Hoe je de Sticky-optie gebruikt bij het importeren van medewerkersgegevens
In sommige situaties heeft een manager toegang nodig tot meer dan één Declaree-administratie — meestal om declaraties goed te keuren voor teams die actief zijn in verschillende landen of rechtspersonen.
Als je gebruikmaakt van automatische imports van medewerkersgegevens (zoals via Personio of sFTP), is elke gebruiker meestal gekoppeld aan één enkele rechtspersoon. In dit artikel lees je hoe je een gebruiker met de Sticky-optie toegang geeft tot meerdere administraties, zodat die bijvoorbeeld declaraties kan goedkeuren in verschillende teams zonder de oorspronkelijke toewijzing te verliezen.
Wanneer heb je deze instelling nodig?
Deze instelling is meestal nodig als:
Je medewerkersdata automatisch importeert (bijvoorbeeld via Personio of sFTP).
Elke medewerker aan één rechtspersoon is gekoppeld en dus maar in één Declaree-administratie staat.
Een manager goedkeuringsrechten nodig heeft in een tweede administratie, ook al hoort die niet bij die rechtspersoon.
Waarom gebruik je de Sticky-optie?
Als gebruikers automatisch geïmporteerd worden, kunnen ze bij de volgende synchronisatie verwijderd worden uit administraties waar ze volgens de data niet toe behoren.
Om dit te voorkomen, biedt Declaree de Sticky-optie aan. Deze zorgt ervoor dat een gebruikersprofiel in een bepaalde administratie blijft bestaan — ook na toekomstige synchronisaties.
Voorbeeld
Een bedrijf werkt in meerdere landen. Elk land heeft een eigen Declaree-administratie:
Office Duitsland (voor medewerkers met locatie Duitsland)
Office Nederland (voor medewerkers met locatie Nederland)
Een medewerker werkt in Duitsland, dus de data wordt geïmporteerd in Office Duitsland. Maar deze medewerker leidt ook een team in Nederland en moet daarom declaraties kunnen goedkeuren in Office Nederland.
Zo geef je toegang tot meerdere administraties
Volg deze stappen om een gebruiker toegang te geven tot een tweede administratie:
Open in Office Duitsland het gebruikersprofiel van de medewerker.
Ga naar Geavanceerd → Administraties.
Typ de naam van de andere administratie (bijvoorbeeld Office Nederland).
Klik op + en daarna op Opslaan.
Vervolgens:
Schakel over naar Office Nederland.
Open daar hetzelfde gebruikersprofiel.
Zet de Sticky-optie aan.
✅ Hiermee blijft de manager gekoppeld aan de tweede administratie, zelfs als hij in toekomstige data-imports niet meer voorkomt. De manager kan nu in beide Declaree-administraties werken, terwijl zijn oorspronkelijke profiel intact blijft.
Waar moet je op letten?
Deze instelling is essentieel bij integraties zoals Personio, waarbij medewerkers aan één rechtspersoon gekoppeld zijn.
Zonder de Sticky-optie kunnen automatische synchronisaties de toegang tot de tweede administratie verwijderen.
Bij sFTP-import werkt de Sticky-optie hetzelfde: hij ‘plakt’ het profiel aan de toegewezen administratie, ook als deze niet in het volgende datagegeven voorkomt.