Mit automatisierten Exporten über sFTP kann Declaree Ihre Daten in festgelegten Abständen direkt auf ein FTP-Konto übertragen. So sparen Sie Zeit und stellen sicher, dass Ihre Exporte stets konsistent erfolgen.
So funktionieren automatisierte Exporte über SFTP
-
Berichte mit passenden Kriterien werden automatisch in den Export aufgenommen.
-
Sie legen fest, welche Berichte (Status) exportiert werden (z. B. Genehmigt).
-
Die Dateien werden zeitgesteuert an Ihr FTP-Konto übermittelt.
-
Optional können Berichte nach dem Export automatisch als Geschlossen markiert werden, damit sie nicht erneut exportiert werden.
⚠️ Wichtig: Geschlossene Berichte können weder von Benutzern noch von Administratoren geändert werden. So bleibt Ihr Export verlässlich und konsistent.
Planung und Einstellungen
Die Planung macht Exporte einfach – Sie müssen sie nicht mehr manuell starten. Sobald Ihr FTP-Konto eingerichtet ist, können Sie im Exportformat folgende Optionen festlegen:
Im Auftrag von
Wählen Sie den Benutzer aus, in dessen Namen die Berichte exportiert und/oder abgeschlossen werden. Dieser Benutzer erscheint im Prüfprotokoll des Berichts und erhält die Bestätigungs-E-Mails zum Export.
Status
Bestimmen Sie, welcher Berichtsstatus berücksichtigt werden sollen (z. B. nur Genehmigt).
Frequenz
Legen Sie fest, wie oft der Export automatisch laufen soll.
-
Standard: Manuell – es werden keine automatischen Exporte ausgeführt.
Bericht nach dem Export schließen
Ändert den Berichtstatus nach dem Export automatisch auf Geschlossen.
Export per E-Mail bestätigen
Sendet eine Benachrichtigung an den „Im Namen von“-Benutzer, die über Erfolg oder Fehler des Exports informiert.
Export überspringen, wenn keine Berichte vorhanden sind
Wenn aktiviert, wird keine Datei erzeugt, falls keine Berichte die Kriterien erfüllen. Manche Systeme erwarten in diesem Fall keine Datei, andere benötigen eine leere Datei.
PDF-Dateien exportieren
Erstellt zusätzlich zu den Datenexporten eine PDF-Datei pro Bericht.
-
Die PDFs werden im festgelegten PDF-Ordner abgelegt.
-
Der Dateiname enthält immer die Berichts-ID (z. B. 893123.pdf).
Nur ein Bericht pro Export
Erstellt eine separate Datei pro Bericht. Achten Sie darauf, ein Dateinamensformat zu wählen, das eindeutige Namen erzeugt – sonst können Dateien überschrieben werden.
Exportordner & PDF-Ordner
Bestimmen Sie die Ordner, in denen Datenexport- und PDF-Dateien gespeichert werden.