Je nachdem, welche Rolle Sie im Genehmigungsprozess einnehmen (zum Beispiel als Manager oder finale Genehmigungsinstanz), stehen Ihnen unterschiedliche Optionen zur Verfügung. Wir informieren Sie immer per E-Mail, sobald ein Bericht Ihre Aufmerksamkeit benötigt.
Die Benachrichtigungs-E-Mail enthält einen direkten Link zur Web-Anwendung. Dort können Sie den Bericht öffnen und direkt bearbeiten.
Berichte finden, die genehmigt werden müssen
Wenn mehrere Berichte auf Ihre Genehmigung warten, können Sie diese ganz einfach filtern, um den Überblick zu behalten:
-
Navigieren Sie zur Berichtsübersicht.
-
Klicken Sie in das Feld Filtern und suchen.
-
Wählen Sie im ersten Dropdown-Menü die Option Genehmigen aus.
-
Klicken Sie auf Suchen.
Nun werden Ihnen alle Berichte angezeigt, die Ihre Genehmigung benötigen. Je nach Ihrer Rolle erkennen Sie dies an folgenden Details:
-
Die Berichte haben den Status Eingereicht oder In Bearbeitung.
-
Ihr Name ist in der Spalte Genehmiger aufgeführt.
👉 Tipp: Vergessen Sie nicht, den Filter später wieder zurückzusetzen, um wieder alle Berichte in der Liste zu sehen.
Einen Bericht prüfen
Bevor Sie eine Entscheidung treffen, sollten Sie die Details kurz prüfen:
-
Klicken Sie auf den Titel des Berichts, um ihn zu öffnen.
-
Prüfen Sie alle darin enthaltenen Ausgaben.
-
Am unteren Ende der Seite finden Sie die Belegbilder.
-
Klicken Sie auf einen Beleg, um ihn in voller Größe anzuzeigen.
Ihre Genehmigungsoptionen
Beim Genehmigen eines Berichts stehen Ihnen je nach Ihrer Rolle im Workflow unterschiedliche Wege zur Verfügung:
Genehmigen und weiterleiten
Wählen Sie diese Option, wenn nach Ihnen noch eine weitere Person (zum Beispiel aus der Finanzabteilung) den Bericht prüfen muss.
Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie:
-
Die E-Mail-Adresse des nächsten Genehmigers sehen.
-
Optional eine Nachricht für diese Person hinterlassen können.
Sobald Sie genehmigen, ändert sich der Berichtsstatus auf In Bearbeitung.
Endgültig genehmigen
Diese Option nutzen Sie, wenn Sie die letzte Instanz im Genehmigungsprozess sind.
Im Dialogfenster können Sie:
-
Eine Notiz zum Bericht hinzufügen.
-
(Optional) Alle vorherigen Genehmiger benachrichtigen, indem Sie das entsprechende Häkchen setzen.
Nach der finalen Genehmigung ändert sich der Status auf Genehmigt. Der Besitzer des Berichts wird automatisch benachrichtigt.
Einen Bericht ablehnen
Falls ein Bericht Fehler enthält oder Informationen fehlen, können Sie diesen natürlich auch ablehnen.
👉 Mehr dazu erfahren Sie in unserer Anleitung: Einen Bericht ablehnen.