Gebruikers tussen administraties verplaatsen in bulk

Moet je gebruikers van de ene administratie naar een andere verplaatsen? Deze handleiding legt uit hoe je dat efficiënt doet via bulk-upload en -download in Excel.

Dit proces is alleen mogelijk tussen gerelateerde administraties, bijvoorbeeld een hoofdadministratie en bijbehorende sub-administraties.
Probeer je gebruikers te verplaatsen tussen niet-gekoppelde omgevingen, neem dan contact op met support.

Overzicht van het proces

Gebruikers tussen administraties verplaatsen bestaat uit drie stappen:

1. Exporteer de gebruikersgegevens uit de bronadministratie en splits deze in twee bestanden

2. Importeer de geselecteerde gebruikers in de doeladministratie

3. Upload de overgebleven gebruikers opnieuw in de bronadministratie om de verplaatste accounts te verwijderen

🔍 Wil je slechts één gebruiker verplaatsen? Volg dan de handleiding: Gebruikers toegang geven tot of verwijderen uit meerdere administraties

Stap 1: Gebruikersgegevens voorbereiden in de bronadministratie

1. Open de bronadministratie en ga naar Instellingen → Gebruikers

2. Klik op Meer → Downloaden om de huidige gebruikerslijst te exporteren in Excel-formaat

3. Open het gedownloade Excel-bestand

4. Maak een nieuw Excel-bestand aan:

   • Knip (Ctrl+X) de rijen van de gebruikers die je wilt verplaatsen

   • Plak (Ctrl+V) deze in het nieuwe bestand

   • Zorg dat je de kolomkoppen meeneemt

5. Sla beide bestanden op met duidelijke namen (bijv. Overgebleven_Gebruikers.xlsx en Verplaatste_Gebruikers.xlsx)

💡 Tip: Maak altijd een back-up van de originele export voordat je iets wijzigt.

Stap 2: Gebruikers uploaden naar de doeladministratie

1. Schakel over naar de doeladministratie via het dropdownmenu rechtsboven

2. Ga naar Instellingen → Gebruikers

3. Klik op Meer → Uploaden

4. Selecteer het bestand met de gebruikers die je wilt verplaatsen

5. Zorg dat de volgende opties geselecteerd zijn:

   • ✅ Excel-bestand bevat kolomkoppen

   • ✅ Gegevens toevoegen aan het systeem

6. Klik op Opslaan om de gebruikers te importeren

🛠 De gebruikers worden nu toegevoegd aan de nieuwe administratie met behoud van hun bestaande inloggegevens.

Stap 3: De bronadministratie bijwerken

Nu de verplaatste gebruikers zijn toegevoegd aan de nieuwe administratie, is het tijd om de originele lijst op te schonen.

1. Schakel terug naar de bronadministratie

2. Ga naar Instellingen → Gebruikers

3. Klik op Meer → Uploaden

4. Selecteer het Excel-bestand dat alleen de overgebleven gebruikers bevat

5. Zorg dat de volgende instellingen juist staan:

   • ✅ Excel-bestand bevat kolomkoppen

   • ❌ Gegevens toevoegen aan het systeem (deze optie moet uitgevinkt zijn)

6. Klik op Opslaan om de vorige lijst te overschrijven

⚠️ Als je “Gegevens toevoegen aan het systeem” uitvinkt, blijven alleen de gebruikers in het bestand actief. Gebruikers die niet in het bestand staan, worden gedeactiveerd of verwijderd uit de bronadministratie.

Wat gebeurt er daarna?

• ✅ De verplaatste gebruikers verschijnen nu in de nieuwe administratie

• ✅ Ze behouden hun bestaande inloggegevens en kunnen de nieuwe omgeving direct gebruiken

• ❌ Ze verschijnen niet meer in de oorspronkelijke administratie