Foutmeldingen Exact Online

Het kan voorkomen dat de export naar Exact Online mislukt. Bijvoorbeeld door het ontbreken van een crediteurnummer of grootboekrekeningnummer, of de in Declaree ingevoerde codes zijn niet bekend in de gekozen Exact Online administratie. Hieronder vind je een overzicht met voorkomende Exact Online foutmeldingen en hoe je deze kunt verhelpen.

[GLtransactions] Leverancier (type)

Uitleg: waarschijnlijk is de crediteur niet als leverancier aangemaakt / aangemerkt in EOL.

Oplossing: ga in Exact Online naar 'Relaties', daar vind je de betreffende medewerker. Vervolgens kun je kiezen voor 'Bewerken' en in het scherm algemeen 'Leverancier' aanvinken.

Account Verplicht : Code Verplicht: Naam Onderwerp [GLTransactions] Gegevens niet aangemaakt

Uitleg: het ingevulde crediteurnummer bij de relatie of het betaalmiddel is niet bekend in Exact Online.

Oplossing: voeg de crediteur toe in Exact Online, of verander de relatiecode van de medewerker of het betaalmiddel in Declaree naar een bestaand crediteurnummer.

Gegeven bestaat reeds [GLTransactions] gegevens niet aangemaakt

Uitleg: Kostenplaatsen en kostendragers dienen overeen te komen met de bekende gegevens in Exact Online.

Oplossing: Controleer of de kostenplaatsen (en eventueel kostendragers) ingevoerd in Declaree, ook voorzien zijn van de juiste codes zoals bekend in Exact Online.

Verplicht : vervaldatum Verplicht:Betalingsconditie

Uitleg: er is geen betalingsconditie ingesteld voor de crediteur.

Oplossing: ga in Exact Online via 'Inkoop' naar 'Leveranciers' en kies voor 'Onderhoud'.
- Klik op de crediteur van de medewerker
- Vervolgens kun je linksboven [bewerk] kiezen
- Scroll naar beneden en kies een betalingsconditie onder het kopje "crediteur" door op het vergrootglas te drukken en een betalingsconditie te kiezen.

Niet toegestaan: Wisselkoers

Uitleg: deze melding wordt weergegeven als vreemde valuta mogelijk zijn voor het dagboek dat is gekoppeld aan de boeking, maar voor dit dagboek niet de optie 'Variabele: Wisselkoers' is ingeschakeld.

Oplossing: Ga in Exact Online via Stamgegevens naar Financieel > Dagboeken. Ga naar het dagboek waar de declaraties vanuit Declaree worden gestuurd. Klik op het selectievakje naast wisselkoers en sla de wijziging op door op de knop Bewaren te klikken.

[GLTransactions] BTW code|

Uitleg: de BTW-codes die zijn ingesteld in Declaree komen niet overeen met de codes die bekend zijn in Exact Online.

Oplossing: Ga in Declaree naar Beheer > BTW en pas de codes aan naar een codes die overeenkomen met die in Exact Online (gebruik altijd de Exclusief codes).

Niet toegestaan - BTW code

Uitleg: het gekozen dagboek staat geen BTW-boeking toe.

Oplossing: Ga in Exact Online naar het betreffende dagboek en vink BTW aan in de instellingen van dat dagboek. Of kies een ander dagboek in de koppeling met Declaree via Beheer > Verbindingen.

Onderwerp [GLTransactions] Verplicht: Relatie / Topic [GLTransactions] Mandatory: Account

Uitleg: waarschijnlijk is het veld 'Relatiecode' niet voorzien van het crediteurennummer van de medewerker, waardoor deze niet mee gestuurd wordt in de export.

Oplossing: Zorg ervoor dat er in het veld 'Relatiecode' van een medewerker het crediteurnummer ingevuld is. Let op deze crediteur moet ook als leverancier zijn aangemerkt in Exact.

Onderwerp [GLTransactions] De boeking is niet in evenwicht op: 2017 / 1 (Type: Inkoopboeking) Verschil: EUR -7,98

Uitleg: Waarschijnlijk is BTW-code “inclusief” gebruikt i.p.v. “exclusief”.

Oplossing: Je dient de BTW-codes te controleren in EOL onder “Stamgegevens” > “BTW-codes.

Onderwerp Forbidden - User division is not within division scope

Exact - Koppeling met Exact is weg.
Ik heb de logs gecheckt en wij krijgen dit melding terug:
“Forbidden - User division is not within division scope.”
Om dit oplossen moet je in exact checken, of declaree toegang tot jouw administratie heeft.
1. Login in Exact Online
2. Klik links bovenin op de administratie naam en kies de correcte administratie
3. In het drop down menu van de administratie kies je “Import/Export”
4. Vervolgens klik je onder “Overige” op “Appmachtigingen”
5. Op de vervolgpagina vind je een lijst met de applicaties, tot welke administraties deze toegang heeft en de status. Belangrijk is dat de applicatie Declaree minimaal toegang heeft tot de betreffende administratie (mag ook ‘alle administraties’ zijn), en dat de status ‘actief’ is.
Wanneer bovenstaande is doorgevoerd dien je vervolgens in Declaree onder Configuratie > Verbindingen de verbinding naar Exact Online te verbreken en opnieuw te verbinden. Bij het maken van de verbinding log je in met dezelfde gebruiker als welke je net in Exact de machtiging hebt gegeven, en selecteer je de betreffende divisie.
Kun je deze stappen doorlopen en mij laten weten of het zo is gelukt de verbinding te maken? Mocht dit niet de oplossing bieden dan zou ik graag wat screenshots ontvangen van hoe de appmachtigingen in Exact zijn ingesteld.