Projecten_Kostenplaatsen instellen

Een beheerder account kan binnen de Declaree instellingen "Projecten" instellen en wijzigen. Deze functie kan gebruikt om bij elke declaratie een specifiek project of kostenplaats koppelen. Er zal wel gekozen moeten worden of er voor projecten gekozen word of kostenplaats. In het geval dat ze beiden aangemaakt moeten worden raden we aan om "custom fields" voor kostenplaats te gebruiken.
`
Het is ook mogelijk om sub-projecten aan te maken, meer informatie hierover lees je hier https://help.declaree.com/hc/nl/articles/115000132010.

1. Project configureren

1. Ga naar Configuratie -> Projecten2. Om je eerste project selectie toe te voegen klink je linksboven op toevoegen.

Het volgende scherm verschijnt dan.

Je kan de velden die je hier ziet gebruiken voor het volgende:
Project: De naam van het project wat weergeven word voor Declaree gebruikers op het moment dat je een declaratie aanmaakt.
Uitleg: Een uitleg die weergeven word bij selecteren van project in een declaratie.
Code: Je kunt hier een code invullen die gelinkt aan dit project is en geëxporteerd moet worden.
Manager: Je kunt hier een gebruiker selecteren die de manager is voor dit project. Door hier een manager in te vullen zal dit de standaard manager van de gebruiker vervangen en het in plaats daarvan naar de ingevulde manager sturen. Let op, als je de manager functie wilt activeren dien je eerst met ons support team contact op te nemen.

Voor meer opties klik je linksonder op "Geavanceerd", het volgende verschijnt dan.

Type declaraties: Selecteer hier "Uitgave", "Kilometers" of "Vergoedingen" om dit project enkel voor deze specifieke declaratie type beschikbaar te maken voor gebruikers. Mag het bij elk type dan laat je dit leeg.
Groepen: Als je groepen hebt ingesteld in Declaree dan kan je hier een groep selecteren en dan zal dit project enkel zichtbaar zijn voor de gebruikers in deze groep
Code (2) & (3): Mocht je nog meer codes moeten exporteren dan kan je dat hier invullen
Manager (2): Mocht je nog een 2de manager willen instellen om na de eerste ingestelde manager te controleren dan kan dat hier.

3. Heb je alles ingevuld wat je wilt invullen klik dan op "Terug" en klik op Toevoegen om dit aan te maken.

Nu zal tijdens het maken van een declaratie het project veld zichtbaar zijn.

2. Meerdere projecten wijzigen/toevoegen

Als je meerdere projecten wilt toevoegen of wijzigen dan kan het lang duren om dat één voor éen te doen. Je kan echter een excel bestand downloaden, daar de projecten wijzigen, toevoegen of verwijderen, en vervolgens weer uploaden om dit in Declaree aan te passen.

Instructies:

1. Ga naar Configuratie -> Projecten2. Klik bovenaan op Meer -> Download3. Open het bestand en maak de aanpassingen hier en voeg of verwijder projecten toe en sla op.
4. Klik weer bovenaan op Meer en dan Upload5. Voeg het bestand toe waar je zojuist de wijzigingen in hebt gemaakt en klik op Opslaan

De projecten zijn nu aangepast in Declaree.

3. Benaming "Project" wijzigen

De benaming voor projecten zal standaard als "Project" weergeven worden als keuze veld in een declaratie. Je kunt dit echter aanpassen in de instellingen van projecten.

Instructies:
1. Ga naar Configuratie -> Projecten2. Klik bovenaan op Meer -> Beheer niveaus3. Klik op de knop aan het einde van de project regel en klik vervolgens op Bewerk.

4. Verander de label naam in het scher dat opent en klik op Opslaan.

De naam is nu gewijzigd.

4. Een project vastzetten op medewerker niveau

In het profiel van een gebruiker kan een project gekoppeld worden. Door dit te doen zal de desbetreffende gebruiker alleen het gekoppelde project kunnen selecteren bij het aanmaken van een nieuwe Declaratie.

Instructies:
1. Ga naar Configuratie -> Gebruikers
2. Klik op de Naam van een gebruiker om te bewerken
3. Ga naar Voorkeuren
4. Selecteer het project naast het Project veld5. Vink het selectie vakje Vast aan
6. Klik onderaan de pagina op Opslaan|

De gebruiker kan nu enkel dit project selecteren in een declaratie. Als stap 5 wordt overgeslagen zal bij het aanmaken van een declaratie automatisch dit project geselecteerd zijn maar kan de gebruiker nog wel een ander project selecteren.

5. Declaraties in rapporten limiteren tot één soort project

Een rapport kan gelimiteerd worden waardoor deze enkel declaraties kan bevatten van 1 soort project. Hierdoor dient bij het aanmaken van een rapport ook een project geselecteerd te worden. Aan het rapport kunnen dan enkel declaraties met hetzelfde project toegevoegd worden.

Instructies:
1. Ga naar Configuratie -> Instellingen. Scroll naar Rapporten3. Selecteer het project achter "Kostenplaats niveau afdwingen binnen één rapport"
4. Klik onderaan de pagina op Opslaan