Geschäftsregeln helfen Ihnen, zusätzliche Bedingungen für die Erfassung von Spesen zu definieren. Sie stellen sicher, dass Unternehmensrichtlinien eingehalten werden, und reduzieren Fehler in der Abrechnung.
Arten von Geschäftsregeln
Fehler (rot): Ein Bericht mit diesen Spesen kann nicht eingereicht werden.
Warnung (gelb): Der Bericht kann eingereicht werden, aber die Person erhält eine Warnmeldung.
Hinweis (blau): Der Bericht kann eingereicht werden, zusätzlich wird eine Erinnerung oder Information angezeigt.
Wann verwende ich welche Regel?
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Fehler: Für harte Beschränkugen – zum Beispiel ein Maximalbetrag pro Ausgabe, pro Kategorie oder pro Bericht.
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Warnung: Wenn Sie Mitarbeitende auf mögliche Fehler hinweisen, die Einreichung aber weiterhin erlauben möchten.
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Hinweis: Für Erinnerungen oder zusätzliche Hinweise, die das Erfassen von Spesen unterstützen.
Geschäftsregeln konfigurieren
Geschäftsregeln basieren auf Skripten, die Eigenschaften einer Ausgabe oder eines Berichts prüfen.
Beim Erstellen einer Regel beachten Sie bitte:
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Erklärungsfeld: Formulieren Sie die Meldung, die den Mitarbeitenden angezeigt wird. Schreiben Sie klar und verständlich, damit sofort erkennbar ist, was falsch ist und ob es korrigiert werden kann.
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Typ: Wählen Sie, ob die Regel Fehler, Warnung oder Mitteilung (Hinweis) sein soll.
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Gruppe: Legen Sie fest, ob die Regel für alle gilt oder nur für bestimmte Benutzergruppen.
Beispiele für Geschäftsregeln
Kategoriebezogene Regeln
bill.value > 25 && bill.category.code == '4021'
→ Diese Regel wird ausgelöst, wenn eine Ausgabe höher als 25 € ist und in die Kategorie mit dem Sachkonto 4021 fällt.
bill.value < 25 && bill.category.code == '4021'
→ Diese Variante greift, wenn die Ausgabe unter 25 € liegt und ebenfalls zur Kategorie (Sachkonto) 4021 gehört.
Mehrere Kategorien
bill.value > 100 && bill.category.code in ['100', '200', '700']
→ Wird ausgelöst, wenn eine Ausgabe über 100 € liegt und in eine der Kategorien 100, 200 oder 700 fällt.
Maximalbetrag pro Zeitraum
bill.category.code == '135' && DAYAMOUNT(bill.getCategory()) > 62.50
→ Prüft, ob die Tagesausgaben in Kategorie 135 den Betrag von 62,50 € überschreiten.
Weitere Funktionen:
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DAYAMOUNT = Tagesgesamtbetrag
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MONTHAMOUNT = Monatsgesamtbetrag
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YEARAMOUNT = Jahresgesamtbetrag
Regeln mit Zusatzfeldern
bill && bill.getFieldData('costcenter-2') && ISATTRIBUTE(bill.report.bills, "getFieldData('costcenter-2')", '!=', bill.getFieldData('costcenter-2'))
→ Diese Regel stellt sicher, dass alle Ausgaben in einem Bericht denselben Wert im Zusatzfeld costcenter-2 haben. Falls nicht, wird die Regel ausgelöst.
Alter einer Ausgabe
DATEDIFF(bill.expenseDate, 'now', '%r%a') > 180
→ Blockiert Ausgaben, die älter als 180 Tage sind. Praktisch, wenn Spesen innerhalb einer bestimmten Frist eingereicht werden müssen.
Felder zur Identifizierung von Kategorien oder Projekten
Beim Prüfen von Kategorien oder Projekten in Regeln stehen Ihnen verschiedene Felder zur Verfügung:
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Sachkonto (empfohlen): Am zuverlässigsten, da Sachkontos stabil sind. Wenn ein Code mehrfach verwendet wird, können Sie auf Code2, Code3 oder Code4 ausweichen.
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Code 2–4: Häufig ungenutzt für interne Zwecke (z. B. Payroll- oder Ledger-Codes), daher gut geeignet für eigene Referenzen.
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Name (nicht empfohlen): Weniger stabil, da Namen sich ändern oder leicht falsch geschrieben werden können.
Brauchen Sie Unterstützung?
Geschäftsregel-Skripte sind flexibel und lassen sich individuell an Ihre Unternehmensrichtlinien anpassen.
Wenn Sie Hilfe beim Einrichten oder Testen benötigen, wenden Sie sich gerne an unser Support-Team.