Dagvergoedingen maken het indienen van declaraties tijdens zakelijke reizen een stuk eenvoudiger. In plaats van bonnetjes te verzamelen voor elke maaltijd of kleine uitgave, ontvangen medewerkers een vast dagbedrag om reiskosten te dekken. Dit vermindert papierwerk en versnelt zowel het indienen als het vergoeden van declaraties.
Als jouw organisatie verschillende tarieven hanteert per land of gebruikersgroep, kun je deze eenvoudig beheren en bijwerken in Declaree.
Stap 1: Vraag een bewerkbare tabel aan
Neem contact op met ons Supportteam om een bewerkbare versie van jouw dagvergoedingen-tabel aan te vragen. Zodra deze is aangemaakt, kun je de tabel aanpassen aan de behoeften van jouw organisatie.
Stap 2: Open de bewerkbare tabel
Nadat de tabel is toegevoegd, zie je Beheer vergoedingen (in plaats van alleen dagvergoedingen bekijken) in je account.
-
Klik op Beheer vergoedingen om de bewerkbare versie te openen.
Gebruik het ⋮-menu (drie puntjes) → Bewerken om Geldig vanaf en Geldig tot datums in te stellen. Zo zorg je dat vergoedingen alleen gelden in de juiste periode.
Stap 3: Download de tabel
In Beheer vergoedingen kun je de tabel downloaden als een Excel-bestand.
Zo kun je tarieven offline bekijken en bewerken.
Stap 4: Pas het Excel-bestand aan
In het Excel-bestand kun je:
-
Kolommen verwijderen die je niet nodig hebt (bijv. specifieke steden of categorieën).
-
Tarieven of percentages bijwerken voor maaltijden, kleine uitgaven of locatie-specifieke regels.
-
Controleren of alle wijzigingen overeenkomen met het huidige reisbeleid van jouw organisatie.
Stap 5: Upload de bijgewerkte tabel
-
Sla je wijzigingen op in Excel.
-
Ga terug naar Beheer vergoedingen in Declaree.
-
Upload het bijgewerkte bestand.
De nieuwe waarden worden toegepast volgens de ingestelde datums en structuur.
Stap 6: Wijs vergoedingen toe aan gebruikersgroepen
Je kunt verschillende vergoedingsschema’s toewijzen aan specifieke gebruikersgroepen (bijv. medewerkers in verschillende regio’s of onder verschillende reisregels).
-
Ga naar Beheer vergoedingen, open het ⋮-menu → Bewerken.
-
Wijs de vergoedingen-tabel toe aan één of meerdere gebruikersgroepen.
Hulp nodig?
Zie je de optie Dagvergoedingen beheren niet? Neem contact op met ons Supportteam. We helpen je graag bij de implementatie.