Gegevensuitwisseling via SFTP-server

Om automatisch gegevens te synchroniseren met je Declaree-administratie, kun je je eigen Declaree Exchange-account gebruiken. Met behulp hiervan kunnen bestanden periodiek worden uitgewisseld tussen Declaree en je bestaande systeem (bijvoorbeeld goedgekeurde uitgaven, personeel, kostenplaatsen en wisselkoersgegevens).

Hoe maak ik een SFTP-account aan en stel ik deze in?

Om je te authenticeren op de server, moet je een RSA-sleutelpaar aanmaken. We doen dit met behulp van de gratis applicatie OpenSSH.

1. SSH-sleutels genereren

Windows-gebruikers :windows:

1. Klik op Start, typ "Powershell" en druk op Enter om een PowerShell-terminal te openen.

2. Typ het volgende commando en druk op Enter:

   CODE

   winget install Microsoft.OpenSSH.Beta

   Dit commando installeert OpenSSH, dat wordt gebruikt voor het genereren van de sleutels.

3. Voer het volgende commando in om je sleutelpaar te genereren:

   CODE

   ssh-keygen -t rsa -b 4096 -f $env:USERPROFILE\Downloads\declaree-keyfile -C "jouw-email@example.com"

   Vervang jouw-email@example.com met je daadwerkelijke e-mailadres. Je wordt gevraagd een wachtwoord ("passphrase") in te stellen om de sleutel te beveiligen. Dit is aanbevolen, maar optioneel. Om het instellen van een wachtwoord over te slaan, druk je op Enter zonder iets in te typen.

4. (Optioneel) Als je OpenSSH wilt verwijderen nadat je je sleutels hebt aangemaakt, kun je dit doen met het volgende commando:

   CODE

   winget uninstall Microsoft.OpenSSH.Beta

Mac- en Linux-gebruikers :macos: :linux:

1. Zoek en open Terminal.

2. Ga direct naar het genereren van je sleutelpaar met het volgende commando:

   CODE

   ssh-keygen -t rsa -b 4096 -f $HOME/Downloads/declaree-keyfile -C "jouw-email@example.com"

   Vervang jouw-email@example.com met je daadwerkelijke e-mailadres. Je wordt gevraagd een wachtwoord ("passphrase") in te stellen om de sleutel te beveiligen. Dit is aanbevolen, maar optioneel. Om het instellen van een wachtwoord over te slaan, druk je op Enter zonder iets in te typen.

Setup voltooien

Ga, na het uitvoeren van bovenstaande stappen, naar je map Downloads. Je vindt daar twee bestanden:

• declaree-keyfile: Dit is je private key.

• declaree-keyfile.pub: Dit is je public key.

We zullen de public key uploaden naar Declaree om te verifiëren dat de private key bij jouw organisatie hoort.

2. Je Public Key uploaden naar Declaree

1. Log In:

   • Ga naar de Declaree-website en navigeer naar Configuratie → Import & Export → FTP Account, of klik direct op deze link.

2. Upload je Public Key:

   • Klik op de knop Bladeren..., zoek het public key-bestand in je Downloads-map en selecteer Openen.

3. Sla je wijzigingen op:

   • Klik onderaan de pagina op Opslaan om de upload te bevestigen.

Als de upload gereed is zul je je nieuwe public key op de pagina zien staan. Als de upload succesvol was, zorg dan dat je je sleutels op een veilige plaats bewaart voor toekomstig gebruik.

Noteer de FTP-account en Hostname op deze pagina. We hebben beide zo meteen nodig.

3. FileZilla instellen voor serververbinding

1. Download FileZilla:

   • Bezoek de downloadpagina van FileZilla door deze link te volgen.

   • Kies en download de versie die geschikt is voor je besturingssysteem.

2. Installeer FileZilla:

   • Volg de installatie-instructies om FileZilla op je apparaat te installeren.

3. Start FileZilla:

   • Open FileZilla nadat de installatie is voltooid.

   • Als het "Sitebeheer" scherm niet automatisch opent, kun je deze openen vanuit het menu "Bestand".

4. Configureer je serververbinding:

   • Klik in "Sitebeheer" op "Nieuwe site".

   • Geef je nieuwe site een naam en voer de volgende verbindingsdetails in:

     • Protocol: SFTP - SSH File Transfer Protocol

     • Host: ftp.declaree.com

     • Poort: 22

     • Inlogtype: Sleutelbestand

     • Gebruiker: Voer de FTP-account gebruikersnaam in van de pagina "FTP Account" op Declaree.

     • Sleutelbestand: Klik op "Bladeren" om je private key te zoeken en te selecteren.

5. Maak verbinding:

   • Klik op "Verbinden" om de verbinding met de server te starten.

Als de verbinding tot stand is gebracht, stelt FileZilla je in staat om bestanden op onze server te beheren.

Classificatie van bestanden

Een SFTP-account heeft de volgende map indelingen die je kunt gebruiken:

/in
  └─ /users
  └─ /tags
  └─ /exchange
  └─ /transactions
/out
  └─ /reports

De relevante personeelsgegevens (users), kostenplaats/project (tags), wisselkoers (exchange) en creditcardtransactie (transactions) data kunnen worden toegevoegd in de map /in/*. Zorg ervoor dat de Excel- of CSV-bestanden kopregels bevatten en ten minste de hieronder beschreven kolommen.

De periodieke exportbestanden met de bestandsnamen Expenses_[Ymd].csv worden automatisch in de map /out geplaatst, waarbij [Ymd] staat voor het jaar, de maand en de dag van de export (bijv. "Expenses_20170502"). Als de export ook het bewijs in de vorm van een PDF-rapport omvat, verschijnen deze in de map /out/reports met de bestandsnaam [ID].pdf, waarbij [ID] overeenkomt met het unieke rapportnummer in Declaree.

Frequentie van bestandsmigratie

Bestanden die in de hoofdmap zijn geplaatst, worden automatisch binnen één minuut verwerkt. Je kunt de status van alle import- en exportbewerkingen in je Declaree administratie volgen door op de knop "Meer" te klikken op de pagina "Import & Export".

Gegevenscontroles

Nieuwe bestanden worden automatisch gecontroleerd op inhoud. Mochten er onregelmatigheden worden geconstateerd, bijvoorbeeld omdat het aantal regels aanzienlijk kleiner is dan wat al bekend is in de administratie, wordt er een link ter bevestiging per e-mail verstuurd naar het adres dat is ingevuld onder "Import & Export" → "FTP-account". Na bevestiging wordt het bestand alsnog verwerkt.

Formaat van importbestanden

Personeelsgegevens (users)

Type: Excel of CSV, UTF-8 gecodeerd.
Voor CSV: gebruik Unix regelafsluitingen (LF) en puntkomma (;) als kolomscheidingsteken.

Projecten (tags)

Type: Excel of CSV, UTF-8 gecodeerd.
Voor CSV: gebruik Unix regelafsluitingen (LF) en puntkomma (;) als kolomscheidingsteken.

Als je de module Projectniveaus gebruikt, hangen de namen van deze kolommen af van de naam die je aan het projectniveau hebt gegeven. Bijvoorbeeld, als je "Project" hebt hernoemd naar "Kostenplaats", zullen de kolomnamen "Kostenplaats Naam", "Kostenplaats Code", enz. zijn.

Meerdere Projectniveaus uploaden

Als meerdere Projectniveaus worden gebruikt, kun je afzonderlijke bestanden voor elk niveau uploaden, of alle details combineren in één bestand. Bijvoorbeeld, overweeg een administratie met de volgende projectniveaus:

Hoofdproject            (<- eerste niveau)
  └─ Subproject         (<- tweede niveau)
      └─ Lager Project  (<- derde niveau)

Deze twee niveaus bevatten de volgende (sub-)projecten, waarvan de code tussen [haken] staat:

[1000] Hoofdproject
  └─ [1010] Hoofd subproject 1
  └─ [1020] Hoofd subproject 2
[2000] Alternatief project
  ├─ [2010] Eerste alternatief subproject
  │   └─ [2011] Lager 1
  │   └─ [2012] Lager 2
  └─ [2100] Ander alternatief subproject
[3000] Simpel project

1. Projecten en Subprojecten in één bestand

AlleProjectniveaus.csv

2. Projecten en Subprojecten in drie afzonderlijke bestanden

Hoofdproject.csv

SubProject.csv

LagerProject.csv