AirPlus koppelen aan Declaree

Als jouw organisatie gebruikmaakt van AirPlus zakelijke kaarten, kun je deze koppelen aan Declaree om het declaratieproces te stroomlijnen. Zodra de koppeling is opgezet, worden transacties automatisch geïmporteerd in je Declaree-account. Zo bespaar je tijd en voorkom je handmatige invoer.

Belangrijk: AirPlus-datakoppeling is een betaalde module
De AirPlus-datakoppeling is een aanvullend betaalde module binnen je Declaree-contract. Wil je hiervan gebruikmaken? Neem contact op met je Customer Experience Manager of stuur een e-mail naar onze supportafdeling om dit in gang te zetten.

De AirPlus-datakoppeling instellen

Stap 1: Vraag de datakoppeling aan bij AirPlus

1. Neem contact op met je AirPlus accountmanager en vraag om een datakoppeling met Declaree.

2. AirPlus controleert daarbij:

   • Of eBilling onderdeel is van je contract.

   • Of de DBI_PK (medewerkers-ID) correct is ingesteld om automatische toewijzing mogelijk te maken.

   • Of elke kaart of elk contract een unieke EDI-nummer heeft.

3. AirPlus richt vervolgens de standaard DECLAREE-FTP-feed in voor je account.

4. Een Program Manager moet deze verzendmethode goedkeuren in het AirPlus Business Portal.

5. Na goedkeuring verstuurt AirPlus dagelijks CDF-bestanden naar Declaree.

6. Je ontvangt de EDI-nummer(s) rechtstreeks van AirPlus.

Stap 2: Stuur de EDI-nummer(s) door naar Declaree

Zodra je de EDI-nummer(s) van AirPlus hebt ontvangen:

1. Stuur deze door naar Declaree.

2. Ons team activeert de koppeling door de nummers in je Declaree-omgeving op te slaan.

   🔒 Let op: De AirPlus-integratie is niet zichtbaar in je Declaree-account (bij ‘Verbindingen’). Alleen het support- of onboardingteam van Declaree kan deze activeren.

Instellingen in Declaree

Nadat de koppeling door ons is geactiveerd, volg je deze stappen in je Declaree-beheeromgeving:

Stap 3: Voeg de AirPlus-kaarten toe en koppel ze

1. Voeg elke AirPlus-kaart toe als een betaalmethode in Declaree.

2. Gebruik de laatste vier cijfers van het kaartnummer als naam van de betaalmethode.

3. Zorg ervoor dat de naam van de kaarthouder exact overeenkomt met de registratie bij AirPlus.

4. Koppel elke kaart aan het juiste medewerkerprofiel in Declaree.

Stap 4: Stel een veilige bestandoverdracht (sFTP) in

1. Volg de instructies voor het instellen van sFTP om de verbinding te activeren.

2. Genereer een publieke sleutel en upload deze in je Declaree-beheeromgeving.

3. Zodra de verbinding actief is, ontvangt Declaree automatisch de dagelijkse transactiegegevens.

Zo werkt de koppeling

Zodra de koppeling met AirPlus actief is, werkt het als volgt:

1. Je betaalt met je AirPlus-kaart.

2. De transactie wordt de volgende dag via een beveiligde CDF-bestandsoverdracht (via sFTP) doorgestuurd naar Declaree.

3. Declaree importeert de transactie automatisch als een conceptuitgave in je overzicht, vooraf ingevuld met bedrag en datum.

4. Je vult zelf de ontbrekende gegevens aan (zoals categorie, omschrijving, extra velden, enz.).

5. Je voegt de uitgave toe aan een rapport en dient deze in voor terugbetaling of registratie.

💡 Conceptuitgaven betekenen dat er nog gegevens ontbreken voordat je ze kunt indienen.