Data-uitwisseling via SFTP-server

Met de Declaree Exchange-module kun je automatisch gegevens synchroniseren tussen Declaree en je bestaande systemen. Denk aan bestanden zoals goedgekeurde uitgaven, personeelsgegevens, kostenplaatsen, projecten en wisselkoersen. Deze worden periodiek uitgewisseld via een beveiligde SFTP-account.

Stap 1 — Genereer een SSH-sleutelpaar

Om verbinding te maken met de SFTP-server heb je een RSA-sleutelpaar nodig. Dit kun je aanmaken met de gratis tool OpenSSH.

Voor Windows-gebruikers

1. Open PowerShell via Start → typ Powershell → druk op Enter.

2. Installeer OpenSSH met:

   winget install Microsoft.OpenSSH.Beta
   

   Dit commando installeert OpenSSH, dat wordt gebruikt voor het genereren van de sleutels.

3. Genereer je sleutelpaar:

   ssh-keygen -t rsa -b 4096 -f $env:USERPROFILE\Downloads\declaree-keyfile -C "jouw-email@example.com"
   

   Vervang het e-mailadres met je eigen. Je kunt een wachtwoord instellen (aanbevolen) of Enter drukken om dit over te slaan.

4. (Optioneel) Verwijder OpenSSH na gebruik:

   winget uninstall Microsoft.OpenSSH.Beta
   

Mac- en Linux-gebruikers :macos: :linux:

3. Open Terminal.

4. Voer het volgende commando uit:

   ssh-keygen -t rsa -b 4096 -f $HOME/Downloads/declaree-keyfile -C "jouw-email@example.com"
   

   Vervang het e-mailadres met je eigen. Je kunt een wachtwoord instellen (aanbevolen) of Enter drukken om dit over te slaan.

Na het genereren

In je Downloads-map vind je:

• declaree-keyfile → Private key (veilig bewaren, niet delen)

• declaree-keyfile.pub → Public key (uploaden naar Declaree)

Stap 2 — Upload je public key naar Declaree

1. Log in op Declaree.

2. Ga naar Configuratie → Import & Export → FTP Account.

3. Klik op Bladeren… en upload het bestand declaree-keyfile.pub.

4. Klik op Opslaan.

Je ziet nu je key op de pagina. Bewaar je sleutels veilig en noteer je FTP-account en hostnaam voor toekomstige verbindingen.e

See Also

SFTP-verbinding opzetten met PuTTYgen en FileZilla
Leer hoe je SSH-sleutels genereert en verbinding maakt via FileZilla voor een veilig alternatief.

Stap 3 — Verbinden via FileZilla

1. Download en installeer FileZilla via de officiële website.

2. Open FileZilla en ga naar Bestand → Sitebeheer.

3. Klik op Nieuwe site en vul in:

   • Protocol: SFTP – SSH File Transfer Protocol

   • Host: ftp.declaree.com

   • Poort: 22

   • Aanmeldtype: Sleutelbestand

   • Gebruiker: je FTP-gebruikersnaam (uit Declaree)

   • Sleutelbestand: selecteer declaree-keyfile

4. Klik op Verbinden.

Mappenstructuur

Je SFTP-account bevat de volgende mappen:

/in
  └─ /users
  └─ /tags
  └─ /exchange
  └─ /transactions
/out
  └─ /reports

Importmappen (/in)

• /users → medewerkersgegevens

• /tags → kostenplaatsen/projecten

• /exchange → wisselkoersen

• /transactions → creditcardtransacties

Exportmappen (/out)

• /out → periodieke exportbestanden, bijv. Expenses_20231015.csv

• /out/reports → PDF-bewijzen van rapporten, bijv. 123456.pdf (waar 123456 het rapportnummer is)

Belangrijke aandachtspunten

• Plaats importbestanden altijd in een submap van /in (niet direct in /in).

• Zorg dat Excel/CSV-bestanden headers bevatten en minimaal de vereiste kolommen zoals beschreven onder bestandsformaten.

• CSV-bestanden moeten:

  • UTF-8 gecodeerd zijn

  • LF-regelafbrekingen gebruiken

  • een puntkomma (;) als scheidingsteken hebben

Verwerking en frequentie

Bestanden in /in/ worden automatisch binnen één minuut verwerkt. Je kunt de status volgen via Import & Export → Meer in Declaree.

Validatie en notificaties

Elke upload wordt automatisch gecontroleerd. Bij afwijkingen (zoals minder rijen dan verwacht) ontvang je een verificatielink op het e-mailadres dat is ingesteld onder "Import & Export" →FTP Account. Na bevestiging wordt het bestand alsnog verwerkt.

Bestandsformaten

Medewerkersgegevens (users)

Bestandstype: Excel of CSV, UTF-8 gecodeerd.
Vereisten voor CSV: LF-regelafbreking, puntkomma als delimiter.

Projecten (tags)

Bestandstype: Excel of CSV, UTF-8 gecodeerd.
Vereisten voor CSV: LF-regelafbreking, puntkomma als delimiter

Meerdere Projectniveaus uploaden

Als jouw organisatie werkt met meerdere projectniveaus , kun je importbestanden op twee manieren indelen:

1. Alle niveaus combineren in één bestand

2. Voor elk niveau een apart bestand uploaden

Bijvoorbeeld: stel dat je administratie de volgende projectniveaus bevat:

Hoofdproject            (<- eerste niveau)
  └─ Subproject         (<- tweede niveau)
      └─ Lager Project  (<- derde niveau)

Deze twee niveaus bevatten de volgende (sub-)projecten, waarvan de code tussen [haken] staat:

[1000] Hoofdproject
  └─ [1010] Hoofd subproject 1
  └─ [1020] Hoofd subproject 2
[2000] Alternatief project
  ├─ [2010] Eerste alternatief subproject
  │   └─ [2011] Lager 1
  │   └─ [2012] Lager 2
  └─ [2100] Ander alternatief subproject
[3000] Simpel project

1. Projecten en Subprojecten in één bestand

AlleProjectniveaus.csv

2. Projecten en Subprojecten in drie afzonderlijke bestanden

Hoofdproject.csv

SubProject.csv

LagerProject.csv

Automatische Exportplanning Instellen

Met geautomatiseerde exports via SFTP kan Declaree jouw gegevens op een door jou gekozen tijdstip naar het FTP-account sturen.

Voor gedetailleerde instructies, zie: Automatische exports instellen via SFTP