Verwendung einer Mobilexpense-Karte in Declaree: Belege & Transaktionen

Dieser Artikel erläutert, wie Mitarbeitende eine Mobilexpense Karte in Declaree nutzen, um geschäftliche Ausgaben zu bezahlen und korrekt abzurechnen.

Mobilexpense Karten ermöglichen es Ihnen, Firmenausgaben direkt mit einer Firmenkarte zu bezahlen, während alle Transaktionen automatisch mit Declaree synchronisiert werden. So behalten Sie jederzeit den Überblick und vermeiden manuelle Nacharbeiten.

Bezahlen mit Ihrer Mobilexpense Karte

Sie können Ihre Mobilexpense Karte für unterschiedliche geschäftliche Ausgaben verwenden, zum Beispiel für:

• Reisekosten

• Bewirtung

• Büromaterial

• Weitere arbeitsbezogene Einkäufe

Nach jeder Zahlung mit Ihrer Karte passiert Folgendes automatisch:

1. Die Transaktion erscheint in Declaree.

2. Sie erhalten eine Benachrichtigung mit der Aufforderung, die Ausgabe zu vervollständigen.

3. Sie fügen den Beleg und die erforderlichen Angaben hinzu.

So stellen Sie sicher, dass Ihre Ausgaben vollständig erfasst und zur Freigabe bereit sind.

Kartenausgaben vervollständigen

Sobald eine Kartentransaktion in Declaree angezeigt wird, müssen Sie die Ausgabe fertigstellen.

So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie den “Ausgaben”-Bereich (in der mobilen App oder in der Web‑Version) und die entsprechende Transaktion.

2. Laden Sie den Beleg hoch.

3. Ergänzen Sie die erforderlichen Informationen (Kategorie, Projekt, Beschreibung, usw.)

4. Reichen Sie die Ausgabe ein.

Nach dem Einreichen durchläuft die Ausgabe automatisch den Genehmigungsworkflow Ihres Unternehmens.

Mobilexpense Karte beantragen

Sofern Ihr Unternehmen dies erlaubt, können Sie eine Mobilexpense Karte direkt in Declaree beantragen.

So beantragen Sie eine Karte:

1. Öffnen Sie den Bereich Karten.

2. Klicken Sie auf Neue Karte anfordern.

3. Füllen Sie die erforderlichen Angaben aus.

4. Senden Sie den Antrag ab.

Der Antrag wird an die zuständige genehmigende Person in Ihrem Unternehmen weitergeleitet.

Bei Genehmigung:

• Ihre Karte wird ausgestellt

• Sie erhalten eine Bestätigung, sobald die Karte verfügbar ist.

Bei Ablehnung:

• Sie erhalten eine entsprechende Benachrichtigung.

Falls erforderlich, können Sie den Antrag jederzeit vor der Entscheidung selbst stornieren.

Physische Karte aktivieren

Wenn Ihnen eine physische Karte ausgestellt wurde, müssen Sie diese vor der ersten Nutzung aktivieren.

Schritt 1 – Aktivierungs‑E‑Mail erhalten

Sobald die Karte ausgestellt und zugestellt wurde, erhalten Sie eine E‑Mail mit einem Aktivierungslink. Klicken Sie auf den Link, um den Bereich Karten in Declaree zu öffnen.

Schritt 2 – Karte aktivieren

Ihre neue Karte wird mit dem Status „Aktivierung erforderlich“ angezeigt.
Klicken Sie auf Karte aktivieren.

Schritt 3 – Kartennummer bestätigen

Geben Sie zur Bestätigung die letzten vier Ziffern der Kartennummer ein, die auf der physischen Karte aufgedruckt sind.
Damit wird sichergestellt, dass die Karte der richtigen Person vorliegt.

Schritt 4 – PIN anzeigen

Nach erfolgreicher Aktivierung wird Ihnen Ihr PIN‑Code angezeigt.

Wichtige Hinweise zum PIN:

• Merken Sie sich den PIN.

• Teilen Sie ihn mit niemandem.

• Bewahren Sie ihn nicht unsicher auf.

Nachdem Sie bestätigt haben, dass Sie den PIN gespeichert haben, ist die Karte einsatzbereit.

Wichtig:
Der PIN wird nur einmal während der Aktivierung angezeigt.
Wenn Sie ihn vergessen, wenden Sie sich bitte an Ihre Admins.

Limitänderung beantragen

Wenn Sie ein höheres Ausgabenlimit benötigen, können Sie eine Limitänderung beantragen.

So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie Ihre Karte im Bereich Karten.

2. Klicken Sie auf Limit ändern.

3. Geben Sie die gewünschten neuen Limits ein.

4. Senden Sie den Antrag ab.

Ihr Vorgesetzter oder ein Administrator prüft den Antrag.
Bei Genehmigung wird das neue Limit sofort auf Ihre Karte angewendet.

E‑Mail‑Benachrichtigungen

Sie können E‑Mail‑Benachrichtigungen zu Aktivitäten rund um Ihre Mobilexpense Karte erhalten.
Diese lassen sich in Ihren Benachrichtigungseinstellungen jederzeit aktivieren oder deaktivieren.

Übersicht der Benachrichtigungen

Sie können diese Einstellungen jederzeit in Ihren Benachrichtigungseinstellungen anpassen.

Eigene Karte verwalten

Abhängig von der Konfiguration Ihres Unternehmens können Sie außerdem:

• Ihre Kartendetails einsehen

• Ihre Karte sperren, z. B. bei Verlust

• die Beendigung (Stilllegen) der Karte beantragen

• den Kartennamen in Declaree ändern