De status van een rapport

Een rapport kan verschillende statussen hebben, welke informeren over de te nemen stappen voor het verwerken van de declaraties. Hieronder tref je een korte uitleg van de statussen die een rapport kan hebben.

Na het aanmaken van een rapport heeft deze status ''open''. Wanneer een rapport deze status heeft is het mogelijk declaraties toe te voegen, aan te passen en te verwijderen uit het rapport.

Wanneer het declaratierapport compleet is kan je deze indienen ter goedkeuring bij je manager. Het is nu niet meer mogelijk declaraties aan dit rapport toe te voegen, aan te passen of te verwijderen. Wanneer je toch aanpassingen moet maken kan je het declaratierapport intrekken, waarna deze weer status ''open'' zal hebben.

Soms zal een rapport worden afgekeurd, dit kan om verschillende redenen worden gedaan. Waneer een manager een rapport afkeurt, zal het rapport terugkomen bij de gebruiker met een optionele notitie/instructie van de manager. Het rapport kan worden aangepast; declaraties kunnen worden toegevoegd, aangepast of verwijderd en vervolgens kan het rapport opnieuw worden ingediend door de gebruiker.

Afhankelijk van de interne processen van een organisatie, kan het zijn dat sommige workflows twee goedkeuringen vereisen van declaratie rapporten. Een rapport krijgt status ''in verwerking'' wanneer de eerste manager (meestal de direct leidinggevende van een medewerker) het rapport heeft goedgekeurd en heeft doorgestuurd naar de tweede (en laatste) goedkeurder.

Een rapport krijgt status ''goedgekeurd'' wanneer deze definitief is goedgekeurd. Het rapport is over het algemeen nu gereed voor export naar het financiële systeem van de organisatie.

De laatste status van een declaratierapport is ''verwerkt''. Dit betekent dat het rapport is gearchiveerd en is verwerkt door het financiële systeem van de organisatie. Een rapport dat is verwerkt kan niet opnieuw worden geopend of verwijderd, niet door de administrator (beheerder) noch door de gebruiker zelf.