Dit artikel is bedoeld voor Declaree-admins en kaartbeheerders die bedrijfskaarten beheren. Ben je een medewerker/kaarthouder? Zie dan Een Mobilexpense-kaart gebruiken (kaarthouder).
Kaartbeheerders kunnen kaarten uitgeven, aanvragen beoordelen, limieten aanpassen en de volledige levenscyclus van kaarten beheren die door medewerkers worden gebruikt.
Voor je begint
-
Controleer of Pliant is gekoppeld aan de juiste Declaree-omgeving. Zie: Pliant koppelen aan Declaree.
-
Controleer of je de juiste rechten hebt in Declaree om kaartbeheer te openen.
Wie kan bedrijfskaarten beheren? Kaartbeheer in Declaree vereist de rol Admin of Card Manager. Admins hebben altijd volledige rechten voor kaartbeheer. De rol Card Manager kan aan elke gebruiker worden toegekend, ongeacht adminstatus. Hiermee kan iemand bedrijfskaarten beheren zonder bredere adminrechten. Zie je de Cards-module of kaartacties niet? Neem dan contact op met je admin om te controleren of je rol correct is ingesteld.
Hoe geef ik een nieuwe Mobilexpense-kaart uit?
-
Open in Declaree Kaarten.
-
Klik op Nieuwe kaart uitgeven.
-
Selecteer de kaarthouder (medewerker) en kies het kaarttype (virtueel / eenmalig / fysiek).
-
Als het telefoonnummer van de kaarthouder ontbreekt in de instellingen, wordt gevraagd dit hier in te voeren. Dit is nodig om de kaart te activeren en te gebruiken.
-
Geef de kaart een naam en doel, zodat je deze later eenvoudig kunt terugvinden en volgen.
-
Stel de initiële bestedings- en transactielimieten en de geldigheidsperiode van de kaart in (dit kan later worden aangepast).
-
Bevestig.
Resultaat: De kaart wordt beschikbaar voor de medewerker. Wanneer de kaart wordt gebruikt, worden transacties automatisch gesynchroniseerd naar Declaree.
Hoe blokkeer of deblokkeer ik een kaart?
Gebruik dit als een kaart tijdelijk kwijt is, vermoedelijk wordt misbruikt, of wanneer een medewerker tijdelijk afwezig is.
-
Ga naar Kaarten en open de betreffende kaart.
-
Selecteer de kaart en klik op Bevriezen.
-
Klik op Ontdooien om de kaart opnieuw te activeren.
Hoe wijzig ik de bestedingslimiet van een kaart?
-
Ga naar Kaarten en selecteer de kaart.
-
Klik op Limiet wijzigen.
-
Pas de bedragen aan en bevestig.
Welke acties in de kaartlevenscyclus kunnen kaartbeheerders uitvoeren?
Afhankelijk van de configuratie kunnen kaartbeheerders ook:
-
De kaartnaam wijzigen
-
Een kaart beëindigen
Hoe beoordeel ik aanvragen voor nieuwe Mobilexpense-kaarten?
Medewerkers kunnen rechtstreeks vanuit Declaree een nieuwe Mobilexpense-kaart aanvragen.
Wanneer een aanvraag wordt ingediend:
-
De aanvraag wordt verzonden naar alle kaartbeheerders.
-
Een kaartbeheerder beoordeelt de aanvraag.
-
De aanvraag kan worden goedgekeurd of afgewezen.
Bij goedkeuring:
-
De kaart wordt automatisch aangemaakt via de kaartprovider.
-
De medewerker ontvangt een bevestiging.
-
De kaart verschijnt in Declaree.
Bij afwijzing:
-
De medewerker ontvangt een melding dat de aanvraag is afgewezen.
Gebruikers kunnen de status van hun aanvraag rechtstreeks in Declaree volgen.
Hoe beoordeel ik aanvragen voor limietwijzigingen?
Kaarthouders kunnen een wijziging van hun kaartlimiet aanvragen.
Dit proces werkt vergelijkbaar met kaartaanvragen:
-
De kaarthouder dient een aanvraag voor een limietwijziging in.
-
De aanvraag wordt doorgestuurd naar de kaartbeheerders.
-
De admin kan de aanvraag goedkeuren of afwijzen.
Bij goedkeuring:
-
De kaartlimiet wordt automatisch bijgewerkt.
-
De nieuwe limiet is direct actief.
Bij afwijzing:
-
De kaarthouder ontvangt een melding dat de aanvraag is afgewezen.
Welke e-mailnotificaties ontvangen kaartbeheerders en gebruikers?
Kaartbeheerders en kaarthouders kunnen e-mailnotificaties ontvangen over kaartactiviteiten. Zowel gebruikers als kaartbeheerders kunnen deze notificaties in- of uitschakelen via hun notificatie-instellingen.
Deze notificaties omvatten onder andere:
|
Notification preference |
What it includes |
|---|---|
|
Aanvragen en goedkeuringen |
|
|
Statuswijzigingen |
|
|
Bestedingslimieten en controles |
|
Welke acties worden in Pliant beheerd in plaats van in Declaree?
Hoewel de meeste kaarthouderacties beschikbaar zijn in Declaree, worden sommige administratieve functies nog steeds beheerd in de Pliant-interface.
Voorbeelden hiervan zijn:
-
Het financieren of opwaarderen van het kaartaccount
-
Het aanmaken van kaartaccounts of budgetten
-
Het instellen van merchant- of bestedingsrestricties
Deze acties moeten momenteel rechtstreeks in Pliant worden uitgevoerd.
Veelvoorkomende adminproblemen (en hoe je deze oplost)
Ik zie de module Kaarten niet
-
Controleer of de Pliant-koppeling correct is voltooid en of je bent ingelogd in de juiste Declaree-omgeving.
-
Controleer of je rol beschikt over rechten voor kaartbeheer.
Kaarttransacties verschijnen niet
-
Bij Mobilexpense-kaarten verschijnen transacties doorgaans vrijwel direct in Declaree (meestal binnen enkele seconden).
-
Verschijnen transacties niet? Verzamel dan de volgende gegevens en neem contact op met Support:
-
Naam van de kaarthouder
-
Tijdstip van de transactie
-
Bedrag van de transactie
-
Merchant
-
Bekende beperkingen van de rol Card Manager
-
De rol Card Manager is niet organisatiegebonden. Deze rol geldt op gebruikersniveau voor alle organisaties waartoe een gebruiker behoort. Het is niet mogelijk om Card Manager-rechten toe te kennen voor één organisatie en niet voor een andere. Dit gedrag is gelijk aan dat van de Admin-rol.
-
Het toekennen van de rol gebeurt niet automatisch. Als iemand in Pliant de rol Owner krijgt, moet een Admin deze gebruiker handmatig de Card Manager-rol toekennen in Declaree.
-
Het verwijderen van de rol gebeurt niet automatisch. Als de Owner-rechten van een gebruiker in Pliant worden ingetrokken, blijft de Card Manager-rol in Declaree actief totdat een Admin deze handmatig verwijdert.