Een creditcarduitgave toevoegen

Je kunt creditcarduitgaven in Declaree beheren via de mobiele app of de webapplicatie.

De manier waarop je dit doet, hangt af van hoe de creditcardtransacties worden geïmporteerd: via statement uploads, automatische datafeeds of Mobilexpense Cards. Weet je niet zeker welke methode jouw organisatie gebruikt? Vraag het even na bij je financiële afdeling.

Import van credit card transacties

Statement uploads

Als je organisatie creditcardoverzichten handmatig uploadt (bijvoorbeeld één keer per maand), maakt Declaree automatisch rapporten aan zodra het overzicht is geïmporteerd. Je kunt je bonnetjes al toevoegen voordat het overzicht wordt geüpload: het systeem koppelt ze later automatisch aan de juiste transacties.

Voeg deze declaraties niet handmatig toe aan een rapport. Declaree maakt de rapporten automatisch aan en koppelt de juiste declaraties zodra het overzicht is verwerkt.

Automatische datafeeds

Als je organisatie een automatische datafeed gebruikt, worden transacties rechtstreeks vanuit de kaartaanbieder geïmporteerd. Afhankelijk van de aanbieder kan dit tot 48 uur duren na de transactiedatum. Zodra de transacties zichtbaar zijn in Declaree, kun je de bonnetjes toevoegen en de uitgaven direct opnemen in een rapport.

Mobilexpense Cards

Gebruik je een Mobilexpense Card? Dan worden transacties automatisch in real time gesynchroniseerd met Declaree. Je kunt het bonnetje meteen toevoegen en de uitgave direct aan een rapport koppelen.

Een creditcarduitgave aanmaken

Nog voordat de creditcardtransactie zichtbaar is in Declaree, kun je al een declaratie met het bonnetje aanmaken – dit kan via de mobiele app of de webapplicatie.

In de mobiele app

1. Tik op het +-icoontje rechtsonder in het scherm Declaraties.

2. Tik op Foto maken.

3. Maak een foto van je bon of kies er een uit je galerij.

4. Vul de verplichte velden in: bedrag, datum, valuta en btw.

5. Controleer de gegevens als OCR is ingeschakeld.

6. Selecteer de betaalmethode → kies de creditcard waarmee je hebt betaald.

7. (Optioneel) Zoek en selecteer een project door (een deel van) de naam of het nummer te typen.

Op de website

1. Klik op Nieuwe declaratie.

2. Selecteer bonnetje toevoegen – er opent een nieuw formulier.

3. Upload je bon:

   • Voeg een foto of PDF toe, of

   • Sleep het bestand rechtstreeks naar het uploadvak.

4. Vul de benodigde informatie in en klik op Opslaan.

5. Selecteer de betaalmethode die is gebruikt voor de transactie.

6. (Optioneel) Zoek en selecteer het juiste project.

Hoe declaraties worden gekoppeld?

Declaree koppelt automatisch declaraties aan transacties, zodat alles netjes op één plek terechtkomt.

Het systeem vergelijkt twee databronnen:

1. De handmatig aangemaakte declaratie (met bon).

2. De creditcardtransactie (geïmporteerd via een statement of datafeed).

Automatisch matchen

Wanneer een statement of feed wordt verwerkt, vergelijkt Declaree elke transactie met bestaande declaraties. Als bedrag, datum en kaart overeenkomen, worden ze automatisch gekoppeld. Je declaratie met bon vervangt dan de kale transactieregel uit het overzicht.

Bij statement uploads hoef je declaraties niet handmatig aan een rapport toe te voegen. Zodra het overzicht is geüpload, groepeert Declaree ze automatisch in rapporten.

Conceptdeclaraties

Wordt er geen overeenkomst gevonden? Dan maakt het systeem een conceptdeclaratie aan. Je kunt deze later aanvullen met het bonnetje en ontbrekende informatie.

Handmatig matchen (alleen via de website)

Soms lukt het koppelen niet automatisch, bijvoorbeeld door kleine verschillen in datum, bedrag of betaalmethode. In dat geval kun je de declaratie zelf koppelen:

1. Ga naar Rapporten → Rapportoverzicht.

2. Klik op Vervangen naast de transactie.

3. Kies de juiste declaratie uit de lijst met niet-gerapporteerde declaraties.

4. Klik op Kiezen om te bevestigen.

Rapport indienen

Zijn alle declaraties gekoppeld of afgerond? Dien dan het rapport in voor goedkeuring door je manager of de financiële afdeling.