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Verbindung zwischen Declaree und AirPlus

Wenn Ihr Unternehmen AirPlus-Firmenkarten verwendet, können Sie diese mit Declaree integrieren, um den Spesenprozess effizienter zu gestalten. Nach erfolgreicher Einrichtung werden Transaktionen automatisch in Ihrem Declaree-Konto importiert – so sparen Sie Zeit und vermeiden manuelle Eingaben.

Wichtig: AirPlus-Datenfeed ist ein kostenpflichtiges Modul
Der AirPlus-Datenfeed ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul, das zu Ihrem Declaree-Vertrag hinzugefügt werden muss. Wenn Sie die Integration nutzen möchten:

  • Wenden Sie sich an Declaree, um das Modul zu Ihrer Vereinbarung hinzufügen zu lassen.

  • Kontaktieren Sie dazu Ihren Customer Experience Manager oder schreiben Sie an support@declaree.com.

Einrichtung des AirPlus-Datenfeeds

Schritt 1: Datenfeed bei AirPlus anfordern

  1. Kontaktieren Sie Ihren AirPlus Account Manager und fordern Sie die Einrichtung eines Datenfeeds für Declaree an.

  2. AirPlus prüft dabei:

    • Ob eBilling in Ihrem Vertrag enthalten ist.

    • Ob die DBI_PK (Mitarbeiter-ID) korrekt konfiguriert ist, um eine automatische Zuordnung zu ermöglichen.

    • Dass jede Karte oder jedes Vertragssetup eine eindeutige EDI-Nummer besitzt.

  3. AirPlus richtet dann den DECLAREE-FTP Feed ein (standardisiert für alle Kunden).

  4. Ein Program Manager muss diese Versandart im AirPlus Business Portal freigeben.

  5. Nach der Freigabe beginnt AirPlus mit dem täglichen Versand der CDF-Dateien an Declaree.

  6. Sie erhalten die EDI-Nummer(n) direkt von AirPlus. 

Schritt 2: EDI-Nummern an Declaree übermitteln

Sobald Sie die EDI-Nummern von AirPlus erhalten haben:

  1. Leiten Sie diese an Declaree weiter.

  2. Unser Team übernimmt die Aktivierung der Integration, indem wir die EDI-Nummern in Ihrer Declaree-Umgebung hinterlegen.

🔒 Bitte beachten Sie: Die AirPlus-Integration ist im Declaree-Konto (im Bereich "Verbindungen") für Sie nicht sichtbar. Die Aktivierung erfolgt ausschließlich durch unser Support- und/oder Onboarding-Team.

Einrichtung in Declaree

Nachdem unser Team die Integration aktiviert hat, folgen Sie bitte diesen Schritten in Ihrer Declaree-Administration:

Schritt 3: AirPlus-Karten hinzufügen und verknüpfen

  1. Fügen Sie jede AirPlus-Karte als Zahlungsmethode in Declaree hinzu.

  2. Verwenden Sie die letzten vier Ziffern der Kartennummer als Name der Kreditkarte (Zahlungsmethode).

  3. Achten Sie darauf, dass der Name des Karteninhabers exakt so eingegeben wird, wie er bei AirPlus hinterlegt ist.

  4. Verknüpfen Sie jede Karte mit dem entsprechenden Mitarbeiterprofil in Declaree.

Schritt 4: Sichere Dateiübertragung (sFTP) einrichten

  1. Folgen Sie den Anweisungen zur sFTP-Einrichtung, um die Verbindung zu aktivieren.

  2. Generieren Sie einen öffentlichen Schlüssel und laden Sie ihn in Ihrer Declaree-Administration hoch.

  3. Sobald die Verbindung steht, kann Ihre Declaree-Administration die täglichen Transaktionsdateien empfangen.

Wie die Integration funktioniert

Sobald die Verbindung zu AirPlus aktiviert ist, läuft der Ablauf wie folgt:

  1. Sie tätigen eine Zahlung mit Ihrer AirPlus-Karte.

  2. Die Transaktion wird am nächsten Tag über sichere CDF-Dateien (per sFTP) an Declaree übermittelt.

  3. Declaree importiert die Transaktion automatisch als als Entwurfsausgabe in Ihre Übersicht – mit Datum und Betrag vorausgefüllt.

  4. Sie ergänzen die fehlenden Informationen (z. B. Kategorie, Beschreibung, Zusatzfelder, usw.).

  5. Sie fügen die Ausgabe zu einem Bericht hinzu und reichen diesen zur Erstattung oder Dokumentation ein.

💡 Entwurfsausgaben zeigen an, dass noch Angaben ergänzt werden müssen, bevor sie eingereicht werden können.