Declaree d.velop documenten integratie
Koppel Declaree met d.velop om automatisch alle bonnen en gerelateerde boekingsgegevens (bv. omschrijving, bedrag, BTW, G/L rekening etc.) te exporteren en te archiveren naar d.velop. Alle reiskostendeclaraties met de status "Goedgekeurd" worden automatisch per minuut uit Declaree geƫxporteerd. De bonnen worden geƫxporteerd in de vorm van een PDF en de boekingsgegevens in de vorm van een XML-bestand.
Automatische export instellen
Zorg er allereerst voor dat uw Declaree administratie gekoppeld is aan uw d.velop Cloud en dus de Declaree tegel zichtbaar is in uw d.velop Dashboard. U kunt Declaree downloaden in de d.velop Store. Ga vervolgens als volgt te werk:
E-mail mailbox aanmaken in d.velop
Ga als beheerder naar de tegel "Configuratie" in uw d.velop administratie. Klik in de tegel "Inkomende mail" op "E-mail opslag instellingen". Klik vervolgens op "Nieuwe mailbox toevoegen".
Vul de velden in en voeg "*@declaree.de" toe aan de onderkant van de "Geautoriseerde e-mailadressen" met behulp van de + knop. Klik vervolgens op "Opslaan".
Opmerking: U kunt ook een mailbox en importprofiel gebruiken dat is afgestemd op de reiskostendeclaraties van Declaree. Reguliere expressies kunnen ook worden gebruikt om automatisch belangrijke informatie uit de rapporten te halen. Voor details over hoe dit in te stellen, verwijzen we naar de d.velop E-Learning (https://portal.d-velop.de/academy/de/catalog/module/216465610). Als u vragen heeft over het mappen van de gegevens met de bijbehorende velden in d.velop documenten, zal uw d.velop contactpersoon u ondersteunen.
Klik daarna op de nieuw toegevoegde mailbox en kopieer het mailboxadres dat in het bovenstaande pop-up venster wordt weergegeven.
Een mailbox toevoegen in Declaree
Ga als beheerder naar Configuratie > Verbindingen in de Declaree webapplicatie en selecteer d.velop documenten (let op: deze functie is alleen beschikbaar als uw d.velop Cloud al verbonden is met Declaree).
Klik op "Verbinden" en voeg het adres van de eerder in d.velop aangemaakte e-mailbox toe als inboxadres. De verbinding is nu opgezet.
Alle definitief goedgekeurde reiskostendeclaraties worden nu elke minuut gecontroleerd en geƫxporteerd naar d.velop. Geƫxporteerde rapporten krijgen automatisch de status "Gesloten" in Declaree.