Integratie met Bob (HiBob)
Synchronisatie gebruikersprofielen bob naar Declaree
Deze integratie gebruikt de API-modellen van Bob om gebruikersprofielen aan te maken, bij te werken en te wijzigen in Declaree. Om dit te bereiken gebruikt de backend van de integratie als gebruikersidentifiers de externe Bob-ID en het e-mailadres van de werknemer of gebruiker om te bepalen of een werknemer moet worden aangemaakt, bijgewerkt of gedeactiveerd in Declaree.
Een eerste synchronisatie wordt uitgevoerd in de ochtenduren om de gegevens van werknemers op te halen uit Bob en te synchroniseren in Declaree om gebruikersprofielen aan te maken, bij te werken of te deactiveren. In de avonduren wordt een tweede synchronisatie gedaan voor extra synchronisatiedoeleinden. Deze integratielogica zorgt voor een dagelijkse synchronisatie tussen Bob en Declaree, wat het gebruikersbeheer in de onkostenbeheertool vereenvoudigt en het proces efficiënter maakt zonder dat er handmatige inspanningen nodig
Gegevenspunten reizigersprofiel
Onderstaande gegevensvelden worden gesynchroniseerd van Bob naar Declaree zodat gebruikersprofielen gesynchroniseerd zijn met de werknemersgegevens.
Veld definitie |
Verplicht
Werknemersgegevensveld van Bob
Gebruikersgegevensveld van Declaree
Uniek ID
Ja
ID
Extern ID
>> Databaseveld, niet zichtbaar in de applicatie.
Login
Ja
Email
>> >> E-mail wordt beschouwd als de unieke identificatiecode van de werknemer gebruikersnaam bij Bob
Gebruikersnaam
Voornaam
Ja
Voornaam
Voornaam
Achternaam
Ja
Achternaam
Achternaam
Ja
InterneStatus
Ja
InterneStatus
Geactiveerd
>>ALS
InternalStatus = Activate, dan Enabled = True
Anders, Enabled = Disabled
Supervisor
Nee
Rapporteert aan
Manager
Hoe de integratie activeren en Bob verbinden met Declaree
Integratie activeren in Bob
Volg eerst onderstaande stappen om een Service User token te genereren in Bob om later te gebruiken om verbinding te maken met Declaree.
Log in bij Bob als beheerder
Zodra u bent ingelogd, klikt u op de startpagina op de sectie "Instellingen" in de navigatiebalk aan de linkerkant.
Klik in het menu "Instellingen" op het tabblad "Integraties" in de sectie Account.
Klik op het label "connect" in de tegel "Service Users" die wordt weergegeven op de pagina Integrations.
Op de pagina voor servicegebruikers kunt u een gebruiker van het servicetype maken om API-acties uit te voeren en zo verbinding te maken met Declaree. Klik op de knop "Nieuwe servicegebruiker" om een nieuwe aan te maken.
Er wordt een pop-up weergegeven om een nieuwe servicegebruiker aan te maken. Geef hiervoor een unieke naam op voor de servicegebruiker in het veld "Servicegebruikernaam". Zodra deze naam is gedefinieerd, geeft u een weergavenaam op voor de servicegebruiker. Om deze stap af te ronden, bevestigt u uw invoer door op de knop "Volgende" te klikken.
Zodra de servicegebruiker is aangemaakt, verschijnt er een pop-up met informatie. Kopieer de "ID" en de "Token" waarden van uw servicegebruiker en bewaar ze op een veilige plaats. Deze gegevens zijn nodig om Declaree te authenticeren en te autoriseren om te communiceren met Bob's API. Klik op de knop "Gereed" zodra je de gegevens van de servicemedewerker veilig hebt opgeslagen.
Nu heb je met succes een servicegebruiker aangemaakt om Bob met Declaree te integreren.Je kunt altijd nieuwe servicegebruikers aanmaken of de bestaande beheren op de pagina "Servicegebruikers".
Als u een vernieuwd toegangstoken nodig hebt, kunt u dit altijd doen door naar de pagina "Servicegebruikers" te gaan en op het pictogram met de "3 puntjes" te klikken aan de linkerkant van uw servicegebruikers.
Er verschijnt een pop-up waarmee u het nieuwe "Token" kunt kopiëren dat is gegenereerd voor uw servicegebruiker. Onthoud dat als je eenmaal op klaar klikt, je het niet meer kunt zien.
Standaard worden servicegebruikers aangemaakt zonder toegangsrechten. Daarvoor moet je eerst klikken op het gedeelte "Instellingen" in de navigatiebalk aan de linkerkant.
Klik in het menu "Instellingen" op het tabblad "Toestemmingsgroepen" in de sectie Account.
Op de pagina "Toestemmingsgroepen" kun je, als er nog geen gebruikersgroepen zijn aangemaakt, het proces volgen dat wordt uitgelegd in het Bob Helpcentrum: Maak een aangepaste toestemmingsgroep. Zorg ervoor dat de aangemaakte groep de "REST API toegang" activeert door het selectievakje "REST API Token beheren" aan te vinken.
Zodra een permissiegroep is aangemaakt, klik je op de relevante groep.
Klik op de pagina van de rechtengroep op de knop "Groepsacties".
Klik in het menu "Groepsacties" op "Details bewerken".
Selecteer op de detailpagina van de geselecteerde rechtengroep de optie "Selecteer mensen op conditie als deze nog niet geselecteerd is.
Klik vervolgens op de knop "Bewerken" om de nieuw aangemaakte servicegebruikers toe te voegen.
Er verschijnt een pop-up om medewerkers of gebruikers te selecteren. Ga naar het gedeelte "Specifieke medewerkers toevoegen" en klik op de dropdown.
Selecteer in de vervolgkeuzelijst het selectievakje "Servicegebruikers" en bevestig je selectie door op "Toepassen" te klikken.
Om af te ronden, bevestig je je wijzigingen door op de knop "Opslaan" te klikken.
Activering van de integratie in Declaree
Zodra het aanmaken van een servicegebruiker in Bob is voltooid, volgt u de onderstaande stappen om de integratie in Declaree te activeren:
Log in bij Declaree als beheerder
Zodra u bent ingelogd bij de organisatie, klikt u op het tabblad "Configuratie" in het navigatiemenu aan de linkerkant.
Klik op de pagina "Configuratie" in het menu aan de linkerkant op het tabblad "Verbindingen" om toegang te krijgen tot de beschikbare integraties voor uw Administratie
Zoek op de pagina "Verbindingen" naar de Hibob-vermelding en klik op het logo.
Klik op de knop "Verbinden" om de activering te starten.
Er verschijnt een pop-up op de pagina. In deze pop-up voert u in de velden "Service ID" en "Token" de ID en het toegangstoken in die in Hibob zijn gegenereerd om uw Declaree-organisatie te verbinden met uw Bob-omgeving.
Bevestig je invoer door op de knop "Opslaan" te klikken.
Nadat je op de knop "Opslaan" hebt geklikt, is Bob verbonden met je organisatie in Declaree.
Je kunt een eerste gebruikersimport starten door op de knop "Synchroniseren" te klikken, of wachten op de volgende automatische synchronisatie door Declaree.
