Instructies voor Mobilexpense-kaarten
Zodra je Pliant hebt gekoppeld aan Declaree, kun je Mobilexpense-kaarten gaan gebruiken. Deze handleiding begeleidt je door het volledige proces, van het aanvragen van een kaart tot het beheren van transacties.
1. Kaarten aanvragen via Declaree
1.1 Juiste manier om kaarten aan te vragen
Gebruikers moeten zelf hun Mobilexpense-kaart aanvragen via de web- of mobiele app van Declaree. Dit is belangrijk, omdat:
Gebruikers tijdens de aanvraag persoonlijke gegevens moeten invullen, zoals hun mobiele nummer.
Handmatig kaarten aanmaken in Pliant niet wordt ondersteund en technische problemen kan veroorzaken, zoals dat de kaart niet zichtbaar is in Declaree als betaalmethode.
Zodra een gebruiker een aanvraag indient, wordt er automatisch een account voor hen aangemaakt in Pliant (als dat nog niet bestond). Er is vooraf geen handmatige setup nodig.
Belangrijk: Gebruikers moeten altijd zelf hun kaart aanvragen. Beheerders kunnen dit niet namens hen doen, ook niet via de impersonatiefunctie.
1.2 Beschikbare kaarttypes
Gebruikers kunnen kiezen uit de volgende kaarttypes:
Virtuele kaarten – Kunnen direct worden gebruikt voor online betalingen zodra ze goedgekeurd zijn binnen de Pliant-organisatie.
Eenmalige virtuele kaarten – Werken voor één online transactie en kunnen niet worden opgeslagen in een e-wallet.
Fysieke kaarten – Worden per post verzonden, meestal binnen 1–2 weken na goedkeuring in Pliant.
Let op: We kunnen niet garanderen dat fysieke kaarten altijd binnen 2 weken arriveren. De bezorgtijd is afhankelijk van de lokale postdiensten en buiten onze controle.
1.3 Multi-factor authenticatie (MFA)
Voordat een gebruiker een kaart kan aanvragen, moet multi-factor authenticatie geactiveerd zijn in Declaree. MFA kan niet worden gedeactiveerd zolang er een actieve Mobilexpense-kaart gekoppeld is aan het account.
2. Goedkeuring van kaartaanvraag
Zodra een gebruiker een aanvraag indient:
Wordt deze direct naar de Pliant-beheerder gestuurd ter goedkeuring.
De aanvraag is niet zichtbaar in Declaree.
Na goedkeuring of afwijzing in Pliant wordt de status automatisch bijgewerkt in Declaree.
3. Bestaande kaarten beheren in Declaree
3.1 Wat gebruikers kunnen doen in Declaree:
In de Mobilexpense-kaartentool binnen Declaree kunnen gebruikers:
Een limietwijziging aanvragen – Deze aanvraag wordt doorgestuurd naar de Pliant-beheerder.
De kaartnaam aanpassen – Dit wijzigt de naam in Declaree én in de instellingen van de betaalmethode.
Een kaart blokkeren – De kaart tijdelijk uitschakelen.
Een kaart beëindigen – De kaart permanent uitschakelen. Deze actie is onomkeerbaar.
3.2 Wat beheerders kunnen doen in Pliant:
Kaartlimieten aanpassen – Deze wijzigingen worden automatisch doorgevoerd in Declaree.
Kaarten beëindigen (indien nodig) – In principe moeten gebruikers hun eigen kaart beëindigen via Declaree. Als dat niet mogelijk is, kan de beheerder de kaart uitschakelen in Pliant.
4. Transacties verwerken in Declaree
Wanneer een gebruiker een betaling doet met zijn Mobilexpense-kaart, is de transactie automatisch en vrijwel direct zichtbaar in Declaree, meestal binnen enkele seconden. Handmatig uploaden of synchroniseren is niet nodig.
Pushnotificatie: De gebruiker ontvangt direct een melding in de Declaree-app zodra de transactie is geregistreerd.
Direct zichtbaar: De transactie verschijnt meteen in het overzicht van de gebruiker en is klaar voor verdere verwerking.
Bon en details toevoegen: De gebruiker kan de transactie openen, een foto of PDF van de bon toevoegen en extra informatie invullen, zoals de onkostencategorie of het project.
Minimale handmatige invoer: Omdat de transactiegegevens al zijn ingevuld, hoeft de gebruiker alleen nog ontbrekende info aan te vullen.
5. Tot slot
Vraag kaarten altijd via Declaree aan – niet direct in Pliant.
Zorg dat MFA is ingeschakeld voordat je een kaart aanvraagt.
Houd bij fysieke kaarten rekening met mogelijke vertragingen bij de post.