Benutzergruppen
Gruppen können verwendet werden, um Benutzer zu organisieren, die unterschiedlichen Regeln, Workflows oder Genehmigungsstrukturen folgen. Zum Beispiel benötigen einige Mitarbeitergruppen möglicherweise Zugriff auf bestimmte Kategorien oder Kostenstellen oder haben unterschiedliche Einreichungs- und Genehmigungsprozesse.
Durch die Verwendung von Gruppen können Sie diese Unterschiede effizient und konsistent in Ihrer Umgebung verwalten.
Erstellen einer neuen Gruppe
Gehen Sie zu Konfiguration → Benutzer.
Klicken Sie auf Mehr → Gruppen.
Klicken Sie auf Hinzufügen, um eine neue Gruppe zu erstellen.
Geben Sie der Gruppe einen klaren Namen, damit sie später leicht zu erkennen ist.
Bearbeiten oder Erstellen mehrerer Gruppen über Excel
Um mehrere Gruppen gleichzeitig zu bearbeiten oder hinzuzufügen, können Sie die aktuelle Liste exportieren, Änderungen vornehmen und die Datei erneut hochladen:
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Laden Sie die Gruppenliste aus dem Bereich Gruppen herunter.
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Aktualisieren Sie die Excel-Datei mit Ihren Änderungen.
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Laden Sie die aktualisierte Datei hoch.
⚠️ Wichtig: Ändern, entfernen, hinzufügen oder benennen Sie keine Spalten in der Datei um. Die Struktur muss exakt gleich bleiben, damit der Upload funktioniert.
Zuweisen von Rollen zu Gruppen
Wenn Sie einer Gruppe eine Rolle zuweisen (z. B. Manager oder Buchhalter), erhalten alle Benutzer in dieser Gruppe die entsprechenden Rechte. Das ist nützlich, wenn mehrere Benutzer dieselben Berechtigungen haben sollen.
Benutzer zu einer Gruppe hinzufügen
So weisen Sie einem Benutzer manuell eine Gruppe zu:
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Gehen Sie zu Konfiguration → Benutzer.
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Wählen Sie den Benutzer aus.
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Klicken Sie auf Berechtigungen.
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Wählen Sie im Feld Benutzergruppen die entsprechende(n) Gruppe(n) aus.
Benutzer können mehreren Gruppen gleichzeitig zugewiesen werden.
Zuweisen von Gruppen über den Benutzer-Upload
Sie können Benutzer auch über die Excel-Datei Benutzer-Upload Gruppen zuweisen:
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Gehen Sie zu Konfiguration → Benutzer → Mehr → Herunterladen
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Tragen Sie in der Spalte Gruppen die entsprechenden Gruppennamen ein.
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Wenn ein Benutzer mehreren Gruppen angehört, trennen Sie die Namen mit einem Semikolon (z. B. Finanzen;Deutschland).
⚠️ Wie beim Gruppen-Upload gilt auch hier: Ändern Sie die Struktur der Excel-Datei nicht.
Verwendung von Gruppen für Kategorien und Kostenstellen
Sobald Sie Gruppen erstellt und Benutzer zugewiesen haben, können Sie Kategorien oder Kostenstellen nur bestimmten Gruppen verfügbar machen.
Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:
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Bearbeiten Sie eine Kategorie oder Kostenstelle direkt und wählen Sie die gewünschten Gruppen aus.
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Verwenden Sie den Excel-Export/-Import, um mehrere Elemente gleichzeitig zu aktualisieren.
⚠️ Auch hier gilt: Ändern Sie beim Hochladen nicht die Struktur der Excel-Datei.