Einrichten von Zahlungsmethoden (Kreditkarten)

Das Modul *Zahlungsmethoden* ist für Ihr Unternehmen relevant, wenn Sie Firmenkreditkarten verwenden. Es ermöglicht Ihnen, Ausgaben, die mit einer Kreditkarte bezahlt wurden, den entsprechenden Transaktionen auf dem Kreditkartenauszug zuzuordnen. So hilft Ihnen Declaree dabei zu prüfen, ob alle Belege für Kreditkartenausgaben korrekt hochgeladen wurden.

Einrichtung einer Kreditkartenzahlungsmethode

Bevor Sie Ausgaben zuordnen können, müssen Sie die Kreditkarte in Declaree konfigurieren:

1. Gehen Sie zu Konfiguration → Zahlungsmethoden.

2. Klicken Sie auf Hinzufügen, um eine neue Zahlungsmethode anzulegen.
   

   

3. Füllen Sie die folgenden Felder aus:

• Name des Karteninhabers: Verwenden Sie den exakten Namen, wie er auf der Kreditkarte oder dem Auszug angegeben ist.

• Name: Geben Sie die letzten 4 Ziffern der Karte an (z. B. *Mastercard 1381*).

• Code: Falls von Ihrer Buchhaltungs- oder Lohnbuchhaltungsabteilung benötigt, können Sie hier einen Code oder Kreditor zur Kreditkarte hinzufügen. Diese Information erscheint im Datenexport und ermöglicht es der Buchhaltung, zwischen erstattungsfähigen und nicht erstattungsfähigen Ausgaben zu unterscheiden.

• Zuweisen: Ordnen Sie die Karte dem entsprechenden Nutzer zu.
  

  

Es ist wichtig, dass die letzten vier Ziffern der Kreditkarte im Namen der Zahlungsmethode enthalten sind (z. B. *Mastercard 1381*), der Name des Karteninhabers genau wie auf der Karte oder dem Auszug angegeben wird und die Zahlungsmethode dem richtigen Nutzer zugewiesen wird.

Zuordnung von Ausgaben

Declaree bietet zwei Möglichkeiten, um Ausgaben den Kreditkartentransaktionen zuzuordnen:

1. Import digitaler Kreditkartenauszüge – manueller PDF-Upload

2. Data-Feed

Verwendung von Zahlungsmethoden bei Ausgaben

• Bei manuellen PDF-Uploads können Nutzer den Beleg hinzufügen und die Zahlungsmethode im Vorfeld auswählen. Sobald der PDF-Auszug hochgeladen ist, lassen sich diese vorausgefüllten Ausgaben einfach den Transaktionen im Auszug zuordnen.

• Bei einem Data-Feed werden die Ausgaben automatisch erstellt und die Zahlungsmethode wird vorausgefüllt.

• Wenn eine Ausgabe nicht mit der Kreditkarte bezahlt wurde, wählen Sie –keine– als Zahlungsmethode. Declaree unterscheidet nicht zwischen Bargeldzahlungen und Debitkartenzahlungen, da beide in der Regel erstattungsfähig sind.

Wenn Nutzer anschließend ihren Bericht in Declaree öffnen, sehen sie sofort, ob eine Ausgabe erstattungsfähig oder nicht erstattungsfähig ist. Ausgaben, die mit der Firmenkarte bezahlt wurden, werden unter dem Namen der Karte (z. B. *Mastercard 1381*) gruppiert, während persönliche Ausgaben in einem separaten Bereich erscheinen.