Importeren van credit card statements - PDF upload

Een van de twee opties voor het matchen van credit card transacties met declaraties/bonnetjes, is het uploaden van een digitaal PDF statement. Door dit te doen kan Declaree alle transacties van een statement automatisch uitlezen en matchen aan reeds bestaande declaraties welke een gebruiker al heeft ingevoerd in Declaree. Door deze optie toe te passen ben je ervan verzekerd dat elke transactie gemaakt met een business/corporate credit card wordt opgeslagen/gematched met het corresponderende bonnetje.

Voor je hiermee begint is het belangrijk dat alle betaalmethodes correct zijn geconfigureerd. Daarnaast is het van belang te weten dat alleen ''originele'' PDF bestanden geschikt zijn om te uploaden. Geprinte statements welke zijn ingescand kunnen niet worden uitgelezen door het systeem. Het bestand dient het originele bestand te zijn welke is verstrekt door de bank/credit card maatschappij. Het gedownloade bestand openen en opnieuw opslaan kan resulteren in foutmeldingen wanneer het systeem het bestand probeert uit te lezen. We adviseren het bestand te downloaden uit de online portal van de bank/credit card maatschappij en deze direct in Declaree te uploaden zonder deze hiervoor te heropenen en op te slaan.

👍 Opmerking: De PDF upload is onderdeel van de Declaree Business licentie. Meer informatie over onze prijzen zijn hier https://www.declaree.com/nl/prijzen/ te vinden.

Uploaden van het statement
Je kunt een nieuw statement uploaden door naar het rapport overzicht te gaan en te klikken op ''Nieuw afschrift''

Vervolgens kun je het bestand selecteren en op ''open'' klikken. Op basis van de datum, naam van de kaarthouder en de laatste vier cijfers van de credit card worden alle transacties automatisch ingelezen en gematched met reeds bestaande declaraties/bonnetjes. Alle bestaande en matched declaraties worden gemarkeerd met een klein groen vinkje in het overzicht.

Niet bestaande declaraties

Alle andere transacties (zonder een groen vinkje) zijn nog niet door de gebruiker ingevoerd in Declaree en konden niet gematched worden aan een bonnetje. Hiervoor maakt Declaree automatisch concepten aan, waar de medewerker de bonnetjes en overige informatie aan kan toevoegen. Deze concepten worden weergegeven in het declaratieoverzicht van de gebruiker en zijn gemarkeerd als ''Concept''.

💪 Tip: In plaats van het één-voor-één bellen van alle medewerkers, is het mogelijk simpelweg een push-notificatie te versturen om hen te herinneren aan het uploaden van de missende bonnetjes. Klik hiervoor op ''Herinnering sturen'' rechts bovenin het transactieoverzicht.

Wanneer alle transacties in orde zijn, klik je op ''Afronden'' rechts bovenin het scherm. Alle transacties zijn nu gebundeld in een rapport en verbonden aan het credit card statement.

❗️ Belangrijk: Het is enkel mogelijk om declaraties te matchen welke nog niet zijn toegevoegd aan een rapport. We adviseren dan ook om medewerkers te informeren dat zij bij het aanmaken van declaraties welke zijn betaald met een credit card, het rapport veld leeg laten.

PDF formats
Kan het geuploade bestand niet worden ingelezen door het systeem? Dit zal dan waarschijnlijk te maken hebben met het PDF format van de bank. Mocht je ervaren dat het niet mogelijk is het statement succesvol te uploaden, neem dan contact met ons op. Declaree zal het format toevoegen aan het reeds uitgebreide bestand van ondersteunde formats.

Declaraties met vreemde valuta
Declaraties met een vreemde valuta moeten in Declaree worden ingevoerd met de valuta zoals is weergegeven op het bonnetje. Declaree zal vervolgens het bedrag matchen met het transactiebedrag en de wisselkoers zoals verstrekt door de bank.

🧐 Zie je de optie ''Nieuw afschrift'' niet?
Deze functionaliteit is enkel beschikbaar voor administrators. Ben je een administrator maar zie je deze optie niet? Neem dan contact met ons op via support@declaree.com