Projecten of Kostenplaatsen instellen

Als beheerder kun je in Declaree projecten gebruiken om onkosten te categoriseren, bijvoorbeeld per afdeling, klant of bedrijfsonderdeel. De naam Projecten kun je aanpassen naar je eigen terminologie, zoals Kostenplaatsen.

Je kunt slechts één van de twee gebruiken: projecten of kostenplaatsen. Beide tegelijk nodig? Gebruik dan eigen velden om er één van te configureren.

1. Een project of kostenplaats aanmaken

1. Ga naar Configuratie → Projecten

2. Klik linksboven op Toevoegen om een nieuw item aan te maken

3. Vul de volgende velden in:

   • Project: Naam van het project of de kostenplaats (wordt getoond bij het indienen van een declaratie).

   • Uitleg: Optionele beschrijving om gebruikers te helpen bij de juiste keuze.

   • Code: Referentiecode voor de export.

   • Manager: Specifieke goedkeurder voor declaraties die aan dit project gekoppeld zijn (overschrijft de standaardgoedkeurder).

Wil je de goedkeuring via Manager activeren? Neem dan contact op met ons supportteam om dit in jouw omgeving aan te zetten.

Geavanceerde instellingen (optioneel)

Klik linksonder op Geavanceerd om extra opties te gebruiken:

• Type declaraties: Beperk tot Uitgaven, Kilometervergoeding of Vergoedingen.

• Groepen: Maak het project alleen zichtbaar voor bepaalde gebruikersgroepen.

• Code 2 / Code 3: Voeg extra codes toe voor export.

• Manager 2: Voeg een tweede goedkeurder toe om een goedkeuringsflow in meerdere stappen te maken.

Klaar? Klik op Opslaan. Het project of de kostenplaats is nu beschikbaar bij het indienen van declaraties.

2. Subprojecten aanmaken (optioneel)

Declaree ondersteunt meerdere projectniveaus. Zo kun je bijvoorbeeld een klant instellen met daaronder gekoppelde projecten, of een project met subprojecten.

👉 Lees hier hoe je subprojecten instelt.

3. Projecten in bulk beheren

Werk je met veel projecten of kostenplaatsen? Dan kun je deze eenvoudig via Excel toevoegen of bijwerken:

1. Ga naar Configuratie → Projecten

2. Klik op Meer → Downloaden om de huidige lijst te exporteren

3. Pas het bestand aan (toevoegen, verwijderen, bewerken) en sla het op

4. Ga terug naar Declaree en klik op Meer → Uploaden

5. Selecteer het bijgewerkte bestand en klik op Opslaan

Je wijzigingen worden direct verwerkt.

4. Naam van het projectveld aanpassen

Standaard heet het veld in een declaratie “Project”. Je kunt dit wijzigen naar een andere benaming, zoals “Kostenplaats”:

1. Ga naar Configuratie → Projecten

2. Klik op Meer → Beheer niveaus

3. Klik op het potloodicoon naast de naam die je wilt aanpassen

4. Pas de naam aan en klik op Opslaan

De nieuwe naam wordt overal in Declaree gebruikt.

5. Een vast project koppelen aan een gebruiker

Je kunt een specifiek project aan een gebruiker vastzetten, zodat diegene altijd aan dat project gekoppeld is:

1. Ga naar Configuratie → Gebruikers

2. Klik op de naam van de gebruiker

3. Open het tabblad Voorkeuren

4. Kies een project of kostenplaats in het veld Project

5. Vink Vast aan

6. Klik op Opslaan

✅ Als je Vast niet aanvinkt, wordt het project wel standaard voorgeselecteerd, maar kan de gebruiker dit nog wijzigen.

6. Rapporten beperken tot één project

Wil je dat alle declaraties in een rapport bij hetzelfde project of dezelfde kostenplaats horen?

1. Ga naar Configuratie → Instellingen

2. Scroll naar Rapporten

3. Schakel Kostenplaats niveau afdwingen binnen één rapport

4. Klik op Opslaan

Gebruikers kunnen dan alleen declaraties toevoegen die aan hetzelfde project gekoppeld zijn.

Hulp nodig?

Weet je niet zeker welke structuur het beste bij jouw organisatie past? Of wil je subprojecten of goedkeuringsflows instellen?

➡️ Neem contact op met ons supportteam, we helpen je graag verder.