Gebruikers in bulk verplaatsen tussen administraties

Deze handleiding legt uit hoe je gebruikers efficiënt tussen verschillende administraties binnen Declaree kunt verplaatsen met behulp van bulkbewerkingen. Het proces bestaat uit drie hoofdstappen:

1. Gebruikersgegevens ophalen: Download de huidige gebruikersgegevens van een administratie (de bron) en verdeel de gebruikers over twee afzonderlijke Excel-bestanden.

2. Gebruikers overdragen: Importeer het Excel-bestand met de te verplaatsen gebruikers in de nieuwe administratie (het doel).

3. Bronadministratie bijwerken: Importeer de overgebleven gebruikers opnieuw in de bronadministratie. Deze stap dient om de gebruikers die naar de doeladministratie zijn overgebracht, te verwijderen.

Instructies voor het verplaatsen van individuele gebruikers tussen administraties vind je hier:
Bestaande gebruikers toevoegen aan andere administraties

Het verplaatsen van gebruikers is alleen mogelijk als administraties met elkaar verbonden zijn (bijv. sub-administraties en hun bovenliggende administraties). Als je gebruikers tussen niet-verwante administraties wilt verplaatsen, neem dan contact op met support.

Stap 1: Gebruikersgegevens voorbereiden in de bronadministratie

1. Navigeer naar gebruikersinstellingen: Als beheerder, open de bronadministratie en klik op "Configuratie". Je komt op de pagina "Gebruikers".

2. Download gebruikersgegevens:

   • Klik op "Meer", kies vervolgens "Download" om de huidige gebruikersgegevens in Excel-formaat te krijgen.

   • Open het gedownloade Excel-bestand met de gebruikersgegevens.

3. Bereid een nieuw Excel-bestand voor overdracht voor:

   • Open een nieuw Excel-bestand.

   • Knip (Ctrl+X) de rijen van gebruikers die je wilt verplaatsen uit het gedownloade bestand en plak (Ctrl+V) ze in het nieuwe bestand.

   • Zorg ervoor dat je de kolomkoppen/headers meeneemt!

   • Sla beide Excel-bestanden op na bewerking.

   • Tip: geef beide bestanden duidelijk te onderscheiden bestandsnamen.

Stap 2: Gegevens uploaden naar de doeladministratie

1. Schakel over naar de doeladministratie: Klik op de naam van de administratie in de rechterbovenhoek en navigeer naar de doeladministratie.

2. Navigeer naar gebruikersinstellingen: Klik op "Configuratie". Je komt op de pagina "Gebruikers".

3. Upload nieuwe gebruikers:

   • Klik op "Meer" en selecteer "Upload".

   • Klik op "Bladeren" en selecteer het nieuwe Excel-bestand met de te verplaatsen gebruikers.

   • Zorg ervoor dat "Excel-bestand bevat koptitels" aangevinkt blijft (standaardinstelling).

   • Zorg er ook voor dat "Alleen nieuwe gegevens toevoegen of bewerken. Vink uit om ook ontbrekende data automatisch te verwijderen of uit te zetten." aangevinkt blijft (standaardinstelling).

   • Klik op "Opslaan" om de upload te voltooien.

Stap 3: Bronadministratie bijwerken

1. Keer terug naar de bronadministratie

2. Navigeer naar gebruikersinstellingen: Klik op "Configuratie". Je komt op de pagina "Gebruikers".

3. Upload de overgebleven gebruikers:

   • Klik op "Meer" en kies "Upload".

   • Klik op "Bladeren" en selecteer het gedownloade Excel-bestand dat nu de overgebleven gebruikers bevat (degenen die niet verplaatst zijn).

   • Zorg ervoor dat "Excel-bestand bevat koppen" aangevinkt is.

   • Vink "Alleen nieuwe gegevens toevoegen of bewerken. Vink uit om ook ontbrekende data automatisch te verwijderen of uit te zetten." uit.

   • Klik op "Opslaan" om de gebruikersgegevens in de bronadministratie bij te werken.

Zodra de beschreven stappen zijn voltooid, zijn gebruikers succesvol verplaatst naar hun respectievelijke administraties. Belangrijk is dat de accountinstellingen ongewijzigd blijven; gebruikers kunnen zonder onderbreking blijven inloggen met hun bestaande inloggegevens.