Externe bedrijfskaarten in Declaree (Bring Your Own Card - BYOC)

Declaree stelt bedrijven in staat om uitgaven te beheren die zijn betaald met externe zakelijke creditcards. Deze aanpak wordt vaak Bring Your Own Card (BYOC) genoemd.

Met BYOC blijven werknemers de bestaande zakelijke kaarten van het bedrijf gebruiken, terwijl Declaree automatisch kaarttransacties importeert en koppelt aan onkostendeclaraties.

Dit stelt financiële teams in staat om onkostenregistratie, bonnetjesverzameling en goedkeuringen op één plek te centraliseren.

Hoe externe zakelijke kaarten werken in Declaree

Wanneer werknemers betalen met een zakelijke kaart, wordt de transactie geïmporteerd in Declaree. De werknemer maakt de onkosten vervolgens compleet door het bonnetje en eventuele vereiste informatie toe te voegen.

Zodra de onkosten zijn ingediend, volgt deze de gebruikelijke goedkeuringsworkflow voor onkosten van het bedrijf.

Dit proces helpt ervoor te zorgen dat:

• Alle kaartuitgaven worden gedocumenteerd met bonnetjes

• Uitgaven worden correct gecategoriseerd

• Financiële teams hebben een duidelijk overzicht van de bedrijfsuitgaven

Manieren om zakelijke kaarten te koppelen

Er zijn twee manieren om externe zakelijke kaarttransacties in Declaree te brengen.

1. Bankdatastromen

Transacties kunnen automatisch worden geïmporteerd via een bankdatastroom.

Met deze instelling:

• Worden transacties regelmatig geïmporteerd van de kaartaanbieder

• Kunnen werknemers onkosten afronden kort nadat de transactie verschijnt

• Ontvangen financiële teams een continue stroom van kaartgegevens

Deze optie biedt de meest geautomatiseerde ervaring.

Zie hier voor meer details: https://declaree-kb.mobilexpense.com/nederlands-nl/working-version/creditcarduitgaven-automatisch-importeren-met-een-

2. Uploaden van creditcardafschriften

Als een datastroom niet beschikbaar is, kunnen bedrijven creditcardafschriften uploaden.

Dit gebeurt meestal met een maandelijks afschrift dat door de kaartuitgever wordt verstrekt.

Na het uploaden van het afschrift:

• Worden kaarttransacties geïmporteerd in Declaree

• Koppelen werknemers bonnetjes aan de transacties

• Kunnen onkosten worden ingediend en goedgekeurd

Zie hier voor meer details: https://declaree-kb.mobilexpense.com/nederlands-nl/working-version/importeren-van-credit-card-statements-pdf-upload

Mobilexpense Cards versus Externe Zakelijke Kaarten

Declaree ondersteunt twee typen zakelijke kaartconfiguraties.

Mobilexpense Cards bieden een volledig geïntegreerde uitgavenbeheerervaring, terwijl BYOC bedrijven in staat stelt om hun bestaande zakelijke kaarten te behouden en toch uitgaven te beheren in Declaree.