Quick Start Guide Medewerker - Single sign-on
1 Inloggen op de app
De makkelijkste manier om te declareren is via de smartphone app. Je kunt ook via je pc declaraties indienen, dit wordt in hoofdstuk 2.3 toegelicht. Er zijn apps beschikbaar voor Android en iPhone toestellen.
1.1 Inloggen iPhone via SSO
1. Installeer de app
Ga naar de App Store op je iPhone en zoek naar âDeclareeâ. Installeer de Declaree app. Open de Declaree app en klik op de groene knop âInloggenâ.
2. Klik op Single Sign-On
Let op: de stap die nu verschijnt is nog niet de inlogpagina. Om in te loggen via Single Sign-On klik je links onderin op Single Sign-On
3. Log in
Vul bij subdomein je bedrijfsnaam in (deze krijg je van je contactpersoon) en klik op Inloggen. Let op dat de Server (bovenaan) op het juiste land staat ingesteld. Je wordt nu doorverwezen naar de inlogpagina van je bedrijf. Zodra je daar succesvol bent ingelogd, wordt je automatisch bij de Declaree app ingelogd.
1.2 Inloggen Android via SSO
1. Installeer de app
Ga naar de Google Play Store en installeer de app. Wanneer deze is geĂŻnstalleerd kom je in het beginscherm van Declaree.
2. Klik op Single Sign On (SSO)
Let op: In het midden van het scherm onder de groene button zie je Single Sign On staan, klik hierop.
3. Log in
Bij subdomein vul je je bedrijfsnaam in (deze krijg je van je contactpersoon) en klik je op Aanmelden. Let op dat de Server (bovenaan) op het juiste land staat ingesteld. Je wordt nu doorverwezen naar de inlogpagina van je bedrijf. Zodra je daar succesvol bent ingelogd, wordt je automatisch bij de Declaree app ingelogd.
2. Declaratie toevoegen
Nu je bent ingelogd kun je declaraties invoeren.
2.1 iPhone
1. Declaratie aanmakenOp de iPhone zie je een grote oranje balk met nieuwe declaratie. Klik hierop en maak een keuze om een nieuwe declaratie toe te voegen.
Vul de foto aan met de bijbehorende informatie en sla de declaratie op.
Let op: Als je een project moet invoeren, dien je het nummer of de naam van het project in te typen, dan gaat de app zoeken en kun je het juiste project selecteren. Weet je niet het volledige nummer of de naam van het project dan kun je een deel van het nummer of de naam intypen.
De declaratie is nu terug te vinden in het Declaratie-overzicht onder de knop âDeclaratiesâ onderin.
2. Declaraties aan een rapport toevoegenOm declaraties in te dienen moet je deze bundelen in een rapport. Om een rapport aan te maken ga je naar het rapportoverzicht (knop âRapportenâ onderin). Voeg een nieuw rapport toe door op het plusje rechtsboven te klikken. Voeg aan het rapport de declaraties toe door op het plusje rechtsonder te klikken en sla het rapport op.
3. Rapport indienen Aan het eind van de maand je declaraties indienen? Kies het rapport wat je wilt indienen, controleer of alle declaraties erin staan en druk op het upload icoontje rechts bovenin om het rapport in te dienen.
De status van het rapport verandert van open naar ingediend.
4. Status van een rapportNaarmate de workflow van een rapport zich voltooit verandert de status van je rapport. Zo kun je zien wanneer een rapport is goedgekeurd en wanneer een rapport verwerkt is in de administratie.
2.2 Android
1. Declaratie aanmaken
Gebruik het plusje rechtsonder om een declaratie toe te voegen. Als je hierop tikt krijg je verschillende keuzes, je kunt een foto maken van de bon of een foto gebruiken die je al eerder gemaakt hebt.
Vul de foto aan met de bijbehorende informatie en sla de declaratie op.
Let op: Als je een project moet invoeren, dien je het nummer of de naam van het project in te typen, dan gaat de app zoeken en kun je het juiste project selecteren. Weet je niet het volledige nummer of de naam van het project dan kun je een deel van het nummer of de naam intypen.
Bij het kiezen van een categorie staat er een i van informatie waar je op kan klikken voor extra informatie over deze categorie.
De declaratie is nu terug te vinden in het overzicht onder de knop âDeclaratieâ links onderin.
2. Declaraties aan een rapport toevoegen
Om declaraties in te dienen moet je deze bundelen in een rapport. Ga hiervoor naar het rapport overzicht door onderin op âRapportâ te tikken. Voeg een nieuw rapport toe door op het plusje rechtsonder te klikken. Voeg aan het rapport de declaraties toe via het plusje rechtsboven en sla het rapport op.
3. Rapport indienen Aan het eind van de maand je declaraties indienen? Kies het rapport wat je wilt indienen, controleer of alle declaraties erin staan en druk op het verzend icoontje bovenin om het rapport in te dienen.
De status van het rapport verandert van open naar ingediend.
4. Status van een rapport
Naarmate de workflow van een rapport zich voltooit verandert de status van je rapport. Zo kun je zien wanneer een rapport is goedgekeurd en wanneer een rapport verwerkt is in de administratie.
2.3 PC
Ook via je PC kun je een declaratie indienen. Je bonnen moeten dan worden gescand of gemaild naar jezelf. Voor iedere bon maak je een aparte declaratie aan.
Ga naar www.declaree.nl http://www.declaree.nl/ en kies rechtsboven voor Log In. Log in met je gegevens.
1. Declaratie aanmaken
Gebruik het knopje nieuwe declaratie om een declaratie toe te voegen. Als je hierop klikt en dan op bonnetje toevoegen klikt, kom je in een nieuwe declaratie.
Hier kun je een foto of pdf als bestand toevoegen aan de declaratie.
Vul de declaratie aan met de bijbehorende informatie en sla de declaratie op.
Let op; Als je een project moet invoeren, dien je het nummer of de naam van het project in te typen, dan gaat de app zoeken en kun je het juiste project selecteren. Weet je niet het volledige nummer of de naam van het project dan kun je een deel van het nummer of de naam intypen.
De declaratie is nu terug te vinden in het Declaratie-overzicht onder het kopje Declaraties aan de linkerkant.
Zie ook de video instructie voor het toevoegen van een declaratie https://vimeo.com/96171394
Zie ook de video instructie voor het aanpassen van een declaratie https://vimeo.com/253792906
2. Declaraties aan een rapport toevoegen
Om declaraties in te dienen moet je deze bundelen in een rapport. Ga hiervoor naar de knop in de linkerbalk âRapportenâ en klik hierop.
Voeg een nieuw rapport toe door op de knop Nieuw rapport te klikken, pas de naam aan van het rapport en klik op opslaan.
Voeg aan het rapport de declaraties toe via het knopje toevoegen in de linkerbalk en de gewenste declaratie(s) te selecteren en dan op toevoegen rechtsonder te klikken.
Ook kun je eerst een rapport aanmaken en hierna de declaratie aanmaken, dan kun je in de declaratie het rapport selecteren waarin je hem wil toevoegen.
Zie ook de video instructie voor het aanmaken van een rapport https://vimeo.com/102834005
3. Rapport indienen Aan het eind van de maand je declaraties indienen? Kies het rapport wat je wilt indienen, controleer of alle declaraties erin staan en druk op Indienen in de linkerkolom. Mogelijk zou je nog een bericht kunnen typen voor je manager bij bericht en klik vervolgens op Indienen rechtsonder. De status van het rapport verandert van open naar ingediend.
Zie ook de video instructie voor het indienen van een rapport https://vimeo.com/254291200
4. Status van een rapport
Naarmate de workflow van een rapport zich voltooit verandert de status van je rapport. Zo kun je zien wanneer een rapport is goedgekeurd en wanneer een rapport verwerkt is in de administratie.
Meer informatie
Wil je uitgebreide informatie over het toevoegen van declaraties, vergoedingen, statussen en aanvullende mogelijkheden? Ga dan naar de Handleiding voor Medewerkers https://manual.declaree.com/handleiding-gebruikers/nl
Kijk op help.declaree.com voor meer artikelen en how-toâs.