Import von Kreditkartenabrechnungen - PDF Upload

Eine der zwei Möglichkeiten Zahlungsmethoden (Kreditkarten) Kreditkartentransaktionen mit bereits hinzugefügten Ausgaben abzugleichen, ist der Upload der digitalen PDF Kreditkartenabrechnungen. Hierzu liest Declaree automatisiert alle Transaktionen einer Kartenabrechnung aus und gleicht diese, basierend auf verschiedenen Parametern, mit denen durch den Nutzer zuvor eingegeben Ausgaben in Declaree ab. Damit stellen Sie sicher, dass jede Transaktion, welche mit einer Firmenkreditkarte getätigt wurde auch mit einem zugehörigen Beleg gesichert ist.

Wichtig hierzu ist, dass zunächst die Zahlungsmittel(siehe Zahlungsmethoden (Kreditkarten) ) richtig eingestellt sind. Weiterhin gilt es zu beachten, dass ausschließlich "originale" PDF Dateien hochgeladen werden können. Ausgedruckte und wieder eingescannte Abrechnungen werden nicht vom System unterstützt. Wichtig hierzu ist, dass die Datei im Original vorliegen muss. Ein Herunterladen, Öffnen und dann ein erneutes Speichern der Rechnung kann dazu führen, dass die Datei nicht mehr richtig ausgelesen wird. Hier empfiehlt es sich, die Rechnung direkt aus dem Online Portal Ihrer Bank oder des Kreditkarteninstituts herunterzuladen und diese Datei ohne ein erneutes Öffnen und erneutes Speichern, in Declaree hochzuladen.

👍Hinweis: Der PDF Upload ist Teil des Business Plans von Declaree. Hier finden Sie mehr Informationen zu unserer Preisgestaltung.

Auszüge hochladen
Gehen Sie zum Hochladen neuer Auszüge in die Übersicht der Berichte und klicken Sie auf "Auszug hinzufügen".

Selektieren Sie anschließend die jeweilige Datei und klicken Sie auf "Öffnen". Alle Transaktionen dieser Kreditkartenabrechnungen werden nun automatisch von Declaree ausgelesen und basierend auf dem Betrag, dem Datum, dem Namen des Kreditkarteninhabers und den letzten vier Ziffern der Kreditkarte mit vorhanden Ausgaben (inklusive Belege) im System abgeglichen und verknüpft. Vorhandene Ausgaben werden in der anschließenden Übersicht mit einem grünen Haken gekennzeichnet.

Nicht vorhandene Ausgaben
Alle anderen Transaktionen wurden vom Nutzer noch nicht in Declaree hochgeladen und konnten somit auch nicht abgeglichen und verknüpft werden. Declaree erstellt aus diesen Transaktionen automatisch sogenannte "Ausgaben-Entwürfe". Für den Nutzer sind diese, wie jede andere Ausgabe, in seiner Übersicht aufgelistet und mit einem grauen "Entwurf" Label gekennzeichnet. Der Nutzer muss dann lediglich die Ausgabe öffnen und den Beleg-Scan hinzufügen.

💪Pro-Tipp: Anstatt nun einzelnen Personen mühselig hinterher zu telefonieren, können Sie den Kreditkarteninhaber mit einem Klick eine Push-Nachricht senden und auffordern die fehlenden Belege den Ausgabe-Entwürfen hinzuzufügen. Klicken Sie hierzu einfach auf "Belege anfordern" rechts oben in der Transaktionsübersicht.

Wenn soweit alles in Ordnung ist, dann klicken Sie danach rechts oben auf "fertig". Alle Transaktionen sind nun in einem Bericht gebündelt und mit der jeweiligen Kreditkartenabrechnung verknüpft.

❗️Achtung: Es können nur Ausgaben mit Kreditkartentransaktionen abgeglichen werden, die noch nicht einem Ausgabenbericht zugeordnet sind. Ihre Mitarbeiter müssen also zunächst von Ihnen darüber informiert werden, dass wenn sie eine Kreditkartenausgabe hinzufügen, diese keinem Bericht zugeordnet werden darf.

PDF Formate
Können die hochgeladenen Auszüge nicht ausgelesen werden? Dies liegt womöglich an dem individuellen PDF/CSV Format Ihrer Bank. Declaree unterstützt standardmäßig einige gängige Auszugs-Formate. Sollte Ihr Format noch nicht ausgelesen werden können, kann dies von Declaree individuell entwickelt und gepflegt werden. Kontaktieren Sie uns hierzu bitte.

Ausgaben in Fremdwährungen
Ausgaben die in Fremdwährungen getätigt wurden und in Declaree entsprechend in dieser Fremdwährung hochgeladen wurden, werden automatisch an den geltenden Umrechnungskurs Ihrer Kreditkartenabrechnung angepasst.

🧐 Sie sehen die Option "Auszug hinzufügen" nicht?
Diese Funktion ist nur einem Administrator vorbehalten. Sie sind Administrator, sehen die Option trotzdem nicht? Dann nehmen Sie bitte mit uns Kontakt via support@declaree.com auf.