De status van een rapport

Een rapport in Declaree doorloopt verschillende statussen voordat het helemaal is verwerkt. Elke status laat zien welke acties je op dat moment nog wel of juist niet kunt uitvoeren. Hieronder vind je een overzicht van alle statussen en wat ze precies betekenen:

Het rapport is net aangemaakt. Je kunt nog zonder beperkingen declaraties toevoegen, aanpassen of verwijderen.

Het rapport is afgerond en ingediend bij je manager ter goedkeuring. Vanaf dit moment kun je de declaraties niet meer wijzigen.

Moet er toch nog iets aangepast worden? Trek het rapport in via het menu. De status verandert dan terug naar Open, zodat je weer aanpassingen kunt doen.

De manager heeft het rapport afgekeurd, meestal met een notitie of instructies voor correctie. Je kunt het rapport daarna gewoon aanpassen (declaraties toevoegen, wijzigen of verwijderen) en opnieuw indienen.

In sommige workflows zijn twee goedkeuringen nodig. Na de eerste goedkeuring – vaak door je manager – krijgt het rapport de status In verwerking. Het is dan doorgestuurd naar de eindverantwoordelijke. Vanaf hier hoef je alleen nog de laatste goedkeuring af te wachten.

Het rapport is volledig goedgekeurd (door één of twee managers, afhankelijk van de workflow). Het is nu klaar om te worden geëxporteerd naar het financiële systeem van je organisatie.

Het rapport is gearchiveerd en volledig verwerkt in het financiële systeem.

Belangrijk: Gesloten rapporten kunnen niet opnieuw worden geopend of verwijderd—niet door jou en ook niet door een beheerder.

Tip: Weet je niet zeker waarom een rapport een bepaalde status heeft? Kijk dan in de rapportgeschiedenis of in de notities die door je manager zijn toegevoegd.