Import von Kreditkartenabrechnungen – PDF-Upload
Declaree bietet eine einfache Möglichkeit, Ihre Kreditkartentransaktionen mit Ausgaben und Belegen abzugleichen, indem Sie Ihre digitale PDF-Kreditkartenabrechnung hochladen. Declaree liest dabei automatisch alle Transaktionen aus der Abrechnung aus und gleicht sie mit bereits erfassten Ausgaben ab. So wird sichergestellt, dass jede geschäftliche Kreditkartentransaktion mit dem entsprechenden Beleg verknüpft ist.
Das Hochladen von PDF-Kreditkartenabrechnungen ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul.
1. Vor dem Start
Zahlungsmethoden korrekt einrichten:
Stellen Sie sicher, dass alle Zahlungsmethoden korrekt in Declaree konfiguriert sind. Eine ausführliche Anleitung finden Sie unter Zahlungsmethoden einrichten (Kreditkarten).
Nur Original-PDF-Dateien hochladen:
Es werden ausschließlich Originalabrechnungen im PDF-Format unterstützt, die direkt von Ihrer Bank oder Ihrem Kreditkartenanbieter ausgestellt wurden.
Eingescannte oder ausgedruckt-und-eingescannte Abrechnungen können vom System nicht gelesen werden.
Vermeiden Sie es, die Datei nach dem Öffnen erneut zu speichern, da dies das Format beschädigen kann.
Wir empfehlen, die Abrechnung direkt aus dem Online-Portal Ihrer Bank herunterzuladen und ohne Bearbeitung in Declaree hochzuladen.
2. So laden Sie eine Kreditkartenabrechnung hoch
Öffnen Sie die Berichtsübersicht in Declaree.
Klicken Sie auf Auszug hinzufügen.
Wählen Sie Ihre PDF-Datei aus und klicken Sie auf Öffnen.
Declaree liest nun automatisch alle Transaktionen basierend auf:
dem Abrechnungsdatum
dem Namen des Karteninhabers
den letzten 4 Ziffern der Kreditkartennummer
Alle passenden Transaktionen werden mit bestehenden Ausgaben und Belegen verknüpft. Abgeglichene Ausgaben sind in der Übersicht mit einem kleinen grünen Haken gekennzeichnet.
2. Was passiert, wenn einige Transaktionen nicht abgeglichen werden?
Transaktionen ohne grünen Haken haben derzeit keine passende Ausgabe oder keinen passenden Beleg.
Declaree erstellt für diese Transaktionen automatisch einen Ausgabenentwurf, sodass Nutzer einen Beleg hinzufügen und die Angaben vervollständigen können.
Diese Entwürfe sind in der Ausgabenübersicht des Nutzers sichtbar und mit dem Status Entwurf markiert.
💪 Tipp: Statt jede Person einzeln zu kontaktieren, können Sie oben rechts in der Transaktionsübersicht auf Nutzer benachrichtigen klicken, um eine Push-Erinnerung zum Hochladen fehlender Belege zu senden.
4. Abrechnung abschließen
Sobald alle Transaktionen überprüft und vollständig sind:
Klicken Sie oben rechts auf Abschließen.
Declaree fasst alle Transaktionen in einem Bericht zusammen, der mit der Kreditkartenabrechnung verknüpft ist.
Wichtige Hinweise
Nur Ausgaben, die noch nicht einem Bericht zugeordnet wurden, können abgeglichen werden.
Mitarbeitende sollten beim Einreichen von Ausgaben, die mit der Kreditkarte bezahlt wurden, das Berichts-Feld leer lassen, bis der Abgleich abgeschlossen ist.
Ausgaben in Fremdwährungen müssen in Declaree in der Währung des Belegs erfasst werden. Declaree gleicht diese Beträge anhand der Wechselkurse Ihrer Bank mit den Kreditkartentransaktionen ab.
Wenn Ihre PDF-Datei nicht hochgeladen oder gelesen werden kann:
Declaree kann nur Original-PDF-Abrechnungen direkt von Ihrer Bank oder Ihrem Kreditkartenanbieter verarbeiten. Scans oder bearbeitete PDFs sind nicht geeignet.
Wir unterstützen viele gängige Formate, jedoch verwenden einige Banken Formate, die derzeit nicht unterstützt werden. Sollte Ihre Datei abgelehnt werden, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.
🧐 Keine Option „Abrechnung hinzufügen“ sichtbar?
Dieses Modul ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul. Wenn Sie Administrator sind und die Option nicht sehen, kontaktieren Sie uns bitte unter support@declaree.com.