Status eines Berichts

Ein Bericht mit Ausgaben kann im Zuge eines Arbeitsablaufes mehrere Statusse haben, die sich u.A. farblich unterscheiden. Ein Mitarbeiter kann so feststellen, in welcher Genehmigungsphase sich der eingereichte Bericht befindet.

Wenn ein Bericht angelegt wird, dann hat dieser automatisch den Status "offen". Sie können zu diesem Zeitpunkt noch Ausgaben hinzufügen, diese anpassen und löschen.

Wenn Sie den Bericht einreichen, bekommt dieser den Status "eingereicht". Von nun an ist Ihr Manager (Genehmiger) für den Bericht zuständig und Sie können selbst keine Anpassungen mehr vornehmen. Sollten Sie doch noch Anpassungen vornehmen wollen, dann können Sie den Bericht widerrufen. Der Status springt dann wieder zurück auf 'offen' und muss nach der Anpassung erneut eingereicht werden.

Es kann passieren, dass ein Bericht aus verschiedenen Gründen abgelehnt werden muss. Wenn das passiert, dann kann der Manager/Genehmiger dem Mitarbeiter eine Notiz hinterlassen und der Bericht kommt mit dem Status 'abgelehnt' zurück, so dass weitere Anpassungen durch den Mitarbeiter vorgenommen werden können. In diesem Status können Ausgaben hinzugefügt, bearbeitet oder auch gelöscht werden. Der Bericht kann anschließend erneut eingereicht werden.

Der jeweilige Genehmiger hat nun den Bericht genehmigt. Eventuell muss nach der 1. Genehmigung noch eine weitere Überprüfung durch einen Dritten vorgenommen werden, weshalb der Zwischenstatus 'in Bearbeitung' existiert. Dies bedeutet, dass der direkte Vorgesetzte den Bericht zwar bereits genehmigt hat, aber dass die definitive Genehmigung (durch eine weitere Person) noch fehlt. Dies kann zum Beispiel jemand aus der Finanzabteilung Ihres Unternehmens sein. Ob Ihr Bericht durch eine weitere Person genehmigt werden muss, wird durch den vorher festgelegten Arbeitsablauf vom Administrator bestimmt.

Sobald der Bericht definitiv genehmigt ist, bekommt dieser den Status 'genehmigt' und wird anschließend in das Finanzsystem des Unternehmens mittels eines Datenexports eingepflegt.

Der Prozess ist abgeschlossen sobald Ihr Bericht den Status 'geschlossen' anzeigt. Der Bericht ist nun vollständig verarbeitet. Abhängig von Ihrem Unternehmen können Sie nun mit der Rückzahlung Ihrer Kosten rechnen.

Wichtig

Einmal geschlossen, kann ein Bericht weder gelöscht noch weiter bearbeitet werden. Der Status 'geschlossen' ist endgültig!