Projecten / Kostenplaatsen instellen

Als beheerder kun je in Declaree projecten instellen om onkosten te categoriseren op basis van bijvoorbeeld afdeling, klant of bedrijfsonderdeel. Hoewel de functionaliteit ‘Projecten’ heet, kun je deze hernoemen naar je eigen terminologie, zoals ‘Kostenplaatsen’.

⚠️ Je kunt slechts één van de twee gebruiken: projecten of kostenplaatsen. Beide tegelijk nodig? Gebruik dan eigen velden om er één van te configureren.

1. Een project of kostenplaats configureren

1. Ga naar Configuratie → Projecten

2. Klik linksboven op Toevoegen om een nieuw item aan te maken

Je ziet nu een formulier met de volgende velden:

• Project: Naam van het project of de kostenplaats. Dit is wat gebruikers selecteren bij het aanmaken van een onkostennota.

• Uitleg: Optionele tekst die wordt getoond tijdens de selectie om gebruikers te helpen kiezen.

• Code: Referentiecode voor exportdoeleinden, vaak gekoppeld aan een grootboekrekening of looncomponent.

• Manager: Specifieke goedkeurder voor onkosten gekoppeld aan dit project. Overschrijft de standaardgoedkeurder van de gebruiker.

💡 De goedkeuringsfunctie via ‘Manager’ activeren? Neem contact op met ons supportteam om dit in jouw omgeving aan te zetten.

Optioneel: Geavanceerde instellingen

Klik linksonder in het formulier op Geavanceerd om extra opties te configureren:

• Type declaraties: Beperk het project tot Alleen uitgaves, Kilometervergoeding of Vergoedingen

• Groepen: Maak het project alleen zichtbaar voor specifieke gebruikersgroepen

• Code 2 / Code 3: Voeg extra codes toe voor export of integraties

• Manager 2: Voeg een tweede goedkeurder toe om een goedkeuringsflow in meerdere stappen te creëren
  

Klaar?

• Klik op Terug

• Klik op Opslaan om het project of de kostenplaats aan te maken

Het project is nu beschikbaar als selectieveld bij het aanmaken van onkosten.

2. Subprojecten aanmaken (optioneel)

Declaree ondersteunt meerdere projectniveaus. Hiermee kun je een ouder-kindstructuur opzetten, zoals een klant met gekoppelde projecten, of een project met subprojecten.

👉 Leer hoe je subprojecten configureert

3. Projecten in bulk toevoegen of bijwerken

Werk je met veel projecten of kostenplaatsen? Gebruik Excel voor snellere aanpassingen.

1. Ga naar Configuratie → Projecten

2. Klik op Meer → Downloaden om de huidige lijst te exporteren

3. Open het bestand, voeg wijzigingen toe (toevoegen, verwijderen of aanpassen), en sla het op

4. Ga terug naar Declaree en klik op Meer → Uploaden

5. Selecteer het bijgewerkte bestand en klik op Opslaan

Je wijzigingen worden direct doorgevoerd.

4. De naam van het projectveld wijzigen

Standaard heet het dropdownveld in een declaratie“Project”. Je kunt deze naam wijzigen naar je eigen terminologie, zoals “Kostenplaats”.

1. Ga naar Configuratie → Projecten

2. Klik op Meer → Beheer niveaus

3. Klik op het potloodicoon naast de niveau-naam die je wilt wijzigen

4. Je kunt ook instellen of het veld verplicht of optioneel is

5. Voer de nieuwe naam in en klik op Opslaan

De nieuwe benaming wordt nu overal in Declaree weergegeven..

5. Een project of kostenplaats vastzetten voor een specifieke gebruiker

Je kunt een vast project koppelen aan een gebruiker, zodat diegene alleen onkosten kan indienen die aan dat project zijn gekoppeld.

1. Ga naar Configuratie → Gebruikers

2. Klik op de naam van de gebruiker

3. Open het tabblad Voorkeuren

4. Selecteer een project of kostenplaats in het veld Project

5. Vink het vakje Vaste selectie aan

6. Klik op Opslaan

✅ Als je het vakje niet aanvinkt, wordt het project standaard voorgeselecteerd—maar de gebruiker kan het nog wijzigen.ll change it.

6. Rapporten beperken tot één project

Je kunt rapporten zo instellen dat alleen onkosten met hetzelfde project of dezelfde kostenplaats erin mogen.

1. Ga naar Configuratie → Instellingen

2. Scroll naar de sectie Rapporten

3. Schakel Beperk kostenplaatsen binnen hetzelfde rapport in

4. Klik op Opslaan

Gebruikers moeten dan een kostenplaats selecteren bij het aanmaken van een rapport, en alleen bijbehorende onkosten kunnen worden toegevoegd.

Hulp nodig?

Weet je niet welke structuur het beste past bij jouw organisatie? Wil je subprojecten of goedkeuringsflows instellen?
Neem contact op met ons supportteam—wij helpen je graag verder.