel staan (bijvoorbeeld: Creditcard 1234).

4. Koppel de kaart aan de juiste gebruiker door het e-mailadres van de medewerker toe te voegen in het veld Medewerker.

5. Vul bij Code het crediteurnummer van de creditcard in. Dit nummer bepaalt op welke grootboekrekening de kosten worden geboekt.
   

Verschil Tussen Corporate Creditcard en Business Creditcard

Corporate creditcard

• Het creditcardstatement komt binnen bij het bedrijf als een verzameloverzicht.

• Medewerkers kunnen dit statement niet inzien, om privacy van collega’s te waarborgen.

• Alleen de administrator kan het statement uploaden in Declaree.
  

Business creditcard

• Het statement komt rechtstreeks bij de medewerker binnen.

• Dit bevat alleen de transacties van die medewerker.

• De medewerker kan het statement zelf uploaden en transacties toevoegen of verwijderen.

Business Rules Instellen

Om het automatische matchen goed te laten werken, moeten drie business rules geactiveerd worden:

1. Dit rapport bevat nog conceptdeclaraties.

2. Het is niet toegestaan om creditcarddeclaraties en reguliere declaraties te combineren binnen hetzelfde rapport.

3. Plaats creditcarddeclaraties niet in een rapport. Deze worden later automatisch aan het creditcardstatement toegevoegd.

Je stelt deze in via: Instellingen → Business rules → vink de 3 vakjes aan

Afschriften Uploaden

Controleer eerst of alle betaalmiddelen correct zijn ingesteld. Daarna kun je afschriften uploaden:

1. Ga naar het Rapportenoverzicht.

2. Klik bovenaan op Nieuw afschrift.

3. Upload hier het creditcardstatement.

Let op: Er kan alleen gematcht worden met declaraties die nog niet in een rapport zijn opgenomen.

Voor elke transactie waar nog geen bewijslast aan gekoppeld is, maakt Declaree automatisch een conceptdeclaratie aan. Deze kun je later controleren en aanpassen.

Foutmeldingen

Krijg je deze melding?

“Wij kunnen het kaartnummer of de kaarthouder niet in uw administratie vinden. Controleer uw instellingen of neem contact op met uw administrator.”

Controleer dan het volgende:

• Is het creditcardnummer juist ingevoerd?

• Is de juiste medewerker gekoppeld?

• Komt de naam van de medewerker exact overeen met die op het statement?

  (Let op: vaak wordt op het statement alleen de voorletter van de medewerker vermeld.)

Extra Hulp

Zie je de optie Nieuw afschrift niet? Neem dan contact op met onze support via support@declaree.com.