Rapporten of losse declaraties afkeuren
Soms kan een rapport of een enkele declaratie niet worden goedgekeurd omdat deze niet voldoet aan de bedrijfsrichtlijnen.
Veelvoorkomende redenen zijn:
De declaratie is te oud om nog in te dienen.
Het rapport voldoet niet aan het declaratiebeleid van het bedrijf.
Een specifieke declaratie komt niet in aanmerking voor vergoeding.
In dit soort gevallen kan de manager of de eindgoedkeurder ervoor kiezen om het hele rapport af te keuren, of alleen de betreffende declaratie.
Rapport afkeuren
Open het rapport vanuit het Rapportenoverzicht.
Klik op Afkeuren.
Wat er daarna gebeurt, hangt af van jouw rol in de workflow:
Manager
Het rapport gaat automatisch terug naar de medewerker.
Je kunt een bericht toevoegen om uit te leggen waarom het rapport is afgekeurd.
Eindgoedkeurder
Je kunt kiezen of het rapport teruggaat naar de manager of direct naar de medewerker.
Je kunt ook een bericht toevoegen met extra toelichting.
Na het afkeuren van een rapport
De status van het rapport verandert terug naar Open.
De medewerker kan de declaraties aanpassen en het rapport opnieuw indienen.
De goedkeuringsworkflow start daarna opnieuw.
Een enkele declaratie afkeuren
Als een rapport grotendeels klopt, maar één declaratie niet vergoed kan worden, kun je ervoor kiezen alleen die declaratie af te keuren en de rest van het rapport goed te keuren.
Open het rapport en zoek de declaratie op.
Klik op het rode kruisje (X) aan de rechterkant van de regel.
Er verschijnt een pop-up waarin je de reden van afkeuring kunt opgeven.
Deze toelichting helpt de medewerker om te begrijpen wat er misging.
Wat gebeurt er daarna?
De afgekeurde declaratie wordt in het rood weergegeven in het declaratieoverzicht van de medewerker, inclusief de reden van afkeuring.
In de rapportgeschiedenis wordt een vermelding gemaakt dat de declaratie is afgekeurd en waarom.
De medewerker kan de declaratie verwijderen of aanpassen en opnieuw indienen in een nieuw rapport.
