Kilometergeld in Declaree macht es einfach, Ihre geschäftlichen Fahrten zu erfassen und erstattet zu bekommen. Egal, ob Sie ein privates oder ein Firmenfahrzeug nutzen – Declaree berechnet die Distanzen automatisch und wendet den korrekten Satz an.
Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess – von der Einrichtung bis zur Einreichung – mit hilfreichen Tipps für unterwegs.
Schritt 1: Kilometergeld Funktion Einrichten (Für Administratoren)
Die Kilometergeld-Funktion ist in Declaree standardmäßig aktiviert. Administratoren können die Kilometersätze konfigurieren und den Transportmodus festlegen, z. B. Auto oder Fahrrad.
Brauchen Sie detailliertere Einstellungen? Dann aktivieren Sie das Kilometergeld-Vorlagen-Modul als Zusatzoption. Dieses kostenpflichtige Modul ermöglicht die Konfiguration von Kilometersätzen basierend auf:
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Fahrzeugbesitz (z. B. Privat- vs. Firmenwagen)
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Fahrzeugtyp (z. B. Auto, Motorrad)
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Motorgröße und Kraftstoffart
💡 Tipp: Kilometersätze werden in der Regel vierteljährlich aktualisiert. Achten Sie auf Änderungen, um stets konform zu bleiben.
Schritt 2: Kilometergeld Erfassen (Für Nutzer)
Sobald das Modul aktiviert ist, können Nutzer Kilometergeld-Ausgaben über die Declaree Webanwendung oder die Smartphone-App erfassen.
In der Webanwendung
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Gehen Sie zu Kosten hinzufügen → Kilometergeld hinzufügen.
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Geben Sie folgende Informationen ein:
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Eine kurze Beschreibung (optional)
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Das Datum (standardmäßig auf heute gesetzt)
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Start- und Zieladresse
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(Optional) Weitere Zwischenstopps über den Button Ziel hinzufügen
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Wählen Sie Rundfahrt, wenn Sie die gleiche Strecke zurückgefahren sind.
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Falls mehrere Kilometersätze verfügbar sind, wählen Sie den passenden Satz aus.
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Declaree berechnet die Gesamtstrecke automatisch über Google Maps.
In der Smartphone-App
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Tippen Sie bei Ausgabe hinzufügen auf Kilometergeld.
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Füllen Sie aus:
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Beschreibung der Fahrt
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Distanz (wird automatisch berechnet, sobald Start- und Zieladresse eingegeben sind)
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Zusätzliche Zwischenstopps können mit Hinzufügen ergänzt werden
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Wählen Sie Rundfahrt aus, falls zutreffend.
✅ Pro Tipp: Sie fahren oft dieselbe Strecke? Wählen Sie einfach mehrere Daten aus, um die gleiche Kilometerabrechnung für mehrere Tage auf einmal einzureichen.
Schritt 3: Einreichen Zur Genehmigung
Nachdem Ihre Kilometerabrechnung vollständig ist, reichen Sie sie in einem Bericht zur Prüfung ein. Ihr Vorgesetzter oder die Finanzabteilung überprüfen die Angaben vor der Erstattung.
Schritt 4: Berichte Für Administratoren
Administratoren können detaillierte Kilometergeld-Berichte erstellen. Diese Berichte unterstützen bei Compliance-Prüfungen und internen Audits.
👍 Nützliche Tipps
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Legen Sie Ihr Standardkennzeichen im Profil fest, um schneller auszufüllen.
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Bleiben Sie über aktuelle Kilometersätze informiert – Declaree passt diese bei gesetzlichen Änderungen automatisch an (meist vierteljährlich).
Mit diesen Schritten gelingt Ihnen eine präzise Kilometererfassung, schnellere Erstattungen und volle Rechtssicherheit.