Verwaltung von Mobilexpense-Karten in Declaree (Admin-Handbuch)

Dieser Artikel richtet sich an Declaree‑Admins und Kartenmanager, die Firmenkarten für Mitarbeitende verwalten.
Wenn Sie als Mitarbeitende:r bzw. Karteninhaber:in unterwegs sind, lesen Sie bitte stattdessen Mobilexpense Karte verwenden (Karteninhaber).

Als Kartenmanager können Sie Karten ausstellen, Anträge prüfen, Limits anpassen und den gesamten Kartenlebenszyklus verwalten.

Bevor Sie beginnen

Bitte stellen Sie sicher, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

1. Pliant ist mit der richtigen Declaree‑Umgebung verbunden → Siehe: Verbindung zweischen Pliant und Declaree

2. Sie verfügen über die erforderlichen Berechtigungen. Nur Benutzer mit entsprechender Rolle haben Zugriff auf die Kartenverwaltung.

Wer kann Firmenkarten verwalten?

Die Kartenverwaltung in Declaree erfordert eine der folgenden Rollen:

• Admin
  Admins verfügen immer über uneingeschränkte Kartenverwaltungsrechte.

• Card Manager
  Diese Rolle kann unabhängig vom Admin‑Status vergeben werden und erlaubt die Verwaltung von Firmenkarten ohne umfassende Admin‑Rechte.

Wenn Sie das Modul „Karten“ oder bestimmte Optionen nicht sehen, wenden Sie sich bitte an Ihre Admins, um Ihre Rolle überprüfen zu lassen.

Wie stelle ich eine neue Mobilexpense Karte aus?

1. Öffnen Sie in Declaree Karten.

2. Klicken Sie auf Karte ausstellen.

3. Wählen Sie den Karteninhaber (Mitarbeitenden) und den Kartentyp (virtuell / einmalig virtuell / physisch)

4. Falls die Telefonnummer des Karteninhabers in den Einstellungen fehlt, werden Sie aufgefordert, diese zu ergänzen.
   Die Telefonnummer ist erforderlich, um die Karte zu aktivieren und zu nutzen.

5. Vergeben Sie einen Kartennamen und geben Sie den Verwendungszweck an, um die Karte später leichter zuzuordnen.

6. Legen Sie die anfänglichen Ausgaben‑ und Transaktionslimits sowie den Gültigkeitszeitraum fest.
   (Limits können auch nach Aktivierung angepasst werden.)

7. Bestätigen Sie Ihre Eingaben.

Ergebnis:
Die Karte steht dem Mitarbeitenden zur Verfügung, und Transaktionen werden bei Nutzung automatisch mit Declaree synchronisiert.

Wie sperre oder entsperre ich eine Karte?

Nutzen Sie diese Funktion, wenn eine Karte vorübergehend verloren geht, ein Missbrauch vermutet wird oder ein Benutzer zeitweise nicht aktiv ist.

1. Öffnen Sie Karten und wählen Sie die betreffende Karte aus.

2. Klicken Sie auf Sperren.

3. Um die Karte wieder zu aktivieren, klicken Sie auf Entsperren.

Wie ändere ich das Ausgabenlimit einer Karte?

1. Öffnen Sie Karten und wählen Sie die gewünschte Karte aus.

2. Klicken Sie auf Limit ändern.

3. Aktualisieren Sie die Beträge und bestätigen Sie.

Welche weiteren Aktionen sind während des Kartenlebenszyklus möglich?

Je nach Konfiguration können Sie außerdem:

• den Kartennamen ändern

• eine Karte stilllegen (kündigen)

Wie prüfe neue Anfragen für Mobilexpense-Karten?

Mitarbeitende können neue Karten direkt in Declaree beantragen.

Ablauf bei einer Kartenanfrage:

1. Der Antrag wird an alle Kartenmanager gesendet.

2. Ein Kartenmanager prüft die Anfrage.

3. Der Antrag kann genehmigt oder abgelehnt werden.

Wenn der Antrag genehmigt wird:

• Die Karte wird automatisch über den Kartenanbieter erstellt.

• Der Mitarbeitende erhält eine Bestätigung.

• Die Karte erscheint in Declaree.

Wenn der Antrag abgelehnt wird:

• Der Mitarbeitende wird über die Ablehnung informiert.

Mitarbeitende können den Status ihres Antrags jederzeit direkt in Declaree einsehen.

Wie prüfe ich Anträge auf Limitänderungen?

Karteninhaber können eine Änderung ihres Ausgabenlimits beantragen.

Der Prozess ähnelt dem Kartenantrag:

1. Der Karteninhaber stellt einen Antrag auf Limitänderung.

2. Der Antrag wird an die Kartenmanager weitergeleitet.

3. Der Admin entscheidet über Genehmigung oder Ablehnung.

Bei Genehmigung;

• Das Kartenlimit wird automatisch aktualisiert.

• Das neue Limit gilt sofort.

Bei Ablehnung:

• Der Karteninhaber wird über die Ablehnung informiert.

Welche E‑Mail‑Benachrichtigungen werden versendet?

Kartenmanager und Karteninhaber können E‑Mail‑Benachrichtigungen zu kartenbezogenen Ereignissen erhalten.
Diese Einstellungen lassen sich in den Benachrichtigungseinstellungen individuell aktivieren oder deaktivieren.

Diese Benachrichtigungen enthalten:

Welche Aufgaben werden in Pliant statt in Declaree verwaltet?

Die meisten Karten-Funktionen sind in Declaree verfügbar. Einige administrative Funktionen müssen jedoch weiterhin direkt in Pliant durchgeführt werden, zum Beispiel:

• Kartenkonten aufladen oder dotieren (Guthaben hinzufügen)

• Kartenkonten oder Budgets erstellen

• Händler‑ oder Merchant‑Restriktionen konfigurieren

Diese Funktionen stehen derzeit ausschließlich in der Pliant‑Oberfläche zur Verfügung.

Häufige Admin‑Probleme (und Lösungen)

Ich sehe das Karten‑Modul nicht

• Prüfen Sie, ob die Pliant‑Verbindung vollständig eingerichtet ist und Sie sich in der richtigen Declaree‑Umgebung befinden.

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Rolle Kartenverwaltungsrechte umfasst.

Kartentransaktionen werden nicht angezeigt

• Bei Mobilexpense Karten sollten Transaktionen nahezu sofort erscheinen.

• Falls nicht, sammeln Sie bitte folgende Informationen: Name des Karteninhabers, Transaktionszeit/Betrag/Händler und wenden Sie sich anschließend an den Support.

Bekannte Einschränkungen der Card‑Manager‑Rolle

• Die Card‑Manager‑Rolle ist nicht organisationsspezifisch.
  Sie gilt auf Nutzerebene für alle Organisationen, denen ein Nutzer angehört – analog zur Admin‑Rolle.

• Rollenvergabe ist nicht automatisch:
  Wird jemand in Pliant als Owner hinzugefügt, muss ein Admin die Card‑Manager‑Rolle manuell in Declaree vergeben.

• Rollenentzug ist ebenfalls nicht automatisch:
  Wird die Owner‑Rolle in Pliant entfernt, bleibt die Card‑Manager‑Rolle in Declaree bestehen, bis ein Admin sie manuell entfernt.

Siehe auch

• Karten in Declaree

• Mobilexpense Karte

• Mobilexpense Karte verwenden (Karteninhaber)