Zahlungsmethoden (Kreditkarten)

Das Modul "Zahlungsmethoden" ist für Sie relevant, wenn Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen Firmenkreditkarten nutzen. Declaree prüft automatisiert, ob Zahlungen die mit einer Firmenkreditkarte getätigt wurden mit einem entsprechendem Beleg im System gesichert sind.

Hierzu bietet Ihnen Declaree zwei Möglichkeiten:

1. Import Kreditkartenabrechnung - PDF Upload - Import von Kreditkartenabrechnungen - PDF Upload (mobilexpense.com)

2. Automatischer Data-Feed - Kreditkarten - Data Feed (mobilexpense.com)

Voraussetzung für jede der beiden Varianten ist zunächst das Hinterlegen der einzelnen Kreditkarten in der Declaree Webapplikation.

Einstellen von Zahlungsmitteln

Bevor Sie die Zahlungen die mit Ihrer Kreditkarte geleistet wurden abgleichen können, ist es wichtig, dass die jeweilige Kreditkarte in Declaree hinterlegt ist. Gehen Sie zu "Konfiguration" > "Zahlungsmethoden" und legen Sie dort die Kreditkarte mit einem Klick auf "Hinzufügen" an.

Es ist wichtig, dass die letzten vier Ziffern der Karte im Namen des Zahlungsmittels angegeben werden (z.B. "Kreditkarte 1234") und dass die Karte an dem jeweiligen Benutzer (Bevollmächtigter) zugewiesen wird.

Insofern es für Ihre Buchhaltung relevant ist, kann einer Kreditkarte ein eigener Kreditor zugeordnet werden, der dann im Datenexport gesondert aufgeführt wird. Somit kann in der Buchhaltung u.A. zwischen erstattbaren und nicht-erstattbaren Ausgaben unterschieden werden. Bitte beachten Sie, dass für den Endnutzer die Unterscheidung zwischen erstattbaren und nicht-erstattbaren Beträgen bereits transparent in der Declaree App aufgezeigt wird.

Bei der Variante PDF Upload erstellt der Nutzer selbst die Ausgabe und wählt die Zahlungsmethode aus. Bei der Variante des Data-Feeds ist dieses Feld bereits automatisch ausgefüllt, da hier die Ausgabe automatisch erstellt wird.

Wenn die Ausgabe nicht mit der Kreditkarte bezahlt wurde, dann wird als Zahlungsmethode "keine" (Standardauswahl) ausgewählt. Das System unterscheidet hier nicht nach Bar- oder EC-Kartenzahlungen, da beide Möglichkeiten zu den erstattbaren Ausgaben gehören und eine Unterscheidung somit nicht von Bedeutung ist.