Financiële managers en controllers stellen vaak dezelfde terugkerende vragen en proberen die te beantwoorden door exports te maken en collega's per e-mail op te volgen:
-
Hoeveel geven we uit?
-
Waar geven we het aan uit?
-
Hoe verhoudt dit zich tot eerdere periodes?
-
Loopt ons declaratieproces soepel of zijn er blokkades?
Pulse geeft antwoord op al deze vragen vanuit één centraal dashboard. Het is een realtime dashboard in Declaree dat inzicht biedt in zowel uitgaven als workflowprestaties. Hiermee kun je uitgaven monitoren, een prognose maken voor het einde van de periode, goedkeuringsknelpunten identificeren en de juiste medewerkers herinneren zonder het scherm te verlaten.
In dit artikel lees je wat Pulse toont, hoe de verschillende statistieken worden berekend en hoe je handmatige herinneringen verstuurt wanneer declaraties blijven liggen.
Wat is Pulse?
Pulse is een module binnen Declaree, ontwikkeld voor financiële managers en controllers.
Het combineert uitgavendata en workflowinformatie zodat je in realtime kunt zien:
-
hoeveel je organisatie uitgeeft;
-
hoe declaraties door het goedkeuringsproces bewegen;
-
waar eventuele knelpunten ontstaan.
Pulse is alleen-lezen. Je kunt binnen de module geen declaraties aanmaken of wijzigen. Wel krijg je inzicht in de data en kun je herinneringen sturen naar medewerkers en goedkeurders wanneer actie nodig is.
Een periode en vergelijking kiezen
Met de periodefilter kun je kiezen uit vooraf gedefinieerde periodes:
-
Deze maand
-
Dit kwartaal
-
Laatste 6 maanden
-
Dit jaar
Elke periode kan worden vergeleken met:
-
de vorige periode, of
-
dezelfde periode vorig jaar.
De geselecteerde periode blijft actief wanneer je wisselt tussen de tabbladen Uitgaven en Workflow.
Data exporteren
Je kunt:
-
individuele widgets exporteren naar CSV;
-
het volledige dashboard exporteren naar PDF.
Tabblad Uitgaven: bedrijfsuitgaven realtime volgen
Het tabblad Uitgaven biedt een realtime overzicht van uitgaven per gebruiker, categorie, uitgave en uitgavetype.
Het dashboard combineert:
-
een gestapelde staafgrafiek;
-
KPI-kaarten;
-
ranglijsten;
-
een taartdiagram met uitgavetypen.
Grafiek met uitgaventrend
De grafiek toont uitgaven over de tijd met een vergelijkingslijn.
-
Opbouw van de balken (Elke balk bestaat uit twee delen):
-
Uitgegeven tot nu toe: Declaraties met de status: Definitief goedgekeurd, Gecontroleerd, Gesloten
-
In behandeling: Alle andere niet-afgewezen declaraties die nog niet definitief zijn goedgekeurd.
-
-
Detailniveau van de tijdsas:
-
Deze maand: één balk per dag
-
Dit kwartaal en langere periodes: één balk per maand
-
-
Vergelijkingslijn: De lijn toont dezelfde waarden uit de gekozen vergelijkingsperiode zodat je eenvoudig huidige uitgaven kunt vergelijken met eerdere resultaten.
KPI-kaarten: Uitgegeven tot nu toe, In behandeling en Verwacht einde periode
Pulse toont drie KPI's:
-
Uitgegeven tot nu toe: Het totaalbedrag van declaraties die binnen de geselecteerde periode de status:
-
Definitief goedgekeurd
-
Gesloten
-
-
In behandeling: Het totaalbedrag van declaraties die nog niet definitief zijn goedgekeurd.
Hieronder vallen:
-
open rapporten;
-
ingediende rapporten;
-
rapporten in afwachting van goedkeuring;
-
declaraties die nog niet aan een rapport zijn gekoppeld.
Voor deze KPI wordt geen vergelijking weergegeven.
-
-
Verwacht einde periode: Een prognose van de totale uitgaven aan het einde van de geselecteerde periode.
De berekening bestaat uit:
-
Uitgegeven tot nu toe
-
In behandeling
-
Een schatting van nog aan te maken declaraties
De schatting wordt berekend op basis van:
-
de gemiddelde dagelijkse uitgaven van de afgelopen 30 dagen;
-
vermenigvuldigd met het aantal resterende dagen.
De vergelijking toont het verschil met de daadwerkelijke totale uitgaven van de volledige vergelijkingsperiode.
-
Ranglijsten en verdeling per uitgavetype
De ranglijsten tonen:
-
Grootste uitgevers
-
Topcategorieën
-
Topuitgaven
Standaard worden de vijf belangrijkste resultaten getoond. Via Meer tonen kun je aanvullende resultaten bekijken.
Daarnaast toont een taartdiagram de verdeling van uitgaven over:
-
Declaraties met bon
-
Kilometervergoedingen
-
Dagvergoedingen
-
Vergoedingen
Tabblad Workflow: knelpunten in het declaratieproces vinden
Het tabblad Workflow geeft realtime inzicht in de status van het declaratieproces.
Het helpt antwoord te geven op twee belangrijke vragen:
-
Hoeveel declaraties zitten momenteel vast in het proces?
-
Waar bevinden zich de knelpunten?
Het dashboard combineert realtime gegevens met statistieken gebaseerd op de geselecteerde periode.
In behandeling: zien wat vastzit in de workflow (realtime)
Bovenaan het tabblad staat de sectie In behandeling.
Deze toont het totale bedrag dat op dat moment in de workflow vastzit, ongeacht de geselecteerde periode.
In behandeling =
Alle declaraties waarvan het rapport niet de status heeft:
-
Definitief goedgekeurd
-
Gesloten
plus
-
declaraties die nog niet aan een rapport zijn gekoppeld.
De gegevens worden realtime bijgewerkt.
|
Fase |
Definitie |
Actie |
|---|---|---|
|
Niet in een rapport
|
Declaraties die nog niet aan een rapport zijn toegevoegd.
|
Klik op Medewerkers herinneren om gebruikers te vragen deze aan een rapport toe te voegen. |
|
Klaar om in te dienen
|
Expenses in a report that has been created but not yet submitted |
Klik op Medewerkers herinneren om indiening te stimuleren. |
|
In afwachting van goedkeuring |
Expenses in a submitted report that are waiting for final approval |
Klik op Goedkeurders herinneren om goedkeurders te attenderen. |
Periodegebonden statistieken
Onder de realtime sectie toont Pulse statistieken gebaseerd op de geselecteerde periode.
-
Uitgaven gemaakt: Aantal aangemaakte declaraties binnen de periode.
-
Rapporten gemaakt: Aantal aangemaakte rapporten binnen de periode.
-
Rapporten goedgekeurd: Aantal rapporten dat definitief is goedgekeurd.
-
Gemiddelde indieningstijd: Gemiddeld aantal dagen tussen het aanmaken van een declaratie en het indienen ervan.
-
Gemiddelde goedkeuringstijd: average days from submission to final approval.
-
Buiten beleid: Een overzicht van declaraties die bedrijfsregels hebben geactiveerd:
-
Melding
-
Waarschuwing
-
Fout
-
Handmatige herinneringen sturen
Met Handmatige herinneringen kun je gericht opvolgen wanneer declaraties blijven liggen.
Deze functie is een aanvulling op de automatische dagelijkse herinneringen van Declaree.
Een handmatige herinnering versturen
-
Kies de fase.
Ga naar het tabblad Workflow en klik op 'Medewerkers herinneren' of 'Goedkeurders herinneren' in de relevante fase (Niet in een rapport, Klaar om in te dienen of In afwachting van goedkeuring).
-
Selecteer ontvangers.
Er wordt een venster geopend met per persoon het aantal declaraties of rapporten, het totaalbedrag en de leeftijd van het oudste item. Ontvangers zijn standaard niet geselecteerd. Selecteer individuele personen of gebruik 'Alles selecteren'. Een statusindicator toont "X dagen geleden herinnerd", zodat je kunt zien of iemand onlangs is gecontacteerd.
-
Versturen.
Klik op 'Herinneren'. Pulse gebruikt bestaande e-mailsjablonen en verstuurt zowel een e-mail als een pushmelding naar gebruikers van de mobiele app.
Gedrag van handmatige herinneringen
-
Onafhankelijk van automatische herinneringen. Handmatige herinneringen staan los van de automatische dagelijkse herinneringen. Een gebruiker kan beide op dezelfde dag ontvangen.
-
Overschrijft afmeldingen. Ook wanneer een gebruiker herinneringsmeldingen heeft uitgeschakeld, wordt een handmatige herinnering alsnog verstuurd.
-
Limiet van 24 uur. Om onbedoeld spammen te voorkomen, kan dezelfde persoon slechts één handmatige herinnering per 24 uur ontvangen.
Waarom Pulse gebruiken?
Met Pulse zijn handmatige exports en eindeloze opvolgingen niet langer nodig.
Je kunt:
-
uitgaven realtime volgen;
-
uitgaven aan het einde van de periode voorspellen;
-
belangrijkste kostenposten identificeren;
-
workflowknelpunten opsporen;
-
direct actie ondernemen met gerichte herinneringen.
Alles vanuit één overzichtelijk dashboard dat inzicht en controle biedt zonder onnodige complexiteit.
Veelgestelde vragen
Wat is Pulse binnen Declaree?
Pulse is een alleen-lezen dashboard voor financiële managers en controllers dat realtime uitgavendata en workflowinformatie combineert.
Kan ik declaraties aanmaken of wijzigen in Pulse?
Nee. Pulse is alleen-lezen. Declaraties worden elders binnen Declaree aangemaakt en gewijzigd.
Hoe berekent Pulse de prognose voor het einde van de periode?
De berekening combineert:
-
Uitgegeven tot nu toe
-
In behandeling
-
Een schatting van nog aan te maken declaraties
De schatting gebruikt de gemiddelde dagelijkse uitgaven van de afgelopen 30 dagen.
Wat valt onder "In behandeling"?
Alle declaraties die nog niet definitief zijn goedgekeurd, inclusief open en ingediende rapporten plus declaraties die nog niet aan een rapport gekoppeld zijn.
Hoe vind ik knelpunten in het goedkeuringsproces?
Open het tabblad Workflow. De sectie In behandeling toont per fase het bedrag, aantal items en de leeftijd van het oudste item.
Hoe herinner ik medewerkers aan niet-ingediende declaraties?
Klik in het tabblad Workflow op Medewerkers herinneren, selecteer de gewenste personen en klik op Herinneren.
Krijgen gebruikers dubbele herinneringen?
Dat kan. Handmatige herinneringen staan los van automatische herinneringen. Wel geldt een limiet van één handmatige herinnering per 24 uur.
Kan ik data exporteren vanuit Pulse?
Ja. Individuele widgets kunnen naar CSV worden geëxporteerd en het volledige dashboard naar PDF.