Externe Firmenkarten in Declaree (Bring Your Own Card – BYOC)

Declaree ermöglicht es Unternehmen, Ausgaben zu verwalten, die mit externen Firmenkreditkarten bezahlt werden. Dieser Ansatz wird häufig als Bring Your Own Card (BYOC) bezeichnet.

Mit BYOC nutzen Mitarbeitende weiterhin die bestehenden Firmenkarten des Unternehmens, während Declaree die Kartentransaktionen automatisch importiert und mit Spesenabrechnungen verknüpft.

So können Finanzteams Ausgabenverfolgung, Belegerfassung und Genehmigungen zentral in einer Plattform abwickeln.

So funktionieren externe Firmenkarten in Declaree

Wenn Mitarbeitende mit einer externen Firmenkarte bezahlen, wird die Transaktion in Declaree importiert. Anschließend vervollständigt der Mitarbeitende die Ausgabe, indem er den Beleg hinzufügt und die erforderlichen Informationen ergänzt.

Nach dem Einreichen durchläuft die Ausgabe den standardmäßigen Genehmigungsprozess des Unternehmens.

Dieser Prozess stellt sicher, dass:

• alle Kartenausgaben mit Belegen dokumentiert sind,

• Ausgaben korrekt kategorisiert werden und

• Finanzteams eine klare Übersicht über die Unternehmensausgaben haben.

Möglichkeiten zur Anbindung externer Firmenkarten

Es gibt zwei Wege, um externe Firmenkartentransaktionen in Declaree zu übernehmen.

1. Bank‑Datenfeeds

Transaktionen können automatisch über einen Bank‑Datenfeed importiert werden.

Mit dieser Einrichtung:

• werden Transaktionen regelmäßig vom Kartenanbieter importiert,

• können Mitarbeitende Ausgaben kurz nach Erscheinen der Transaktion abschließen,

• erhalten Finanzteams einen kontinuierlichen Datenfluss.

Dies ist die am stärksten automatisierte Option.

→ Weitere Informationen: Kreditkarten-Data-Feed für Import von Kreditkartentransaktionen

2. Upload von Kreditkartenabrechnungen

Wenn kein Daten‑Feed verfügbar ist, können Unternehmen Kreditkartenabrechnungen manuell hochladen.

In der Regel wird hierfür eine monatliche Abrechnung des Kartenanbieters verwendet.

Nach dem Upload:

• werden die Kartentransaktionen in Declaree importiert,

• ordnen Mitarbeitende die Belege den Transaktionen zu,

• können Ausgaben eingereicht und genehmigt werden.

→ Weitere Informationen: Import von Kreditkartenabrechnungen (PDF‑Upload)

Mobilexpense Karten vs. externe Firmenkarten

Declaree unterstützt zwei unterschiedliche Firmenkarten‑Setups.

Mobilexpense Karten bieten ein vollständig integriertes Spend‑Management, während BYOC es Unternehmen ermöglicht, bestehende Firmenkarten beizubehalten und dennoch alle Ausgaben zentral in Declaree zu verwalten.