Datenaustausch über SFTP-Server

Um Daten automatisch mit Ihrer Declaree-Administration zu synchronisieren, können Sie Ihr eigenes Declaree sFTP-Konto verwenden. Damit können Dateien periodisch zwischen Declaree und Ihrem bestehenden System ausgetauscht werden (z. B. genehmigte Ausgaben, Personal, Kostenstellen und Wechselkursdaten).

Wie erstelle und richte ich ein SFTP-Konto ein?

Um sich auf dem Server zu authentifizieren, müssen Sie ein RSA-Schlüsselpaar erstellen. Wir tun dies mit der kostenlosen Anwendung OpenSSH.

1. SSH-Schlüssel generieren

Windows-Benutzer :windows:

1. Klicken Sie auf Start, geben Sie "Powershell" ein und drücken Sie Enter, um ein PowerShell-Terminal zu öffnen.

2. Geben Sie den folgenden Befehl ein und drücken Sie Enter:

   POWERSHELL

   winget install Microsoft.OpenSSH.Beta

   Dieser Befehl installiert OpenSSH, das zum Generieren der Schlüssel verwendet wird.

3. Geben Sie den folgenden Befehl ein, um Ihr Schlüsselpaar zu generieren:

   POWERSHELL

   ssh-keygen -t rsa -b 4096 -f $env:USERPROFILE\Downloads\declaree-keyfile -C "your-email@example.com"

   Ersetzen Sie your-email@example.com durch Ihre tatsächliche E-Mail-Adresse. Sie werden aufgefordert, eine Passphrase einzugeben, um den Schlüssel zu sichern. Dies wird empfohlen, ist aber optional. Um die Eingabe einer Passphrase zu überspringen, drücken Sie Enter ohne etwas einzugeben.

4. (Optional) Wenn Sie OpenSSH entfernen möchten, nachdem Sie Ihre Schlüssel erstellt haben, können Sie dies mit dem folgenden Befehl tun:

   POWERSHELL

   winget uninstall Microsoft.OpenSSH.Beta

Mac- und Linux-Benutzer :macos: :linux:

1. Suchen und öffnen Sie Terminal.

2. Gehen Sie direkt zum Generieren Ihres Schlüsselpaares mit dem folgenden Befehl:

   BASH

   ssh-keygen -t rsa -b 4096 -f $HOME/Downloads/declaree-keyfile -C "your-email@example.com"

   Ersetzen Sie your-email@example.com durch Ihre tatsächliche E-Mail-Adresse. Sie werden aufgefordert, eine Passphrase einzugeben, um den Schlüssel zu sichern. Dies wird empfohlen, ist aber optional. Um die Eingabe einer Passphrase zu überspringen, drücken Sie Enter ohne etwas einzugeben.

Setup abschließen

Nachdem Sie die obigen Schritte ausgeführt haben, gehen Sie zu Ihrem Downloads-Ordner. Sie finden dort zwei Dateien:

• declaree-keyfile: Dies ist Ihr privater Schlüssel.

• declaree-keyfile.pub: Dies ist Ihr öffentlicher Schlüssel.

Wir werden den öffentlichen Schlüssel zu Declaree hochladen, um zu überprüfen, dass der private Schlüssel zu Ihrer Organisation gehört.

2. Ihren öffentlichen Schlüssel zu Declaree hochladen

1. Anmelden:

   • Gehen Sie zur Declaree-Website und navigieren Sie zu Konfiguration → Import & Export → FTP-Konto, oder klicken Sie direkt auf diesen Link.

2. Laden Sie Ihren öffentlichen Schlüssel hoch:

   • Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen..., suchen Sie die Datei mit dem öffentlichen Schlüssel in Ihrem Downloads-Ordner und wählen Sie Öffnen.

3. Speichern Sie Ihre Änderungen:

   • Klicken Sie unten auf der Seite auf Speichern, um den Upload zu bestätigen.

Sobald der Upload abgeschlossen ist, sollten Sie Ihren neuen öffentlichen Schlüssel auf der Seite sehen. Wenn der Upload erfolgreich war, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Schlüssel an einem sicheren Ort für zukünftige Verwendungen aufbewahren.

Notieren Sie sich das FTP-Konto und den Hostnamen auf dieser Seite. Wir werden beide gleich benötigen.

3. FileZilla für die Serververbindung einrichten

1. FileZilla herunterladen:

   • Besuchen Sie die Downloadseite von FileZilla, indem Sie diesen Link folgen.

   • Wählen und laden Sie die Version herunter, die für Ihr Betriebssystem geeignet ist.

2. FileZilla installieren:

   • Folgen Sie den Installationsanweisungen, um FileZilla auf Ihrem Gerät zu installieren.

3. FileZilla starten:

   • Öffnen Sie FileZilla, nachdem die Installation abgeschlossen ist.

   • Wenn der "Site Manager" nicht automatisch öffnet, können Sie diesen über das Menü "File" öffnen.

4. Ihre Serververbindung konfigurieren:

   • Klicken Sie im "Site Manager" auf "Neue Seite".

   • Geben Sie Ihrer neuen Seite einen Namen und geben Sie die folgenden Verbindungsdetails ein:

     • Protokoll: SFTP - SSH File Transfer Protocol

     • Server: ftp.declaree.de

     • Port: 22

     • Verbindungsart: Schlüsseldatei

     • Benutzer: Geben Sie den FTP-Konto-Benutzernamen von der Seite "FTP-Konto" auf Declaree ein.

     • Schlüsseldatei: Klicken Sie auf "Durchsuchen", um Ihre private Schlüsseldatei zu suchen und auszuwählen.

5. Verbindung herstellen:

   • Klicken Sie auf "Verbinden", um die Verbindung zum Server zu starten.

Sobald die Verbindung hergestellt ist, ermöglicht FileZilla Ihnen das Verwalten von Dateien auf unserem Server.

Klassifizierung von Dateien

Ein SFTP-Konto hat die folgenden Ordner-Layouts, die Sie verwenden können:

/in
  └─ /users
  └─ /tags
  └─ /exchange
  └─ /transactions
/out
  └─ /reports

Die relevanten Personaldaten (users), Kostenstellen/Projekte (tags), Wechselkurse (exchange) und Kreditkartentransaktionen (transactions) können im Ordner/in/* hinzugefügt werden. Stellen Sie sicher, dass die Excel- oder CSV-Dateien Kopfzeilen enthalten und mindestens die unten beschriebenen Spalten haben.

Die periodischen Exportdateien mit den Dateinamen Expenses_[Ymd].csv werden automatisch im Ordner/out abgelegt, wobei [Ymd] für das Jahr, den Monat und den Tag des Exports steht (z. B. "Expenses_20170502"). Wenn der Export auch den Nachweis in Form eines PDF-Berichts umfasst, erscheinen diese im Ordnerd/out/reports mit dem Dateinamen [ID].pdf, wobei [ID] der eindeutigen Berichtsnummer in Declaree entspricht.

Häufigkeit der Dateimigration

Dateien, die im Stammverzeichnis abgelegt sind, werden automatisch innerhalb einer Minute verarbeitet. Sie können den Status aller Import- und Exportvorgänge in Ihrer Declaree-Administration verfolgen, indem Sie auf der Seite "Import & Export" auf die Schaltfläche "Mehr" klicken.

Datenüberprüfungen

Neue Dateien werden automatisch auf Inhalt überprüft. Sollten Unregelmäßigkeiten festgestellt werden, beispielsweise weil die Zeilenanzahl erheblich geringer ist als bereits in der Administration bekannt, wird ein Bestätigungslink per E-Mail an die Adresse gesendet, die unter "Import & Export" → "FTP-Account" eingetragen ist. Nach der Bestätigung wird die Datei dennoch verarbeitet.

Format der Importdateien

Personaldaten (users)

Typ: Excel oder CSV, UTF-8 codiert.
Für CSV: Verwenden Sie Unix-Zeilenenden (LF) und Semikolon (;) als Spaltentrennzeichen.

Projektkostenstellen (tags)

Typ: Excel oder CSV, UTF-8 codiert.
Für CSV: Verwenden Sie Unix-Zeilenenden (LF) und Semikolon (;) als Spaltentrennzeichen.

Wenn Sie das Modul Projektebenen verwenden, hängen die Namen dieser Spalten von dem Namen ab, den Sie der Projektebene gegeben haben. Zum Beispiel, wenn Sie "Project" in "Kostenstelle" umbenannt haben, lauten die Spaltennamen "Kostenstellen Name", "Kostenstellen Code" usw.

Mehrere Projektebenen hochladen

Wenn mehrere Projektebenen verwendet werden, können Sie separate Dateien für jede Ebene hochladen oder alle Details in einer einzigen Datei kombinieren. Zum Beispiel, betrachten Sie eine Administration mit den folgenden Projektebenen:

Hauptprojekt                      (<- erste Ebene)
  └─ Unterprojekt                 (<- zweite Ebene)
      └─ Untergeordnetes Projekt  (<- dritte Ebene)

Diese zwei Ebenen enthalten die folgenden (Unter-)Projekte, deren Code in [Klammern] steht:

[1000] Hauptprojekt
  └─ [1010] Hauptunterprojekt 1
  └─ [1020] Hauptunterprojekt 2
[2000] Alternativprojekt
  ├─ [2010] Erstes alternatives Unterprojekt
  │   └─ [2011] Untergeordnet 1
  │   └─ [2012] Untergeordnet 2
  └─ [2100] Anderes alternatives Unterprojekt
[3000] Einfaches Projekt

1. Projekte und Unterprojekte in einer einzigen Datei

AlleProjektebenen.csv

2. Projekte und Unterprojekte in drei separaten Dateien

Hauptprojekt.csv

Unterprojekt.csv

UntergeordnetesProjekt.csv